Czołowa firma doradcza w dziedzinie komunikacji biznesowej w Ameryce Łacińskiej wykorzystuje Dropbox Business, by współpracować z klientami i umożliwić pracownikom pracę w podróży, co pozwala oszczędzić czas i pieniądze.

MZ Group – firma doradcza w dziedzinie komunikacji

MZ Group – najważniejsze rezultaty

Zwiększona produktywność dzięki prędkości synchronizacji

Zwiększone oszczędności IT

Skuteczna kontrola nad wrażliwymi danymi firmy 

Wyzwanie

Uproszczenie komunikacji

Mająca siedzibę w Sao Paulo firma MZ Group, zapewniająca kompleksowe usługi związane z komunikacją biznesową, rozwinęła się dzięki ponad 600 klientom, aż została liderem w branży. Jednak gdy firma zaczęła otwierać przedstawicielstwa w całej Brazylii, w Azji i Stanach Zjednoczonych, członkowie jej zarządu zdali sobie sprawę, że jej własne rozwiązania techniczne ograniczają jej szybki rozwój. Pliki były przechowywane na serwerach wewnętrznych, co wymagało ciągłych inwestycji w infrastrukturę, sprzęt i oprogramowanie. Utrudniało to również zespołom współpracę na tych samych dokumentach w tym samym czasie. A gdy pracownicy potrzebowali zdalnego dostępu do dokumentów, musieli korzystać z połączenia VPN. „Ze względu na bezpieczeństwo i przyczyny związane z systemem wewnętrznym połączenie było wolne” – mówi Rodolpho Zabisky, dyrektor finansowy firmy MZ, która m.in. świadczy usługi związane z relacjami z inwestorami, public relations oraz z komunikacją cyfrową. „Było również wiele niezgodnych kopii, gdy pracownicy korzystali z tego samego pliku”. Po przetestowaniu innych rozwiązań MZ Group zdecydowała się na Dropbox Business. Prędkość synchronizacji tego rozwiązania i łatwość użytkowania były decydujące” – mówi Alex Souza, koordynator IT. „Wystarczy utworzyć login i przesłać go do pracownika, gdyż platforma jest łatwa w użytkowaniu i nie wymaga godzin szkoleń, co oszczędza czas zespołu IT” – wyjaśnia Alex Souza.

Rozwiązanie

Praca z dowolnego miejsca

Obecnie wszystkich 250 pracowników MZ wykorzystuje Dropbox Business do współpracy ze sobą i swoimi klientami. Przy pracy nad prezentacjami, informacjami prasowymi czy innymi dokumentami pracownicy mogą udostępniać łącza Dropbox, które są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Plakietka Dropbox pozwala wielu osobom edytować ten sam dokument bez przypadkowego tworzenia różnych wersji. „Powiadomienia bardzo pomagają, gdy członkowie zespołu pracują jednocześnie nad tym samym dokumentem, zwłaszcza jeśli chodzi o komentarze” – mówi Zabisky. Gdy pracownicy skończą pracę nad dokumentem, przesyłają wersję ostateczną do klientów przy użyciu łącza Dropbox w e-mailu lub WhatsApp. „Klienci naprawdę chwalą sobie integrację WhatsApp z Dropbox” – mówi Souza. Dzięki aplikacji mobilnej Dropbox, pracownicy MZ mogą szybciej korzystać z plików i udostępniać je, będąc w drodze. Zamiast tracić czas, próbując się połączyć przez VPN, mogą skoncentrować się na zapewnianiu doskonałej obsługi klientom. „Jeśli klient prosi cię o plik, możesz wysłać go ze swojego telefonu komórkowego, siedząc w samochodzie” – mówi Zabisky. „To bardzo przydatne w Brazylii, gdzie tracimy dużo czasu, stojąc w korkach”. Konsola administratora pozwala kierownictwu MZ dopilnować, aby poufne dane klientów były udostępniane tylko osobom, dla których są przeznaczone. „Doszliśmy do wniosku, że Dropbox jest bezpieczniejszy niż inne środki ochrony danych” – mówi Souza. „Nie wdrożylibyśmy Dropbox, gdybyśmy nie mieli gwarancji bezpieczeństwa i poufności danych”.

„Doszliśmy do wniosku, że Dropbox jest bezpieczniejszy niż inne środki ochrony danych. Nie wdrożylibyśmy Dropbox, gdybyśmy nie mieli gwarancji bezpieczeństwa i poufności danych”.

Alex Souza, koordynator IT w MZ Group

Rezultaty

Oszczędność czasu i pieniędzy

Dzięki wdrożeniu Dropbox MZ Group stała się bardziej efektywna, zapewniając pracownikom więcej czasu, który mogą poświęcić klientom. Alex szacuje, że pracownicy łącznie oszczędzają niemal 1000 godzin tygodniowo, korzystając z plików w Dropbox zamiast starego systemu VPN. „I mówimy tylko o VPN” – mówi Souza. „A przecież były inne oszczędności w firmie”. MZ twierdzi, że oszczędności związane z IT uzyskane dzięki Dropbox również osiągają roczne kwoty idące w setki tysięcy, dzięki eliminacji wydatków na nowe serwery oraz licencje VPN i innego oprogramowania do kopii zapasowych. „Wdrożenie Dropbox nie miało początkowo na celu obniżenia kosztów – chodziło o skoncentrowanie się na mobilności pracowników” – mówi Zabisky. „Ale koniec końców projekt okazał się dla nas niezwykle korzystny również pod względem finansów i bezpieczeństwa informacji”. MZ, mająca ponad 600 klientów i będąca liderem wśród brazylijskich spółek dostępnych w ofercie publicznej, nie może sobie pozwolić na przerwę w pracy, gdy nastąpi katastrofa. Podczas trzygodzinnej przerwy w dostawie prądu Dropbox Business pozwolił pracownikom dalej zajmować się klientami. „Dzięki Dropbox ludzie dalej pracują na swoich laptopach albo włączają telefony, a firma nie przestaje działać nawet na sekundę” – mówi Souza.

Najlepsze dla Twojej firmy rozwiązanie z zakresu udostępniania i przechowywania

lub kup teraz