Klienci / Sundance

2016 Sundance Film Festival Customer Spotlight – sylwetka klienta

Festiwal używa Dropbox Business, aby usprawnić proces wyboru najlepszych dzieł kina niezależnego z danego roku oraz aby zorganizować jedną z najbardziej znanych imprez filmowych na świecie.

WYZWANIE

Przejście z DVD do świata cyfrowego

Quentin Tarantino, Steven Soderbergh, czy Darren Aronofsky to tylko paru z kilkudziesięciu obecnie znanych reżyserów, którzy odnieśli przełomowy sukces na Sundance Film Festival. Założony przez Roberta Redforda Sundance Institute zajmuje się odkrywaniem obiecujących talentów, które same w sobie są warte filmu. Zanim 50 tysięcy fanatyków kina spotka się w Park City, Utah, corocznie w styczniu osoby odpowiedzialne za program muszą przesiać 12 600 zgłoszeń, aby przyznać 200 nagród – mają na to jedynie parę miesięcy. Technologia nie zawsze była bohaterem tej historii. Układający program przesyłali arkusze Excela zawierające aktualną listę filmów – w postaci załączników e-mail, co czasem doprowadzało do nieporozumień co do wersji. Filmy przesyłane były w tę i z powrotem na płytach DVD i dyskach flash – żadne z tych rozwiązań nie było bezpieczną metodą udostępniania nigdy wcześniej niepokazywanych filmów. - „Nie wiedzieliśmy, czy osoby odpowiedzialne za program otrzymają odpowiednie filmy na czas oraz, czy nie zostaną one przypadkiem dostarczone w niewłaściwe miejsce”. – mówi Adam Montgomery, starszy menedżer ds. programowych. Osoby zajmujące się programem zaczęły używać swoich osobistych kont Dropbox, aby wykonać swoje zadania. Przejście na Dropbox Business było więc prostym rozwiązaniem dla całego festiwalu. - „Teraz, gdy wiemy, że mamy narzędzie, które użytkownicy znają i kochają, możemy zacząć zmieniać sposób, w jaki ludzie pracują”. – mówi Justin Simmons, dyrektor IT.

ROZWIĄZANIE

Tworząc nowy scenariusz współpracy

W chwili obecnej osoby odpowiedzialne za program współpracują ze sobą, używając folderów udostępnionych. Usługa ułatwia selekcjonerom przejście przez 25 filmów, które muszą obejrzeć w każdym tygodniu, jako że integracja automatycznie ładuje każdy film udostępniony przez Dropbox do odtwarzacza wideo w serwisie Vimeo. Przechowywanie w folderach udostępnionych plików Excela zawierających stan selekcji umożliwia wielu użytkownikom edycję arkuszy i dodawanie komentarzy, jednocześnie dając pewność, że każdy pracuje na najnowszej wersji. „ Zawsze wiem, że informacja na temat tych dokumentów jest aktualizowana w czasie rzeczywistym”. – mówi Montgomery.

Dzięki funkcji podglądu wideo, osoby odpowiedzialne za program mogą szybko potwierdzić, że otrzymali poprawny plik, jeszcze przed rozpoczęciem pobierania filmu. Gdy film zostanie wybrany jako finalista, zespoły programowe i wystawiennicze mogą łatwo zebrać klipy od reżyserów, aby wyświetlić je na festiwalu. „Kontaktujemy się z twórcami lub panelistami za pomocą próśb o pliki – funkcji w Dropbox. Oni z kolei przesyłają wyreżyserowaną wersję do odpowiedniego folderu”. – mówi Holden Payne, dyrektor techniczny ds. wystaw i produkcji. Podczas festiwalu, łącza udostępnione do press-packów i innych różnych materiałów oszczędzają czas i tak już obłożonej ekipie, odciążając ich z konieczności przesyłania e-maili do pojedynczych dziennikarzy.

„Bezpieczeństwo danych jest priorytetem, jako że festiwal ma do czynienia z rzeczami, które muszą pozostać poufne, zanim nastąpi premiera”. – mówi Montgomery. Dzięki Dropbox pracownicy festiwalu mogą udzielić dostępu do folderów tylko konkretnym osobom zajmującym się programem. „Z łatwością można zmienić lub zresetować uprawnienia, za każdym razem, gdy zajdzie taka potrzeba”. – dodaje Montgomery.

WYNIKI

Możliwość skupienia się stricte na filmach

Rozwiązanie umożliwiło pracownikom festiwalu spędzanie więcej czasu na pokazywaniu premier kina autorskiego, jak miało to miejsce w przypadku oscarowych filmów Boyhood i Whiplash, a mniej czasu na obsłudze logistyki. - „Mam do czynienia z tysiącami plików, z których każdy ma od dwóch do czterech gigabajtów”. – mówi Montgomery. - „Dropbox Business pozwolił nam przenosić te dane w sposób szybki, wydajny i niezawodny. I szczerze mówiąc, nie mam pojęcia, jak udawało się nam wcześniej”. Sieć zewnętrznych współpracowników festiwalu, w tym część spośród 12 000 twórców filmów, już jest zaznajomiona z usługą. Jest to duża zaleta podczas pracy z tak wielką liczbą ludzi. - „Niezmiernie rzadko ktoś pojawia się z usługą inną niż Dropbox”. – mówi Montgomery. - „De facto jest to społeczność wymiany danych”. Dzięki zwiększonej produktywności „możemy skupić się na skonstruowaniu najlepszego programu filmów niezależnych, najbardziej jak tylko możemy”. – dodaje Montgomery.