Klienci / Plex

Plex Systems – sylwetka klienta

Firma zajmująca się wytwarzaniem oprogramowania do zarządzania zasobami podwoiła liczbę swoich pracowników na przestrzeni dwóch lat, korzystając z Dropbox Business do łatwiejszej współpracy pomiędzy różnymi lokalizacjami i urządzeniami.

WYZWANIE

Usuwanie barier na rzecz szybkiego wzrostu

Kierowana przez założycieli, którzy kiedyś pracowali w zakładzie produkcyjnym, firma Plex Systems wspiera ponad 400 producentów, aby mogli oni lepiej zarządzać swoimi zapasami i spedycją poprzez wprowadzenie tych kluczowych procesów do chmury. Firma pochodząca z Michigan dwukrotnie powiększyła się w ciągu ostatnich dwóch lat. Konieczna okazała się aktualizacja narzędzi wewnętrznych, aby nadążyć za tym wzrostem. „Pracownicy zlokalizowani w różnych miejscach opierali się na e-mailach, aby pracować razem. Często wynikiem tego był „koszmar zarządzania plikami” – wiele wersji tego samego dokumentu” – mówi dyrektor działu IT, Chris Pesola. - „Szukaliśmy lepszego sposobu, który umożliwiłby współpracę osobom w różnych lokalizacjach i korzystających z różnych urządzeń”. – mówi. Będąc samemu dostawcą rozwiązań opartych na chmurze, Plex rozważał szereg opcji. Jednak Dropbox Business wyłonił się jako faworyt, głównie z racji prostoty obsługi. Ponieważ firma przeniosła się ze środowiska opartego na komputerach PC do takiego, gdzie wszystkie platformy są mile widziane, potrzeba było usługi, która płynnie pracowałaby na wszystkich urządzeniach. - „Szukaliśmy rozwiązania, które byłoby na tyle proste, że nie budziłoby oporu”. – mówi Pesola. - „Jest to niełatwa rzecz przy wdrażaniu nowej technologii”.

- „Chcieliśmy, aby ludzie czuli się komfortowo z perspektywy UX, bezpieczeństwa i wdrożenia. Rozwiązanie musiało współpracować z komputerami Mac, PC, smartfonami – ze wszystkim. Doprowadziło nas to do jednej odpowiedzi, jaką był Dropbox”.

Chris Pesola, dyrektor działu IT, Plex Systems

ROZWIĄZANIE

Pozwolić użytkownikom na korzystanie z ich ulubionych narzędzi

Dropbox Business utrzymuje wydajność pracowników, ponieważ mogą oni korzystać ze swoich ulubionych aplikacji z dowolnego miejsca. „Nasi użytkownicy uwielbiają możliwość otwierania natywnych dokumentów pakietu Microsoft Office wprost z internetu”. – mówi Pesola. Dział marketingu obecnie współpracuje nad prezentacjami PowerPoint z wykorzystaniem plakietki Dropbox, która pozwala pracownikom zobaczyć, kto jeszcze pracuje na pliku i zaktualizować go do najnowszej wersji po wprowadzeniu zmian. Członkowie działu finansów wysyłają teraz kontrakty do przedstawicieli handlowych w postaci łączy udostępnionych lub za pośrednictwem folderów udostępnionych. To sprawia, że handlowcy mają łatwość dostępu i udostępniania klientom dokumentów niezbędnych do zawarcia transakcji – często też za pomocą urządzeń mobilnych.

„Jeśli potencjalny klient kontaktuje się z handlowcem i mówi: „Jestem gotowy do podpisania”, umowy są dostępne na wyciągnięcie ręki”, mówi Pesola. Konsola administracyjna pomaga Plex w utrzymaniu bezpieczeństwa środowiska BYOD, ponieważ firma ma możliwość monitorowania podejrzanego użycia lub logowań. Jeśli pracownik utraci urządzenie lub odejdzie z firmy, dział IT może przenieść pliki lub zdalnie wyczyścić urządzenie.

- „Wraz z rozwojem firmy i w związku z faktem, że środowisko pracy staje się coraz bardziej rozproszone i działające „na życzenie”, potrzebowaliśmy technologii, która posiada te cechy. Dropbox to zapewnia”.

Katy Teer, starsza menedżer ds. komunikacji korporacyjnej, Plex Systems

WYNIKI

Zmniejszenie kosztów i zwiększenie produktywności

Dzięki korzystaniu z Dropbox Business, Plex twierdzi, że ma lepiej ugruntowaną pozycję umożliwiającą przyszły rozwój. Limit miejsca lokalnych dysków i urządzeń został obniżony, co pozwoliło firmie zmniejszyć długoterminowe koszty sprzętu. - „Natychmiastowy efekt braku konieczności aktualizowania naszej wewnętrznej architektury to wynik sześciocyfrowego rzędu”. – mówi Pesola. W działach sprzedaży i marketingu wymiana e-maili zmniejszyła się dzięki korzystaniu z folderów udostępnionych. Pozwoliło to pracownikom bardziej się kupić na pracy i potrzebach klientów, zamiast spędzać czas nad ustalaniem, która wersja pliku jest tą najnowszą. Dzięki dostępowi do kluczowych materiałów i umów za pośrednictwem Dropbox na urządzeniach mobilnych, dział sprzedaży może szybciej odpowiadać swoim klientom. Podsumowując – handlowcy mogą bardziej skoncentrować się na transakcjach i zwiększać przychody firmy.