Dropbox Business przyspiesza prace w terenie wykonywane na rzecz Niemieckiego Instytutu Polityki Rozwoju

Niemiecki Instytut Polityki Rozwoju – instytucja badawcza

Niemiecki Instytut Polityki Rozwoju – najważniejsze rezultaty

Szybka i prosta współpraca globalna

Mniejsza potrzeba korzystania z pomocy technicznej

Uproszczona kontrola IT w globalnym zespole

Wyzwanie

Ograniczenia w badaniach międzynarodowych

Niemiecki Instytut Polityki Rozwoju (Deutsches Institut für Entwicklungspolitik – DIE) to jeden z czołowych think tanków zajmujących się globalnym rozwojem i współpracą międzynarodową. DiE opracowuje koncepcje istotne dla kształtowania polityki, doradza ministerstwom, rządom i organizacjom międzynarodowym oraz wypowiada się na temat bieżących kwestii politycznych. Jego udziałowcami są Republika Federalna Niemiec oraz kraj związkowy Nadrenia Północna-Westfalia. Dwie trzecie pracowników Instytutu stanowią badacze, którzy pracują w trzech grupach krajowych i często prowadzą badania na miejscu w krajach rozwijających się. Przed użyciem Dropbox Business zespoły gromadziły i zapisywały dane z prac w terenie na pendrive'ach, co utrudniało udostępnianie danych członkom zespołu znajdującym się gdzie indziej. Poza tym zespoły traciły dane z powodu wirusów komputerowych i nie miały pełnej kontroli nad różnymi wersjami dokumentów i formatami plików. Instytut próbował zastąpić pendrive'y, wprowadzając oprogramowanie open source iFolder, które było konfigurowane przez zespół IT, ale utrzymywane na serwerze zewnętrznym. Rozwiązanie było skomplikowane, wymagało wielu zasobów informatycznych, a zespoły nie mogły współpracować. Synchronizacja również była problematyczna, co często prowadziło do utraty danych, i trudno było włączyć do prac partnerów zewnętrznych, którzy nie mieli dostępu do tego oprogramowania. „Rozwiązanie open source miało swoje ograniczenia. Serwer był podatny na błędy i musieliśmy zainwestować sporo pieniędzy i czasu w jego utrzymanie” – mówi Vitaliy Isaakov, członek zespołu IT Niemieckiego Instytutu Polityki Rozwoju. Zaczęto szukać alternatywy. Wielu partnerów współpracujących z nimi w krajach rozwijających się korzystało z Dropbox Business i partnerzy Instytutu dobrze go znali. Na decyzję o wdrożeniu Dropbox Business miało wpływ kilka czynników: łatwo było udostępniać dane poprzez Internet niezależnie od tego, z jakiego typu urządzenia korzystali pracownicy, wiele zespołów mogło pracować nad jednym projektem lub folderem, istniała możliwość pracy offline i późniejszej jej synchronizacji, a także ilość miejsca na pliki była wystarczająca. Jak wskazuje Vitaliy: „Badacze zapisują duże ilości danych, więc ilość miejsca była dla nas decydująca, a Dropbox Business jest bardzo korzystny pod tym względem”.

„Naukowcy pracujący w grupach nad projektami dysponują obecnie znacznie lepszą łącznością. Każdy z nich ma dostęp do aktualnych wersji. Praca przebiega teraz znacznie szybciej”.

Vitaliy Isaakov, informatyk w Niemieckim Instytucie Rozwoju

Rozwiązanie

Wydajna współpraca przy słabym transferze

Instytut korzysta z Dropbox Business od 2014 r. Badacze używają go do współpracy ze współpracownikami nad projektami badawczymi. Znacznie prostsze stało się udostępnianie danych partnerom zewnętrznym w krajach rozwijających się, którzy już korzystali z Dropbox Business. Synchronizacja Dropbox Business działa również przy słabym transferze, co jest istotne dla tych pracowników, którzy pracują w krajach rozwijających się, gdzie połączenia internetowe nie są najlepsze. Nawet jeśli w ogóle nie mają dostępu do Internetu, mogą zapisać swoje dane, a one zostaną zsynchronizowane, jak tylko urządzenie znów uzyska połączenie”. Poza pracą w terenie wykładowcy w ramach programu edukacyjnego Instytutu korzystają z Dropbox, aby rozsyłać materiały oraz zbierać prace przesyłane przez uczestniczących w programie absolwentów szkół wyższych i młodych specjalistów.

„Synchronizacja Dropbox Business działa również przy słabym transferze, co jest istotne dla tych pracowników, którzy pracują w krajach rozwijających się, gdzie połączenia internetowe nie są najlepsze. Nawet jeśli w ogóle nie mają dostępu do Internetu, mogą zapisać swoje dane, a one zostaną zsynchronizowane, jak tylko urządzenie znów uzyska połączenie”.

Vitaliy Isaakov, informatyk w Niemieckim Instytucie Polityki Rozwoju

Rezultaty

Zdalna kontrola informatyczna

Wdrożenie Dropbox Business uwolniło również sporo potencjału zespołu IT w Instytucie. Użytkownicy otrzymują konto Dropbox Business, dział informatyczny instaluje oprogramowanie i dalej już nie ma konieczności jego obsługi. Co więcej, dział IT może szybko rozsyłać aktualizacje oprogramowania poprzez folder udostępniony w Dropbox Business. „Jako administrator mam możliwość udostępniania folderu kilku użytkownikom, którzy mogą z niego pobrać oprogramowanie i je zainstalować. Jest to szczególnie użyteczne dla badaczy, którzy często są w drodze”.

Najlepsze dla Twojej firmy rozwiązanie z zakresu udostępniania i przechowywania

lub kup teraz