Dropbox Business uprościł sposób, w jaki firma inżynieryjna opracowuje i tworzy nowe produkty dla niektórych z największych światowych korporacji.

HappyFunCorp – firma inżynieryjna

HappyFunCorp – najważniejsze rezultaty

Mazarine Coffee, producent żywności i napojów

Pełniejsza i prostsza współpraca z klientami i współpracownikami 

Łatwiejszy dostęp do projektów z każdej lokalizacji 

Mazarine Coffee, producent żywności i napojów

Szczegółowe uprawnienia dotyczące zabezpieczeń poufnych materiałów

WYZWANIE

Zarządzanie złożonymi projektami

Brooklyńska firma HappyFunCorp powstała, aby pomóc nowojorskim startupom w pomyślnej konceptualizacji, projektowaniu i inżynierii produktów. Zespół szybko jednak zdał sobie sprawę, że jego usługi znalazłyby zastosowanie również u większych firm, co poskutkowało stworzeniem nowych aplikacji dla klientów korporacyjnych, takich jak American Express, Con Edison i Estee Lauder. Współpraca z tymi klientami wymagała jednak pewnych kroków, które wcale nie były proste: wymiana komunikacji w ramach produktu była często zbyt skomplikowana, aby mogła być przeprowadzana przez e-mail, czaty i wymianę skompresowanych plików. Prowadziło to do nieporozumień w ważnych kwestiach, takich jak pliki opisujące projekt oraz modele ramowe. Problem powiększał się przy pracy z większymi klientami, posiadającymi wielu interesariuszy oraz obciążonymi procesami rozpoznania prawnego. „Stało się to niewygodne, ponieważ generujemy duże ilości treści, zwłaszcza przy definiowaniu produktu” – mówi współzałożyciel Ben Schippers. Firma HappyFunCorp postanowiła przejść do chmury, wybierając Dropbox Business – było to najbardziej elastyczne rozwiązanie do współpracy na różnych urządzeniach i platformach. „Konieczne było, aby nasze umysły spotkały się w cyfrowym świecie. Tam, gdzie wszystko ma swoje miejsce” – dodaje Schippers.

ROZWIĄZANIE

Uproszczenie rozwoju produktu

Obecnie firma zarządza projektowaniem produktów w całości przy użyciu folderów Dropbox. Gdy HappyFunCorp rozpoczyna pracę z nowym klientem, zespół zakłada trzy foldery udostępnione. Jeden to przestrzeń robocza dla działu sprzedaży i menedżerów produktów – aby dopasować produkt do rynku, zebrać pomysły i dokumenty związane z prawami autorskimi. Projektanci i programiści pracują w drugim folderze, który pozwala im mieć kontrolę nad wersjami plików Sketch i Photoshopa na etapie wykańczania makiet. Zespoły inżynieryjne i odpowiedzialne za architekturę w trzecim folderze udostępniają duże pliki z zapisanymi programami. Prace nad zapewnieniem jakości są realizowane znacznie szybciej, jako że zmiany aktualizują się na wszystkich urządzeniach w czasie rzeczywistym, dzięki silnikowi Dropbox odpowiedzialnemu za synchronizację. „HappyFunCorp może wspólnie z klientem przejść całą drogę związaną z wdrożeniem produktu w jasnych i zarządzalnych krokach” – mówi współzałożyciel, Will Schenk. „Zamiast przesyłać materiały w obie strony, po prostu odnosimy się do odpowiedniego folderu”. „Wszyscy są zorganizowani w spójny sposób — każdy wie, dokąd dokładnie ma się udać”. HappyFunCorp twierdzi też, że ustalanie budżetu również stało się łatwiejsze, jako że foldery udostępnione oraz plakietka Dropbox wyeliminowały problemy z kontrolą wersji przy pracy w arkuszach Excela. „Wiedza o tym, kto korzysta z dokumentu, oraz możliwość aktualizacji do najnowszej wersji stały się czymś niewiarygodnie pomocnym” – mówi Schenk. Dzięki Dropbox Business pracownicy mogą też pracować w trasie, przy użyciu dowolnego urządzenia. „Najczęściej nie zabieram laptopa na spotkania z klientami, gdyż mogę zawsze wyciągnąć projekty lub umowę bezpośrednio ze swojego telefonu. Jest to mniej rozpraszające” – mówi Schippers. Dokładnie dopasowane poziomy dostępu do folderów dają pewność, że tylko odpowiednie osoby wyświetlają zasoby klientów i wewnętrzne pliki firmy. „Gwarancja, że tylko pewna grupa osób ma dostęp do określonych materiałów, jest niesamowita” – mówi Schippers.

WYNIKI

Koncentracja na tym, co wychodzi najlepiej

Chociaż HappyFunCorp dynamicznie rozwija działalność i przyjmuje zlecenia od większych klientów, dzięki Dropbox Business obsługa projektów jest obecnie prostsza. „Dzięki temu, że kilku autorów może jednocześnie edytować ten sam dokument, oszczędzamy ogromną ilość czasu” – mówi Schenk. „Możemy skupić się na rozwiązywaniu problemów klientów, a nie na zbieraniu wszystkich zainteresowanych stron w celu rozpoczęcia rozmowy”. Ponadto dzięki Dropbox Business HappyFunCorp nie potrzebuje rozbudowanych zasobów IT i może zająć się przede wszystkim swoją główną działalnością inżynieryjną i projektową. „Dropbox Business bardzo upraszcza nasze patrzenie na infrastrukturę IT i ogromnie obniża nasze koszty” – mówi Schippers. Jako założyciel z licznymi obowiązkami Schippers podkreśla, że sporą zaletą Dropbox Business jest płynna integracja z dotychczasowym przepływem pracy i narzędziami stosowanymi w HappyFunCorp. „Niezależnie od tego, co w danym momencie robię, Dropbox nie zmusza mnie do zmiany sposobu pracy. To dla nas ogromna zaleta”.

Najlepsze dla Twojej firmy rozwiązanie z zakresu udostępniania i przechowywania

lub kup teraz