Firma ta wykorzystuje Dropbox Business, aby zapewnić swoim przedstawicielom handlowym lepszy kontakt podczas pracy zdalnej, aby nie musieli korzystać z papierowych dokumentów i byli na bieżąco z najnowszymi informacjami.
Orkla – najważniejsze rezultaty
Bardziej eleganckie i nowoczesne prezentacje produktów
Lepsze wsparcie rozproszonych przedstawicieli handlowych
Większy spokój ducha i lepsza kontrola administracyjna
Wyzwanie
Ewolucja ustalonej marki
Gdy prowadzisz działalność od trzech stuleci, można przywyknąć do patrzenia na to, jak ona ewoluuje. Orkla wraz ze swoimi firmami zależnymi miała już dobre i złe okresy – teraz z kolei rośnie, stając się największym producentem w swoim sektorze w Skandynawii. W ostatnich latach, w miarę ekspansji firmy, jej pracownicy sprzedaży odeszli od procedur biurowych i obiegu papierowych dokumentów na rzecz działalności mobilnej w oparciu o systemy cyfrowe. Firma od dwóch dziesięcioleci korzystała z systemu Lotus Notes, wykorzystując go wraz z bazami danych i platformą e-mailową do udostępniania dokumentów – bez ściśle określonych procedur. Ponieważ coraz więcej pracowników zaczęło pracować w swoich domach, w podróży oraz w centrach dystrybucyjnych Orkla Foods, pojawiła się potrzeba stworzenia prostszego, lepszego systemu udostępniania plików. „Potrzebowaliśmy szybszego sposobu przekazywania informacji do naszych przedstawicieli handlowych oraz bardziej współczesnych metod prezentacji naszych produktów” – mówi szef działu wsparcia sprzedaży Jon-Erik Andersgaard. „Chcieliśmy, aby wszyscy nasi pracownicy w terenie mieli lepszy dostęp do zdjęć i filmów oraz do dokumentów administracyjnych, które wyjaśniają nasze metody pracy”. Orkla Foods podjęła decyzję o przejściu na tablety i mobilną aplikację sprzedaży w oparciu o SAP CRM, ale to stworzyło kolejne problemy związane z procedurami.
„Działanie aplikacji Dropbox bardzo łatwo objaśnić osobom, które dopiero zaznajamiają się z wykorzystaniem urządzeń mobilnych w pracy. Jeśli chcesz, żeby pracownicy zrozumieli, jak szybko uzyskać dostęp do plików z urządzenia mobilnego i jak je udostępniać, powinieneś wykorzystać Dropbox”.
Rozwiązanie
Nowy światowy ład
Chociaż tablety pozwoliły pracownikom Orkla Foods na lepszą komunikację podczas pracy zdalnej, pracownicy mieli problemy z udostępnianiem dokumentów poza tradycyjnym środowiskiem biurowym w uzupełnieniu do aplikacji sprzedaży. Potrzebowali aplikacji, która płynniej działałaby z interfejsem tabletu i pozwoliłaby im łatwiej wyświetlać i udostępniać dokumenty. Andersgaard dodaje – „Nasi przedstawiciele potrzebowali platformy zaprojektowanej specjalnie do szybkiego, bezpiecznego udostępniania dokumentów i plików medialnych”. Zespół sprzedaży znalazł rozwiązanie: Dropbox Business. Łatwe do opanowania funkcje aplikacji mobilnej to było dokładnie to, czego szukała Orkla Foods. Jak mówi Andersgaard – „Działanie aplikacji Dropbox bardzo łatwo objaśnić osobom, które dopiero zaznajamiają się z wykorzystaniem urządzeń mobilnych w pracy. Jeśli chcesz, żeby pracownicy zrozumieli, jak szybko uzyskać dostęp do plików z urządzenia mobilnego i jak je udostępniać, powinieneś wykorzystać Dropbox”. Teraz, gdy przedstawiciele handlowi odwiedzają sklepy na całym kontynencie, mogą natychmiast korzystać z prezentacji PowerPoint, filmów i wszystkich dokumentów, które potrzebują, by dokonać sprzedaży. Nie muszą już przeszukiwać e-maili ani próbować znaleźć plików, które zostały udostępnione w topornych aplikacjach. Poza tym, gdy firma aktualizuje informacje o produktach, warunki sprzedaży albo materiały marketingowe – co zdarza się kilka razy w roku – może przekazać te pliki pracownikom bez ręcznego drukowania lub przesyłania nawet jednego dokumentu. „Naszym celem jest całkowita eliminacja przepływu papierowej dokumentacji” – wyjaśnia Andersgaard. „Dropbox Business zapewnia wspólną cyfrową przestrzeń dla pracowników, w której mogą znaleźć wszystkie informacje, których potrzebują – od aktualnych, pełnych danych sprzedaży, poprzez dokumenty dla nowych pracowników, aż po instrukcje raportowania wydatków”.
„Dzięki Dropbox Business mamy pełną kontrolę nad tym, kto, co, kiedy i jak długo może oglądać. Gdy przyjmujemy nowych pracowników lub staramy się, aby zespół sprzedaży był na bieżąco, możemy przekazać im dokładnie wybrane informacje we właściwym miejscu i we właściwym czasie”.
Rezultaty
Produktywność w parze ze spokojem ducha
Orkla Foods docenia Dropbox Business, ponieważ pozwala jej pracownikom swobodnie poruszać się po świecie – ale również gromadzi pliki firmy bezpiecznie w jednym miejscu. W przypadku zespołu sprzedaży liczącego około 300 osób, muszą czasem zdarzać się przypadkowe usunięcia plików. Jednak, jak mówi Andersgaard – „Dropbox Business naprawdę zapewnia nam spokój ducha. Błędy się zdarzają i świadomość, że możemy odzyskać utracone dokumenty i poprzednie wersje jest bardzo budująca”. Poza tym, że jej pracownicy nie muszą się martwić o utratę ważnych plików, firma może dopilnować, aby właściwe pliki były natychmiast dostępne w każdej sytuacji. „Dzięki Dropbox Business mamy pełną kontrolę nad tym, kto, co, kiedy i jak długo może oglądać” – potwierdza Andersgaard. „Gdy przyjmujemy nowych pracowników lub staramy się, aby zespół sprzedaży był na bieżąco, możemy przekazać im dokładnie wybrane informacje we właściwym miejscu i we właściwym czasie”.
Te historie również mogą Cię zainteresować
Najlepsze dla Twojej firmy rozwiązanie z zakresu udostępniania i przechowywania
lub kup teraz