Pierwszy w USA i jedyny certyfikowany producent organicznego nabiału z mleka od krów karmionych wyłącznie trawą wykorzystuje Dropbox Business, aby umożliwić pracownikom współpracę z dala od biura, co przekłada się na lepszą obsługę dystrybutorów i niższe koszty IT w tej rodzinnej firmie.

Maple Hill Creamery, firma mleczarska

Maple Hill Creamery – najważniejsze rezultaty

Maple Hill Creamery, firma z branży spożywczej

Wyższa wydajność pracowników

Maple Hill Creamery, firma z branży spożywczej

Ściślejsza kontrola nad najważniejszymi dokumentami

Maple Hill Creamery, firma z branży spożywczej

Niższe koszty IT

WYZWANIE

Jak najwięcej „wydoić” z technologii

Tak jak w przypadku wielu małych przedsiębiorstw historia firmy Maple Hill Creamery zaczęła się od kaprysu. Mając dość pracy w korporacji, założyciel firmy Tim Joseph w 2003 r. nabył ziemię w północnej części stanu Nowy Jork, spełniając dziecięce marzenie o zostaniu farmerem. Następnie kupił krowy mleczne, myśląc, że będzie mógł rzucić dotychczasową pracę dzięki pieniądzom, które zarobi na sprzedaży mleka. „To się oczywiście nie udało, bo pieniędzy nigdy nie było tyle co w regularnej wypłacie” – opowiada. Joseph stwierdził, że musi znaleźć niszę, i ostatecznie zdecydował się na wytwarzanie jogurtu, sera i innych produktów z mleka od krów karmionych wyłącznie trawą. W miarę, jak pomysł coraz lepiej przyjmował się na rynku, pracownikom – w większości operującym zdalnie – coraz trudniej było współpracować. „Początkowo korzystaliśmy z e-maili” – mówi Joseph, „ale gdy zaczęliśmy tworzyć ładne, profesjonalne PDF-y i inne materiały, rozmiar załączników stał się sporym problemem”. Pracownicy pozakładali osobiste konta Dropbox, aby ułatwić udostępnianie plików kolegom z pracy i dystrybutorom. Gdy Maple Hill zaczęło dostarczać produkty na całym obszarze USA, Joseph postanowił przejść na Dropbox Business, aby zyskać więcej miejsca i kontroli. „Dropbox Business miał więcej funkcji zarządzania kontami i więcej miejsca” – mówi Joseph. Wydawał się dobrym rozwiązaniem dla rozwijającej się firmy, które należało wprowadzić raczej wcześniej niż później”.

ROZWIĄZANIE

Umożliwienie pracy z dowolnego miejsca

Firma Maple Hill, obecnie zatrudniająca 16 osób, używa Dropbox Business, aby zapewnić synchronizację między pracownikami, mimo że większość z nich nie stacjonuje w centrali w Hudson Valley. Dzięki folderom udostępnionym dział sprzedaży ma dostęp do najnowszych arkuszy handlowych, kart produktów i innych materiałów niezależnie od tego, czy jego pracownicy znajdują się w biurze, czy na targach branżowych. „Zasadniczo wszystkie nasze materiały marketingowe lądują w folderze Dropbox” – mówi Joseph. „Dzięki temu wiemy, że każdy ma tę samą – najnowszą – wersję plików niezależnie od tego, gdzie jest”. Ponadto firma Maple Hill utworzyła foldery udostępnione dla każdego z 79 gospodarstw dostarczających jej mleko, aby w ten sposób rozsyłać umowy, certyfikaty produkcji organicznej i inne ważne dokumenty. Odpowiednie uprawnienia udostępniania w konsoli administratora dają pewność, że dostęp do folderów mają tylko wskazane osoby. Dzięki tej konfiguracji firma Maple Hill i niemal 80 gospodarstw dostarczających jej mleko nie muszą śledzić załączników do e-maili. „Udostępnianie plików stało się znacznie łatwiejsze, odkąd wiadomo, że wszystko jest w Dropbox” – mówi Joseph.Pracownicy często korzystają z aplikacji mobilnej Dropbox. Dotyczy to szczególnie kierowniczki ds. dostaw mleka, która dużo podróżuje po stanie Nowy Jork w poszukiwaniu nowych źródeł organicznego mleka od krów karmionych wyłącznie trawą. „Będąc w dowolnym gospodarstwie, może zrobić zdjęcie certyfikatu poświadczającego produkcję organiczną i wrzucić je do Dropbox na swoim iPadzie” – mówi Joseph. Przydaje się także plakietka Dropbox, zwłaszcza w takich zadaniach wymagających współpracy jak aktualizacja tras dostaw mleka w arkuszu Microsoft Excel. Plakietka umożliwia udostępnianie plików i aktualizowanie ich do najnowszej wersji, gdy ktoś inny wprowadzi w nich zmiany, a wszystko to w środowisku Microsoft Office. „Codziennie kilku z nas aktualizuje arkusz, wprowadzając oczekiwaną ilość mleka z każdego gospodarstwa” – mówi Joseph. „Dzięki temu niebieskiemu kółeczku wiadomo, czy ktoś inny nie edytuje pliku, więc praca nigdy nie przepada”.

WYNIKI

Uwalnianie zasobów niezbędnych do wzrostu

„Firma Maple Hill rozwinęła swoją sieć na ponad 6 tys. sklepów, po części dzięki dobrym relacjom z dystrybutorami, które wynikają z oferowania świetnego produktu i świetnej obsługi” – mówi Joseph. Odwiedzając nowych dystrybutorów, pracownicy mogą im na miejscu przesyłać materiały, korzystając z łączy Dropbox na swoich telefonach. „Jesteśmy firmą, która reaguje bardzo szybko” – mówi Joseph. „Ponieważ wszystko mamy na wyciągnięcie ręki, nikt nie pozostanie bez informacji. Ludzie wiedzą, że kiedy skontaktują się z Maple Hill, my zajmiemy się ich problemem, jakikolwiek by nie był”. Dropbox Business pozwala również Maple Hill na ograniczenie kosztów informatycznych, gdyż nie wymaga utrzymywania serwerów plików. Uwalnia to zasoby, które można wykorzystać do tworzenia 32 różnych SKU. „Możemy robić rzeczy, na które w przeszłości pozwalał tylko w pełni rozbudowany dział IT” – mówi Joseph. Dzięki temu nasza struktura może pozostać bardzo mała i elastyczna.

Najlepsze dla Twojej firmy rozwiązanie z zakresu udostępniania i przechowywania

lub kup teraz