Dział informatyczny uniwersytetu przy użyciu Dropbox Education ułatwia wykładowcom bezpieczniejszą współpracę, co pociąga za sobą wzrost wydajności i oszczędności na całej uczelni.

Uniwersytet Chapmana – instytucja edukacyjna

Uniwersytet Chapmana – najważniejsze rezultaty

Wdrożenie u 30% wykładowców i kadry w ciągu tygodnia

Intensywniejsza globalna współpraca badawcza

Większe bezpieczeństwo dzięki konsoli administratora

Wyzwanie

Zgodnie z postępowymi tradycjami

Uniwersytet Chapmana został założony 4 marca 1861 r. – w tym samym dniu, w którym prezydenta Abrahama Lincolna zaprzysiężono na pierwszą kadencję. Nie był to przypadek: kilka godzin po przemowie Lincolna ta mieszcząca się w pobliżu Los Angeles uczelnia otworzyła podwoje dla wszystkich studentów – niezależnie od płci i koloru skóry – co wówczas było posunięciem radykalnym. Po ponad 150 latach Uniwersytet Chapmana w wielu dziedzinach kontynuuje to postępowe podejście. „Przesuwanie granic mamy w genach – dotyczy to również naszego stosunku do rozwiązań technicznych” – mówi Armando Diaz, specjalista ds. usług technicznych. Dlatego członkowie kadry wiedzieli, że w dziedzinie badań naukowych i prowadzenia zajęć są lepsze metody współpracy niż wymienianie się płytami CD i pendrive'ami. „Trzeba je było wysyłać pocztą uczelnianą albo chodzić z nimi do czyjegoś gabinetu” – mówi Diaz. „Ten czas można było wykorzystać lepiej”. Wiele osób zaczęło korzystać z osobistych kont Dropbox, aby szybko udostępniać dokumenty – co nie uszło uwagi działu informatycznego. „Ponieważ tak wielu członków kadry już korzystało z Dropbox, wiedzieliśmy, że Dropbox Education pomoże nam odpowiednio zabezpieczyć ten obszar” – mówi Helen Norris, dyrektor IT. „Ze wszystkich rozwiązań, które rozważaliśmy, to było najbardziej elastyczne i łatwe w obsłudze”.

Rozwiązanie

Bezpieczniejsza współpraca

Uniwersytet Chapmana wdrożył Dropbox Education, konfigurując portal WWW, w którym użytkownicy mogli się sami zarejestrować. „Chcieliśmy zmierzyć faktyczny współczynnik wdrożenia, zamiast zmuszać użytkowników do rejestracji” – mówi Paul Kang, zastępca dyrektora ds. infrastruktury. Zaledwie tydzień po uruchomieniu portalu zespół liczył już ponad 300 użytkowników, co odpowiadało niemal jednej trzeciej całej kadry uniwersytetu. Kang podaje, że współczynnik wdrożenia poprzedniego rozwiązania po czterech latach wynosił zaledwie 20%. „W przypadku Dropbox Education wyższy współczynnik osiągnęliśmy w ciągu siedmiu dni” – twierdzi. „Ale ludzie nie tylko się rejestrowali – zostawali aktywnymi użytkownikami. To był wielki sukces”. Aby pobudzić współpracę w ramach badań, wykładowcy nagrywają teraz swoje wykłady i umieszczają je w folderach udostępnionych w Dropbox. Mogą z nich korzystać wszyscy członkowie kadry – niezależnie od tego, czy są na kampusie, czy po drugiej stronie globu. Każdego dnia sam wydział farmacji przesyła do Dropbox osiem godzin wykładów z pięciu przedmiotów. Jeden z profesorów tego wydziału wykorzystuje folder udostępniony jako obszar współpracy z partnerami badawczymi z Brazylii, Egiptu i RPA. „Mogę przeglądać sprawozdania z laboratoriów, publikacje i wnioski o granty” – mówi dr Ayman Noreddin, profesor farmacji i prodziekan ds. naukowych. „Wszystko, co wiąże się z moimi badaniami, znajduje się w Dropbox, ponieważ tutaj pliki można tak łatwo znaleźć i udostępnić”. Kadra akademicka docenia także fakt, że Dropbox umożliwia bezpieczną pracę na dowolnym urządzeniu w zróżnicowanym środowisku uniwersytetu. „Czy to komputery PC, Maki, urządzenia iOS czy Android – dane dostępne są wszędzie” – mówi Kang. „To jedna z mocnych stron Dropbox”. W miarę jak rozwiązanie jest wdrażane w całym uniwersytecie, konsola administratora pozwala działowi IT śledzić nowe konta użytkowników i połączone urządzenia. „Ten panel jest fantastyczny – widzimy każdy przypadek użycia wykraczający poza normę” – mówi Kang. „A szyfrowanie i standardy zgodności Dropbox sprawiają, że nie boimy się umieszczać na tej platformie naszych ważnych plików”.

Rezultaty

Zwiększone oszczędności i wydajność

Dropbox Education ułatwił pracę zarówno działowi informatycznemu Uniwersytetu Chapmana, jak i kadrze akademickiej oraz naukowej. „Wcześniej zarządzałem serwerami e-mailowymi, co wymagało dużych nakładów czasowych i finansowych” – mówi Kang. „Dzięki Dropbox Education użytkownicy dużo rzadziej korzystają z e-maili. Dla nas to duże oszczędności i mniej problemów”. Według przedstawicieli uniwersytetu łatwość obsługi tego rozwiązania sprawia, że użytkownicy zgłaszają mniej próśb o pomoc techniczną. „Tak naprawdę Dropbox nie wymaga żadnych szkoleń” – mówi Ramiro Landeros, menedżer sieci WWW. „Ludzie sami do wszystkiego dochodzą, co oszczędza nam dużo czasu i zasobów”. Dla naukowców z Chapmana Dropbox Education oznacza jeszcze jedną korzyść: powiększające się grono współpracowników. „Dzięki niemu moja praca jest dużo lepiej zorganizowana” – mówi Noreddin. Jestem bardziej skoncentrowany i produktywny i to samo obserwuję u swoich kolegów. Łatwiej dzielimy się pomysłami, co bardzo pozytywnie wpływa na nasze badania”.

Najlepsze dla Twojej firmy rozwiązanie z zakresu udostępniania i przechowywania

lub kup teraz