Klienci / Foursquare

Lokalne działanie — jak Foursquare korzysta z Dropbox Business do synchronizacji

Foursquare to aplikacja mobilna oparta na lokalizacji, która została stworzona, aby łączyć ludzi i miejsca. Pozwala ona na zapisywanie i udostępnianie odwiedzonych miejsc oraz na otrzymywanie spersonalizowanych propozycji na podstawie już odwiedzonych. Społeczność zgromadzona wokół Foursquare to ponad 25 milionów użytkowników i milion przedsiębiorców.

Odpowiedź na potrzeby rosnącej organizacji

Gdy firma Foursquare wprowadziła na rynek swój pierwszy produkt w 2009 roku, mały zespół zajmował pojedyncze biuro. Wszyscy członkowie byli blisko siebie i nie było problemów z udostępnianiem dokumentów i informacji. Eric Friedman, dyrektor ds. sprzedaży i przychodów operacyjnych w firmie Foursquare wspomina: „Była nas tylko garstka, więc łatwo było być na bieżąco”. Wraz z rozwojem firmy rosła także liczba pracowników i szybko stało się jasne, że firma potrzebuje bardziej solidnego i niezawodnego rozwiązania do udostępniania plików pomiędzy różnymi lokalizacjami i kontynentami. Jak mówi Friedman: „Mając biura w San Francisco, Nowym Jorku i Londynie, potrzebowaliśmy rentownego, centralnego systemu plików, który pozwalałby nam z łatwością tworzyć, organizować elektroniczne dokumenty i zarządzać nimi”. Friedman rozpoczął ocenę różnych systemów głównie pod względem bezpieczeństwa, jakości i niezawodności, które były kluczowymi wymaganiami. Friedman sam zaczął korzystać z usługi Dropbox dość wcześnie i szybko uznał, że „Dropbox to najlepsze rozwiązanie do cyfrowej współpracy”. W przeciwieństwie do systemów plików i dysków sieciowych Dropbox nie tylko umożliwia dostęp do plików z dowolnego urządzenia, ale także synchronizuje je pomiędzy urządzeniami. A to oznacza, że nawet w czasie podróży i bez dostępu do internetu pracownicy Foursquare nadal mają dostęp do ważnych dokumentów.

„Posiadanie lokalnej kopii wszystkich plików na każdym komputerze i regularne wykonywanie kopii zapasowych jest bezcenne.​​ Nasza reguła brzmi: jeśli czegoś nie ma w Dropbox, to to coś nie istnieje”.

Działanie na wspólnym gruncie

Ponieważ firma Foursquare szybko zaczęła korzystać z Dropbox, wielu jej pracowników miało konto osobiste jeszcze przed wprowadzeniem Dropbox Business. Zanim firma przeszła na Dropbox Business, system był wszystkim doskonale znany. „Wszyscy nasi klienci i partnerzy korzystają z Dropbox” – mówi Friedman. „Wszystkie pliki przechowywane są w aplikacji – to także tam nasi sprzedawcy, opiekunowie klientów, prawnicy i projektanci trzymają wszystkie istotne dokumenty”. Posiadanie centralnego zbioru umożliwia szybki i łatwy dostęp do umów, prezentacji handlowych i materiałów wewnętrznych wszystkim pracownikom ze wszystkich trzech biur. A gdy ktoś musi zmodyfikować duży plik za pomocą programu Adobe Photoshop lub Microsoft Office, może go szybko otworzyć, ponieważ jego lokalna kopia jest przechowywana na komputerze. Dropbox Business pomógł także Foursquare usprawnić czasochłonne wcześniej zadania administracyjne. Jak wyjaśnia Friedman: „Dropbox znacznie ułatwia szkolenie nowych pracowników. Wystarczy, że dodam nowe osoby do zespołu i udostępnię im jeden folder. Dzięki temu mają do dyspozycji wszystkie materiały, do których odwołuję się podczas szkolenia”. Także współpraca z klientami – agencjami i handlowcami – uległa poprawie dzięki Dropbox Business. Zamiast przeciążać skrzynki odbiorcze dokumentami przesyłanymi w załącznikach, pracownicy Foursquare wysyłają łącza do plików w Dropbox. „To wielka oszczędność czasu, zwłaszcza jeśli jednocześnie pisze się do dwudziestu lub trzydziestu osób” – mówi Friedman. „Dzięki temu niewątpliwie pracujemy znacznie szybciej”.

System, który stał się niezbędny

Na liście ulubionych funkcji Dropbox Business Friedmana znajdują się możliwość udostępniania plików za pomocą łączy, przywracanie usuniętych plików i przywracanie poprzednich wersji. Jak wyjaśnia: „Zdarzenie, które pozwoliło mi zrozumieć potęgę Dropbox Business, to przypadek, gdy ktoś usunął kilka potrzebnych plików. Mogłem od razu przejść do konta online i je przywrócić. Dobrze jest wiedzieć, że z każdej sytuacji można szybko znaleźć wyjście”. Jednak najistotniejszą funkcją Dropbox Business z punktu widzenia Foursquare jest posiadanie scentralizowanego miejsca do przechowywania plików. „Mając pracowników w różnych biurach, a często też w drodze, zapewnienie bieżącego dostępu z dowolnego miejsca do najważniejszych informacji i dokumentów jest niezwykle istotne. Posiadanie lokalnej kopii wszystkich plików na każdym komputerze i regularne kopie zapasowe są bezcenne”. Friedman dodaje: „Nasza niepisana zasada brzmi – jeśli nie ma tego w Dropbox, to znaczy, że nie istnieje”.