Personel instytutu badawczego korzysta z Dropbox Business, aby bezpiecznie współpracować z dowolnego miejsca nad wrażliwymi dokumentami badawczymi.

Ehrenberg-Bass – instytut badawczy

Ehrenberg-Bass – najważniejsze rezultaty

Większa prywatność poszczególnych projektów

Łatwiejsze udostępnianie w przypadku użytkowników w różnych lokalizacjach

Większe bezpieczeństwo archiwizacji trwających i ukończonych projektów

Wyzwanie

Wczesne wdrożenie

Biorąc pod uwagę, że trzon instytutu Ehrenberg-Bass stanowią poszukiwacze trendów, nie dziwi, że placówka ta wkroczyła na arenę przechowywania plików online, gdy tylko pojawiła się taka możliwość. Kiedy dyrektor instytutu profesor Byron Sharp dowiedział się o Dropbox Business, podjął decyzję o przeniesieniu członków zespołu z serwerów lokalnych do tej właśnie usługi. Chociaż nie każdy pracownik Ehrenberg-Bass znał Dropbox, wystarczyła krótka prezentacja poprowadzona przez Sharpa, aby wszyscy dowiedzieli się, o co chodzi. Skonfigurowano konto Dropbox Business dla sześćdziesięciu pięciu pracowników instytutu, a ci natychmiast zaczęli przechowywać na nim projekty badawcze, dane i materiały dydaktyczne oraz je udostępniać. Dyrektor ds. badań marketingowych Kirsty Willis wspomina: „Przejście było bardzo łatwe. Założyliśmy konto Dropbox, zapisaliśmy na nim parę plików i pracownicy od razu zaczęli udostępniać dane. Nie musieliśmy już umieszczać plików na serwerze”.

„Gdy gromadzimy dane, trafiają one do folderu Dropbox. Jeśli napiszemy raport lub ofertę, też tam się one znajdą. W ten sposób każdy z zespołu może wejść na konto Dropbox i po prostu pobrać to, czego potrzebuje”.

Kirsty Willis, dyrektor ds. badań marketingowych, instytut badań marketingowych Ehrenberg-Bass

Rozwiązanie

Zmiany zachowań

Wiele plików szablonów instytutu Ehrenberg-Bass – np. tych używanych w ofertach biznesowych – znajduje się w Dropbox, więc często jest to punkt wyjściowy dla profesorów, wybitnych studentów i innych pracowników rozpoczynających realizację nowych projektów. Po rozpoczęciu projektu jego zespół używa Dropbox Business do przechowywania danych, udostępniania istotnych plików oraz gromadzenia informacji od członków zespołu. Jak wyjaśnia Willis, „gdy gromadzimy dane, trafiają one do folderu Dropbox. Gdy sporządzamy raport lub ofertę, też umieszczamy je w Dropbox. W ten sposób każdy członek zespołu może wejść na konto Dropbox i po prostu pobrać to, czego potrzebuje”.Projektem zwykle kieruje tylko kilka osób, ale jego uczestnicy często decydują się pracować poza biurem – dlatego Dropbox Business jest bardzo przydatny. „Ponieważ tyle osób pracuje zdalnie, to dobrze, że mamy łatwy dostęp do Dropbox” – dodaje Willis. Po zakończeniu projektu członkowie zespołu często piszą prace lub artykuły naukowe, aby opublikować swoje ustalenia. Badania i powiązane z nimi wnioski są też często wykorzystywane w pracach studentów. Niektórzy członkowie kadry Ehrenberg-Bass napisali nawet podręczniki dotyczące badań rynkowych na podstawie przeprowadzonych badań. W przypadku każdego projektu pobadawczego Dropbox Business służy do porządkowania plików podczas jego realizacji. Jak mówi Willis: „To dobrze, bo Dropbox daje więcej prywatności niż serwer. Użytkownicy realizujący poszczególne projekty mogą kontrolować, kto ma dostęp do ich plików”. Poza badaniami i raportami badawczymi zespół Ehrenberg-Bass wykorzystuje Dropbox do porządkowania materiałów marketingowych. Gdy instytut chce pozyskać nowych klientów lub sponsorów biznesowych, po prostu wchodzi do biblioteki plików marketingowych w Dropbox lub ją uzupełnia.

„To dobrze, bo Dropbox daje więcej prywatności niż serwer. Użytkownicy realizujący poszczególne projekty mogą kontrolować, kto ma dostęp do ich plików”.

Kirsty Willis, dyrektor ds. badań marketingowych, instytut badań marketingowych Ehrenberg-Bass

Rezultaty

Podzielić się doświadczeniem z całym światem

Ponieważ członkowie kadry instytutu Ehrenberg-Bass przechowują tak wiele niezwykle ważnych danych w Dropbox – i często korzystają z wyników wcześniejszych badań, gdy pracują nad projektami o podobnej tematyce – jedną z funkcji, które cenią najbardziej, jest możliwość ochrony plików przed usunięciem. „Zdecydowanie nie chcielibyśmy usunąć folderów, które utworzyliśmy” – mówi Willis. „Chcemy długoterminowo przechowywać wszystkie dane w Dropbox”. O zaletach odzyskiwania plików przez Dropbox Business przekonano się tutaj na własnej skórze, gdy ktoś przypadkowo usunął folder zawierający „przeogromną ilość pracy”. Jak wspomina Willis: „Siedzieliśmy wszyscy na zebraniu i nagle uświadomiliśmy sobie, że został usunięty folder z bardzo ważnymi badaniami. To było niesamowite, że mogliśmy się cofnąć i dowiedzieć, kto to zrobił – no i oczywiście, że odzyskaliśmy wszystkie pliki!”. Wygodne przechowywanie i udostępnianie plików oraz spokój ducha, jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych to powody, dla których pracownicy instytutu Ehrenberg-Bass cieszą się, że wcześnie wdrożono w nim Dropbox i przeniesiono do niego dane placówki. Jak mówi Willis: „Zdecydowanie poleciłabym Dropbox Business jako sposób tworzenia kopii zapasowych właściwie każdych danych, które mają być bezpiecznie przechowywane i łatwo dostępne”.

Najlepsze dla Twojej firmy rozwiązanie z zakresu udostępniania i przechowywania

lub kup teraz