Klienci / Distilled

Dropbox Business pomaga Distilled łączyć wiedzę marketingową z efektywnością

Distilled to internetowa firma konsultingowa ds. marketingu, która specjalizuje się w SEO, kampaniach PPC i mediach społecznościowych. Firma z biurami w Londynie, Nowym Jorku i Seattle oferuje klientom usługi konsultingowe i kreatywne, szkolenia interaktywne oraz prowadzenie konferencji edukacyjnych. Najważniejszą misją Distilled jest wsparcie firm w rozpoznaniu i wdrażaniu udanych strategii online. Możesz ich znaleźć w internecie na www.distilled.net.

Patrząc na szerszy obraz

W swoich początkach Distilled działał z jednego biura w Londynie, z małym zespołem, który używał lokalnego serwera do przechowywania wszystkich ważnych firmowych plików. Raz w tygodniu dyrektor Distilled przynosił przenośny dysk twardy, kopiował wszystkie dane z dysku biurowego i zabierał je do domu dla bezpieczeństwa. Ale wraz z rozwojem Distilled – i wynikającym z niego otwarciem biura w Seattle – stało się oczywiste, że nadchodzą zmiany. Wprowadzono osobiste konta Dropbox jako szybkie rozwiązanie, które umożliwiło współpracę pracownikom w Londynie i Seattle. Jednak szefostwo Distilled zdecydowało o przejściu na system sieciowej pamięci masowej w celu synchronizowania plików między biurami. Niestety, system ten okazał się zawodny. „To był mroczny okres dla przechowywania i udostępniania danych w naszej firmie” – żartuje dyrektor operacyjny Rob Ousbey. Wraz z otwarciem trzeciego biura w Nowym Jorku i wieloma pracownikami wykonującymi pracę zdalnie firma Distilled stwierdziła, że musi ponownie rozważyć dostępne możliwości. Ponieważ już wcześniej z powodzeniem stosowano w niej Dropbox, Ousbey postanowił przyjrzeć się usłudze jeszcze raz. Rozpoczął od założenia pracownikom osobistych kont Dropbox, a następnie przeniósł całą firmę do Dropbox Business, gdy tylko ta usługa stała się dostępna. Jak wspomina Ousbey, proces przechodzenia na Dropbox Business był prosty. „Start przebiegł bardzo łatwo – nie było żadnego skomplikowanego procesu technicznego, który musielibyśmy wdrożyć”.

„Dropbox Business usunął zgrzyty z naszych codziennych procesów, dzięki czemu możemy skoncentrować się na realnej pracy i ważnych projektach”.

Marketing w ruchu

Dziś Dropbox Business pomaga pracownikom Distilled płynnie współpracować między sobą i z partnerami zewnętrznymi. Kiedy wielodyscyplinarne zespoły muszą ze sobą pracować w celu przetworzenia danych, sporządzenia raportu lub przeanalizowania wyników, mogą to zrobić z poziomu jednego folderu udostępnionego – bez obaw związanych z wersjami plików czy wykonywaniem kopii zapasowych. Ousbey dodaje: „Nigdy nie martwimy się o przesyłanie plików przez e-mail, ponieważ wszystkie zmiany i interakcje zachodzą wewnątrz Dropbox. Po prostu mówimy ludziom, do którego folderu mają zajrzeć, aby znaleźć dokładnie to, czego potrzebują”. Ta uproszczona metoda pracy szczególnie dobrze służy Distilled w projektach obejmujących wiele biur i stref czasowych. Kiedy na przykład pracownik w Nowym Jorku poprosi o materiały kreatywne od zespołu z Londynu, dział PR w Seattle może łatwo pobrać ostateczną wersję tych materiałów z Dropbox do celów promocji. „Dropbox Business usunął zgrzyty z naszych codziennych procesów, dzięki czemu możemy skoncentrować się na realnej pracy i ważnych projektach” – wyjaśnia Ousbey. Możliwość synchronizacji plików oraz ich dostępność na laptopach i urządzeniach mobilnych ułatwiła także pracownikom pracę w domu, w biurach klientów i w trasie. „Już nie muszę się martwić przesyłaniem prezentacji PowerPoint ani myśleć przed wylotem, które pliki będą mi potrzebne” – mówi Ousbey. „Dropbox zmienił mój sposób myślenia o plikach”. Dropbox Business również poprawił interakcję z klientami i dostawcami. Ponieważ wielu partnerów zewnętrznych Distilled także korzysta z Dropbox, są zaznajomieni z działaniem aplikacji. „Jednym z atutów Dropbox jest jego popularność” – mówi Ousbey. „Często, kiedy wspominam o Dropbox moim księgowym lub dostawcom, słyszę od nich, że już mają tam konta. Tak więc wystarczy udostępnić im folder i gotowe! To jest naprawdę niezwykle wygodne”.

Bezpieczeństwo i spokój ducha

Z racji częstego udostępniania danych wewnątrz i na zewnątrz bezpieczeństwo jest priorytetem dla Distilled. Opcje udostępniania zespołowego pozwalają administratorom zarządzać dostępem do ważnych informacji, a dwustopniowa weryfikacja dodaje dodatkową warstwę ochrony – i spokojną głowę. Te funkcje zabezpieczeń okazały się przydatne, kiedy w zeszłym roku miało miejsce włamanie do londyńskiego biura firmy – skradziono 30 znajdujących się tam laptopów. Mimo że sytuacja wyglądała okropnie, zespół był w stanie wziąć wspólnie głęboki oddech, ponieważ wiedział, że wszystkie dane są bezpieczne w Dropbox Business. Ousbey dodaje: „Dropbox pozwolił nam odzyskać sprawność już następnego dnia po włamaniu. Poszliśmy do sklepu, kupiliśmy 30 nowych laptopów, odpaliliśmy je, zainstalowaliśmy i zsynchronizowaliśmy Dropbox i byliśmy gotowi do pracy”. Łatwość i wygoda, które zapewnia Dropbox, dają jeden bardzo ważny efekt – większe zadowolenie pracowników i klientów Distilled. „Wszystko, dzięki czemu pracujemy choć trochę wydajniej, pomaga nam oferować wyższą wartość klientom” – wyjaśnia Ousbey. „Tak więc, jeśli Dropbox poprawił naszą wydajność o choćby 3 procent, dla nas to wielki zysk".