Klienci / Huge

Huge poszerza współpracę i zwiększa produktywność z Dropbox Business.

Huge, Inc. jest interaktywną agencją typu „end-to-end”, która oferuje usługi strategiczne, projektowania i rozwoju dla takich klientów jak m. in. HBO, PepsiCo, IKEA i Toyota. Ponieważ firma ma siedziby w Stanach Zjednoczonych, Europie i Ameryce Południowej, jej działalność zależy od zdolności skutecznej wymiany pomysłów i informacji z członkami zespołu Huge na całym świecie.

W poszukiwaniu prostego, ale skutecznego systemu udostępniania w chmurze

Ponieważ członkowie zespołu są rozrzuceni po całym świecie, współpraca w firmie Huge nie zawsze była łatwym zadaniem. Firma potrzebowała sposobu na szybkie i łatwe udostępnianie dużych plików swoim pracownikom — na różnych urządzeniach — bez względu na to, gdzie przebywali. „Biorąc pod uwagę jak szybko musimy załatwiać nasze sprawy, ważne było, że jesteśmy w stanie działać błyskawicznie”. – wyjaśnia dyrektor ds. IT Huge, Paul Doyle. „Pracownicy są rozproszeni w różnych rejonach globu, a współdzielone dane są wielkie, więc prowadzenie naszej działalności w tradycyjny sposób stawało się coraz trudniejsze”. Kiedy firma zdała sobie sprawę, że istniejący system wymiany już nie daje rady, Doyle zaczął rozważać opcje służące zaspokojeniu rosnącego zapotrzebowania na lepsze możliwości współpracy. Jego głównym celem było utrzymanie dotychczasowej organizacji pracy w stanie nienaruszonym, ale również zależało mu na łatwości udostępniania plików, dostępie z różnych urządzeń, elastyczności pod względem rozmiarów plików i kosztów. Przez kilka miesięcy firma Huge próbowała modelowania i testowania rozwiązań open source, ale ostatecznie uznała, że zarządzanie i wymagania kosztowe – w tym potrzeby międzynarodowego personelu – były po prostu zbyt wielkie. Firma zaczęła brać pod uwagę inne rozwiązania, ale odkryła, że cena i ograniczenia rozmiaru plików mogą być problematyczne.

Jest u nas wiele osób, które pracują na dwóch urządzeniach. Pracując na danych w Dropbox, mogą oni synchronizować ze sobą swoje laptopy i komputery stacjonarne. Dzięki temu dział IT nie musi zapewniać rozwiązania, które zagwarantuje, że wszystkie urządzenia są zsynchronizowane. Robi to za nas Dropbox.

Rozwiązanie, które wspiera już ustalone schematy pracy

Kiedy Doyle poznał Dropbox Business, powiedział, że znalazł „system, który pasuje do istniejących przepływów pracy, a nie taki, który wymaga od Huge ich zmian, aby pasowały do ​​systemu”. Oprócz oferowania konkurencyjnych cen, Dropbox Business dał Huge przestrzeń i swobodę potrzebne do udostępniania dużych plików i możliwość obsługi rosnącej liczby pracowników i klientów z różnych miejsc. Funkcje, takie jak synchronizacja przez LAN oznaczały, że firma Huge mogła natychmiast synchronizować pliki z międzynarodowymi biurami w Londynie i Rio de Janeiro. Użytkownicy w końcu otrzymali możliwość udostępniania grafiki i filmów w wysokiej rozdzielczości – bez względu na ich rozmiar – oraz wyprowadzania nieprzetworzonych formatów plików w celu przyspieszenia prac. Po stronie administratora pliki mogły zostać zablokowane i kontrolowane, aby praca była prawidłowo rozdystrybuowana, a usunięte pliki mogły być zawsze przywrócone. Przejście na Dropbox Business, jako system przechowywania i udostępniania o zasięgu korporacyjnym okazało się również łatwe. Sam Gorney, kierownik ds. systemów pomocy technicznej powiedział: „Przejście było dość płynne. Mniej więcej siedem na dziesięć osób miało już konta Dropbox i cieszyło się na myśl, że będą posiadać tak wielką przestrzeń do przechowywania danych. Przeniesienie swojego osobistego konta Dropbox na konto firmowe było dla wszystkich bardzo, bardzo proste”.

Poprawa wydajności - i satysfakcji klientów

Dropbox Business miał wpływ na prawie każdy dział w Huge, zapewniając pracownikom nową, uproszczoną drogę wykonywania ważnych, codziennych zadań. „Jest u nas wiele osób, które pracują na dwóch urządzeniach”. - mówi Doyle. „Pracując na danych w Dropbox, mogą oni synchronizować ze sobą swoje laptopy i komputery stacjonarne. Dzięki temu dział IT nie musi zapewniać rozwiązania, które zagwarantuje, że wszystkie urządzenia są zsynchronizowane. Robi to za nas Dropbox”. Teraz poszczególne działy w naszej firmie mogą łatwiej być na bieżąco. Grupa projektantów UX uznała na przykład Dropbox Business za szczególnie przydatny podczas współpracy przy tworzeniu szkieletów stron internetowych. Udostępnianie oprogramowania w Dropbox również ułatwiło aktualizacje działowi IT. „Kiedy muszę przesłać oprogramowanie do naszych odległych lokalizacji, Dropbox jest naprawdę najlepszym rozwiązaniem do tego". – mówi Gorney. „Musiałem rozdystrybuować nową wersję systemu operacyjnego Mac, a Dropbox bardzo pomógł w udostępnieniu plików reszcie zespołu". Współpraca z zagranicznymi biurami również stała się łatwiejsza. „Dropbox umożliwia nam elastyczne udostępnianie danych naszemu brazylijskiemu biuru bez konieczności wdrażania żadnej infrastruktury. Kiedyś trudniej było utrzymać rzeczy w jednym miejscu, ale Dropbox pozwala nam z łatwością przekazywać pliki do naszego południowoamerykańskiego zespołu". – mówi Gorney. Kierownicy projektów są najczęstszymi użytkownikami w Huge, korzystając z Dropbox do przesyłania budżetów, plików projektów, sprawozdań i tym podobnych. Jedną z największych zalet, którą odkryli kierownicy projektów, jest łatwość udostępniania wyników pracy swoim klientom. Jak wyjaśnia Doyle – „Za pomocą Dropbox możemy bezpiecznie udostępniać dane, wysyłając po prostu łącze – nie musimy tworzyć specjalnych katalogów, jeśli chcemy wysłać jeden plik. Przyśpiesza to współpracę między naszym zespołem a zewnętrznymi firmami i zdecydowanie robi różnicę". Huge odnosi również korzyści z nowego systemu przechowywania danych podczas spotkań z klientami. „Wiele razy otrzymywaliśmy telefon od kogoś z zespołu z prośbą o umieszczenie pliku w Dropbox, aby można było go pobrać go w systemie klienta. Dropbox daje im elastyczność w możliwości pokazywania efektów pracy, których nie zabrali ze sobą do klienta, a które wcześniej wymagałoby przesłania pocztą elektroniczną lub na FTP”. – mówi Doyle. Teraz dzięki Dropbox Business, Huge może z miejsca udostępniać dowolny plik w dowolnym momencie.