Firma tworząca strony internetowe wykorzystuje Dropbox Business do lepszej współpracy w takich kwestiach jak formularze medyczne czy prezentacje z zebrań – a deweloperzy mogą pracować, nawet gdy są w podróży.

Mobify – najważniejsze rezultaty

Większy wgląd i kontrola administratorów

Łatwe wprowadzanie użytkowników i powszechne wdrożenie wśród użytkowników

Współpraca z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu

Wyzwanie

Próby i błędy

Mając całą kadrę wielkich technicznych umysłów, firma Mobify zawsze działała bez formalnego działu IT. Zamiast tego wyszukuje doskonałe produkty, których można używać bez szczególnej pomocy technicznej. Niektóre aplikacje – takie jak Dropbox – zadomowiły się tu na stałe ze względu na powszechne użytkowanie przez pracowników. Chociaż konta Dropbox Basic oraz Pro były popularne wśród pracowników, stwarzały one wyzwanie logistyczne. Aby zorganizować bardziej scentralizowane zarządzanie plikami firmowymi i uzyskać większą kontrolę nad dostępem do plików, firma wybrała inne rozwiązanie podobne do Dropbox. Niestety, efekty były koszmarne. Jak wspomina inżynier ds. systemów, Kyle Young: „Słyszeliśmy skargi, że dokumenty nie są synchronizowane i niektóre zostały usunięte. Nikt nie potrafił się w tym odnaleźć”. Firma zdecydowała, że nie ma sensu płacić za rozwiązanie, które nie działa. Po odkryciu, że Dropbox Business spełnia wszystkie wymagania dotyczące bezpieczeństwa i kontroli korporacyjnej, Mobify z radością wróciła do niego. „Wszyscy pamiętali, że udostępnianie i synchronizacja w Dropbox nie powodowały żadnych problemów”– mówi Young. „Nie było przypadków utraty plików i to było dokładnie to, czego oczekiwali użytkownicy. Rozwiązanie na poziomie korporacji również spełniło wszystkie nasze kryteria. Każdy, kto zajmuje się techniką, ma wyższe wymagania odnośnie do wykorzystywanych narzędzi. Dropbox Business naprawdę jest jedyny, jeśli chodzi o rozwiązania do udostępniania plików”. W każdym biurze zespoły dysponowały początkowo serwerami NAS i dostępem VPN do plików. Ale szybko okazało się, że połączenia VPN sprawiają problemy. Jak to opisuje dyrektor ds. globalnych usług informatycznych: „Zdalny dostęp stanowił powracający problem, zwłaszcza dla naszego zespołu sprzedaży. Próbowali pobierać informacje poprzez VPN, korzystając z punktów dostępu 3G, co nie było idealnym rozwiązaniem. Zaczęliśmy mieć coraz większe problemy, próbując synchronizować dokumenty i utrzymywać porządek w wersjach”. Poza problemami z połączeniami i wersjami, użytkownicy komputerów Mac – stanowiący 35% personelu – borykali się z niezgodnościami systemów operacyjnych przy próbach korzystania z VPN. Coraz poważniejsze problemy komplikowały proces wchodzenia na nowe rynki i pochłaniały zbyt dużo czasu i energii działu informatycznego.

„Każdy, kto zajmuje się techniką, ma wyższe wymagania odnośnie do wykorzystywanych narzędzi. Dropbox Business naprawdę jest jedyny, jeśli chodzi o rozwiązania do udostępniania plików”.

Kyle Young, inżynier ds. systemów w Mobify

Rozwiązanie

Szybkie i łatwe wdrożenie

Wprowadzenie całego 85-osobowego personelu Mobify do Dropbox Business trwało tylko tydzień. Ponieważ użytkownicy znali już i uwielbiali Dropbox, konfiguracja była prosta – problemy, które ciągle pojawiały się przy poprzednim rozwiązaniu, natychmiast zniknęły. Young opisuje Dropbox Business jako „bardzo intuicyjny”, dodając: „Dla użytkowników liczy się produktywność i szybkość zespołu. Zawsze chcemy koncentrować się na naszych podstawowych atutach, to jest głównej działalności, a nie zarządzaniu IT. Dropbox Business nam w tym pomaga”. Dropbox Business pozwala Mobify odzyskać kontrolę nad dokumentami firmy, zachowując wyraźny podział pomiędzy plikami służbowymi oraz osobistymi i jednocześnie umożliwiając pracownikom na dostęp do osobistych kont Dropbox. Problemy z synchronizacją, które występowały przy poprzednim rozwiązaniu, takie jak zniknięcie szablonu umowy sprzedaży w trakcie negocjacji, to już odległa przeszłość. Jak mówi Young: „Musiałem rozwiązywać problemy przez kilka godzin w tygodniu. Wprowadzanie użytkowników, usuwanie ich i ustawianie uprawnień w naszym starym rozwiązaniu wydają się nadmiernie przerośnięte w porównaniu z Dropbox Business.Teraz Young może pozwolić właścicielom zawartości zarządzać uprawnieniami własnych plików, podczas gdy on koncentruje się na priorytetach związanych z systemami i rozwojem produktów. Jako że sam jest zapalonym użytkownikiem Dropbox Business, Young wyjaśnia, że „W Mobify wolimy takie rozwiązania jak Dropbox Business, które nie wymagają od nas zarządzania. Odzyskany czas możemy wykorzystać do rozwoju naszego produktu”.

„W Mobify wolimy takie rozwiązania jak Dropbox Business, które nie wymagają od nas zarządzania. Odzyskany czas możemy wykorzystać w rozwój naszego produktu”.

Kyle Young, inżynier ds. systemów w Mobify

Rezultaty

Ujarzmianie współpracy

Mobify udostępnia w Dropbox Business materiały wykorzystywane w całej firmie – takie jak dokumenty dotyczące zasiłków zdrowotnych albo slajdy z cotygodniowych zebrań wszystkich pracowników – ale poszczególne działy również wykorzystują Dropbox Business do tworzenia mniejszego grona osób do udostępniania. Na przykład projektanci opracowujący produkty udostępniają pliki projektantom z marketingu, aby można je było włączyć do materiałów promocyjnych. „Dropbox Business świetnie sprzyja przyjęciu koncepcji »cechów«, gdzie projektanci z różnych dziedzin mogą łatwo się komunikować i współpracować”– wyjaśnia Young. Jeśli chodzi o współpracę zewnętrzną, łącza udostępniane Dropbox Business zapewniają prosty sposób, w jaki Mobify może przesyłać materiały do swojego partnera marketingowego w Seattle, oraz w jaki zespół usług specjalnych może udostępniać makiety z rozwoju produktu swoim klientom. „Dropbox Business odgrywa podstawową rolę w terminowym udostępnianiu najbardziej aktualnych materiałów” – mówi strateg ds. marketingu treści, David Fay. Gdy pracownicy Mobify muszą podróżować, funkcje Dropbox Business, takie jak niezawodna synchronizacja, dostęp offline oraz intuicyjna aplikacja mobilna pozwalają być w kontakcie z innymi i zachować produktywność. Jak wyjaśnia Fay: „Możemy siedzieć w samolocie albo w pokoju hotelowym, gdy zajdzie konieczność szybkiego przygotowania materiałów wraz z innymi. Dzięki Dropbox Business wszystko tam jest, zorganizowane, wtedy, kiedy tego potrzebujemy. To pozwala nam bardzo szybko tworzyć materiały i kontynuować realizację projektów”. Czy pracownicy Mobify są w wirze opracowywania produktów, czy też w terenie, zdobywając nowych klientów – zawsze mogą liczyć na Dropbox Business. Łatwość i niezawodność, jaką zapewnia, to dokładnie te powody, dla których Mobify wybrało to rozwiązanie na początek – i na koniec.

Najlepsze dla Twojej firmy rozwiązanie z zakresu udostępniania i przechowywania

lub kup teraz