Klienci / USA Gymnastics

Dropbox Business pomaga USA Gymnastics i jej członkom sięgać po złoto

USA Gymnastics jest amerykańskim organem państwowym działającym na rzecz gimnastyki sportowej. Organizacja ta ustala krajowe zasady i politykę gimnastyczną, dobiera i trenuje zespoły olimpijskie oraz dba o rozwój gimnastyki lokalnej i krajowej. USA Gymnastics patronuje szeregowi wydarzeń z dziedziny gimnastyki kobiet i mężczyzn, gimnastyki artystycznej, skoków na trampolinie, akrobatyki i akrobacji grupowych, w tym mistrzostwom krajowym i konkursom międzynarodowym.

Doprowadzając się do formy

Po krajowych zawodach gimnastycznych w 2008 roku zespół organizujący wydarzenie miał problem techniczny, który spowodował konieczność poważnego przewartościowania sposobu zarządzania działalnością poza murami biura. Postępując według standardowego protokołu, zespół skopiował wszystko – od poświadczeń, przez szkice lokalizacji do harmonogramów – na swoje laptopy przed rozpoczęciem imprezy. Jednak, gdy jeden z pracowników przesłał swoje zaktualizowane dokumenty po zakończeniu wydarzenia – przypadkowo skasował setki plików.

Pomimo że zespół był w stanie odzyskać wiele kopii za pośrednictwem innych komputerów, obawa przed utratą wszystkiego stała się motorem zmian w organizacji. Dyrektor zarządzający ds. wydarzeń i technologii, Jeff Smith, rozpoczął poszukiwania rozwiązania, które pozwoliłoby użytkownikom laptopów jednocześnie wykonywać kopie zapasowe i wymieniać się plikami. Ponieważ wielu pracowników USA Gymnastics często podróżuje, Smith szukał sposobu, które da im dostęp i możliwość udostępniania informacji z wielu różnych miejsc.

Trochę czasu zajęło, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie – wiele z nich proponowało jedynie backup, bez możliwości współdzielenia plików. Jednakże Smith w końcu odkrył w Dropbox dokładnie to, czego szukał. Jego zespół rozpoczął pracę z usługą Dropbox Pro, a w dalszej kolejności przeniósł się do Dropbox Business od razu, jak tylko ta usługa stała się dostępna.

"Spora część naszych ludzi pracuje 24 godziny na dobę podczas wydarzeń o zasięgu międzynarodowym. Dostęp do naszej bazy plików bezpośrednio z telefonów oraz możliwość każdorazowego pobierania dokumentów jest niezwykle pomocne."

Pokazy siły

Dla pracowników i członków USA Gymnastics zawody z reguły wiążą się z bieganiną i bezwarunkową potrzebą posiadania różnych informacji logistycznych na każde żądanie. Łatwy dostęp do rozpisek dotyczących poszczególnych lokalizacji oraz harmonogramów pozwala zespołowi organizacji mieć pewność, że sportowcy, trenerzy i oficjele są we właściwym miejscu o właściwej porze. Z kolei pracownicy potrzebują arkuszy dotyczących podróży i podręcznych dokumentów niezbędnych, aby wiedzieć kto i kiedy się gdzieś udaje. „Dzięki Dropbox Business każdy zainteresowany ma owe niezbędne pliki i informacje, których potrzebuje w zasięgu ręki”. – mówi Smith. „Nie potrzebujemy już wymieniać się dyskami ani posiadać serwera plików”.

Transmisje telewizyjne są również ważnym składnikiem zawodów, wraz z ich planowaniem co do sekundy. Zespół USA Gymnastics z reguły ma do dyspozycji pięć osób, które decydują, którzy zawodnicy i które wydarzenia będą w telewizji. Jak można się domyślić – zmiany w tym procesie zachodzą w locie. „Posiadanie telewizyjnych czasówek zapisanych w Dropbox Business pozwala nam na ich edycję w czasie rzeczywistym”. – wyjaśnia Smith. „Co więcej, możemy tam przechowywać pliki i zapoznawać się ponownie z danymi, gdy będziemy pracować nad analogicznym wydarzeniem w przyszłości".

Posiadanie jednego, wygodnego miejsca do przechowywania plików służy również USA Gymnastics do realizowania działań niezwiązanych z wyjazdami. Dzięki folderom udostępnionym, dyrektorzy programowi i ich asystenci mogą mieć łatwo pod kontrolą aktualność wersji plików. Również, gdy pracownicy kontraktowi sprowadzani są, aby pomóc przy danych wydarzeniach – mogą oni mieć szybki dostęp do niezbędnych im dokumentów oraz pozostawiać swoje pliki stałym pracownikom.

Mając tak wiele osób, które zarządzają plikami, odzyskiwanie usuniętych danych jest kluczowym komponentem dla organizacji. Jak wyjaśnia Smith: „Mieliśmy przypadki, kiedy to pliki były omyłkowo przez kogoś kasowane. Miło wiedzieć, że Dropbox Business ochroni nas przed wystąpieniem takiej ewentualności w przyszłości”.

Wydajność na medal

Biorąc pod uwagę, jak wiele pracy zespół USA Gymnastics wykonuje poza biurem, jednym z najbardziej znaczących korzyści z posiadania Dropbox Business jest możliwość skutecznego wykonywania swoich obowiązków w przypadku pracy zdalnej. Chociaż większość pracowników pracuje na laptopach, wiele osób również korzysta z iPhone'ów i aplikacji Dropbox. Według Smitha, „Podczas wydarzeń o zasięgu międzynarodowym, spora część naszych ludzi pracuje 24 godziny na dobę”. Dostęp do naszej bazy plików bezpośrednio z telefonów oraz możliwość pobierania dokumentów w dowolnym momencie są niezwykle pomocne”.

Oczywiście, najważniejszym międzynarodowym wydarzeniem dla USA Gymnastics są igrzyska olimpijskie. W 2012 roku Dropbox Business był tam obecny – jak również dawał dostęp pracownikom w Londynie oraz Indianapolis. Smith zaświadcza: „Dropbox był ważnym zasobem dla naszej organizacji, pozwalając na udostępnianie dokumentów i informacji podczas naszych zawodów oraz pomiędzy pracownikami, którzy pracowali wtedy w Londynie i w Stanach. Dropbox pomógł nam przebrnąć przez cały proces”.