Klienci / Monarch Investment & Management Group

Monarch – sylwetka klienta

Dzięki Dropbox Business menedżerowie ds. aktywów mają dostęp i mogą udostępniać najświeższe materiały. Pozwala to firmie w bezpieczny sposób szacować wartość i obsługiwać nieruchomości, jednocześnie redukując obieg e-maili.

WYZWANIE

Wymiana starych narzędzi

Monarch Investment Group, firma z branży nieruchomości rozwija przed klientami czerwony dywan, dumnie prezentując się inwestorom i rentierom jako najlepiej zarządzająca swoim portfolio i budynkami. Między innymi to dlatego Monarch zdziwił się, gdy okazało się, że jej wewnętrzne schematy zarządzania nie są zbytnio otwarte na współpracę w zespole liczącym prawie 1000 pracowników rozsianych po 15 stanach. „Menedżerowie ds. aktywów często podróżują i nie zawsze udawało im się wydobyć z serwerów firmy takie dokumenty, jak plany budynków, kontrakty, czy umowy refinansowania” – mówi analityk, Curtis Pottle. „Musieliśmy pliki te przesyłać e-mailem, po czym często dostawaliśmy pytanie, gdzie dany plik się znajduje” – mówi Pottle. Zawartość skrzynek pocztowych stała się tak chaotyczna, że wielu pracowników zaczęło nosić ze sobą grube segregatory z potrzebnymi dokumentami. Monarch potrzebował również lepszej kontroli nad poufnymi informacjami, zwłaszcza w sytuacji, gdy pracownik odchodził z firmy. „Potrzebowaliśmy zapewnienia, że nikt nie pójdzie sobie, mając pod pachą pakiet numerów identyfikacyjnych ubezpieczenia” – mówi Pottle. Po zapoznaniu się z kilkoma rozwiązaniami, Monarch wybrał Dropbox Business, gdyż wywnioskowano, że usługa będzie oferować najlepszy poziom bezpieczeństwa i najlepiej przyjmie się wśród użytkowników. „Platforma jest tak przyjazna, że nie czujemy żadnego zakłopotania, korzystając z niej” – dodaje analityk, Greg Hilday.

„Dropbox Business ułatwił życie wszystkim. Menedżerowie ds. zasobów mogą bardziej skupić się na nieruchomościach, zamiast na poszukiwaniu dokumentów. A ja nie muszę wysyłać już tylu e-maili, co oszczędza mój czas”.

Curtis Pottle, analityk, Monarch Investment Group

ROZWIĄZANIE

Lepsze udostępnianie i usprawniona kontrola

Dzięki Dropbox Business Monarch trzyma w folderach udostępnionych wszystkie pliki dotyczące nieruchomości, takie jak umowy operatorskie i specyfikacje budynków. Dropbox pozwala menedżerom ds. aktywów oszczędzać czas podczas wyceny przy sprzedaży lub refinansowaniu, ponieważ mogą oni korzystać z arkuszy Excela i PDF-ów, będąc w dowolnym miejscu i korzystając jedynie z telefonu. Od momentu, kiedy wszystko podlega spójnej hierarchii folderach uporządkowanych pod kątem nazwy klienta i typu materiałów, menedżerowie ds. aktywów nie muszą już kontaktować się mailowo z centralą, aby uzyskać niezbędne im informacje. „Teraz mogą oni łatwo odszukać swoje pliki, wysłać łącze z aplikacji mobilnej i mieć to za sobą” – mówi Pottle. Rozwiązanie to pozwala Monarch oszczędzać czas, ponieważ administratorzy mogą zarządzać uprawnieniami dla całych grup pracowników, zamiast pojedynczych osób. „Funkcja grup jest niesamowicie wydajna i pomocna” – mówi Hidlay. „Gdy ktoś zmieni zespół, po prostu przenosisz go do nowej grupy, a dostęp do folderu ulega automatycznej zmianie”. W dalszej kolejności uprawnienia są dostosowywane pod kątem możliwości edycji i wyświetlania, dając pewność, że tylko odpowiednie osoby mogą wprowadzać zmiany w dokumentach.

Monarch nie musi niepokoić się o to, co dzieje się, gdy pracownicy opuszczają firmę. Wspierają ich takie funkcje, jak przeniesienie konta i zdalne czyszczenia. „Niezwykle łatwo można przenieść pliki pracowników odchodzących z firmy do osób, które będą ich zastępować. Mamy również pewność, że nie będzie do nich dostępu z innych urządzeń” – mówi Pottle.

„Już wcześniej korzystaliśmy z osobistych kont Dropbox, ale bezpieczeństwo, jakie wynika z przejścia na Dropbox Business jest bezcenne”.

Greg Hidlay, analityk, Monarch Investment Group

WYNIKI

Zwiększenie produktywności siły roboczej

Monarch twierdzi, że Dropbox pomógł menedżerom ds. aktywów stać się bardziej wydajnymi, gdy pracują oni poza biurem, jednocześnie zapewniając firmie większe bezpieczeństwo. „On po prostu ułatwił wszystkim życie” – mówi Pottle. „Menedżerowie ds. aktywów mogą bardziej skupić się na nieruchomościach, zamiast na poszukiwaniu dokumentów”. Nieograniczona historia wersji i odzyskiwania również okazała się być narzędziem ratującym życie. „Mieliśmy kilka sytuacji, kiedy to ważne dokumenty zostały usunięte” – mówi Hidlay. „Za pomocą trzech kliknięć możemy teraz wszystko przywrócić. Pozwala nam to spać spokojnie. W ostatecznym rozrachunku wszyscy pracują bardziej wydajnie” – mówi Pottle. „Używanie Dropbox wyewoluowało u nas w magiczny sposób” – twierdzi. „Ludzie naturalnie go przyswoili i zaczęli polecać go swoim współpracownikom. Nikt ich nie zmuszał, a to najlepszy sposób na podniesienie wydajności”.