Firma ta wykorzystuje Dropbox Business, aby zapewnić swoim przedstawicielom handlowym lepszy kontakt podczas pracy zdalnej, aby nie musieli korzystać z papierowych dokumentów i byli na bieżąco z najnowszymi informacjami.
Bardziej eleganckie i nowoczesne prezentacje produktów
Lepsze wsparcie rozproszonych przedstawicieli handlowych
Większy spokój ducha i lepsza kontrola administracyjna
Wyzwanie
Gdy prowadzisz działalność od trzech stuleci, można przywyknąć do patrzenia na to, jak ona ewoluuje. Orkla wraz ze swoimi firmami zależnymi miała już dobre i złe okresy – teraz z kolei rośnie, stając się największym producentem w swoim sektorze w Skandynawii. W ostatnich latach, w miarę ekspansji firmy, jej pracownicy sprzedaży odeszli od procedur biurowych i obiegu papierowych dokumentów na rzecz działalności mobilnej w oparciu o systemy cyfrowe. Firma od dwóch dziesięcioleci korzystała z systemu Lotus Notes, wykorzystując go wraz z bazami danych i platformą e-mailową do udostępniania dokumentów – bez ściśle określonych procedur. Ponieważ coraz więcej pracowników zaczęło pracować w swoich domach, w podróży oraz w centrach dystrybucyjnych Orkla Foods, pojawiła się potrzeba stworzenia prostszego, lepszego systemu udostępniania plików. „Potrzebowaliśmy szybszego sposobu przekazywania informacji do naszych przedstawicieli handlowych oraz bardziej współczesnych metod prezentacji naszych produktów” – mówi szef działu wsparcia sprzedaży Jon-Erik Andersgaard. „Chcieliśmy, aby wszyscy nasi pracownicy w terenie mieli lepszy dostęp do zdjęć i filmów oraz do dokumentów administracyjnych, które wyjaśniają nasze metody pracy”. Orkla Foods podjęła decyzję o przejściu na tablety i mobilną aplikację sprzedaży w oparciu o SAP CRM, ale to stworzyło kolejne problemy związane z procedurami.
„Działanie aplikacji Dropbox bardzo łatwo objaśnić osobom, które dopiero zaznajamiają się z wykorzystaniem urządzeń mobilnych w pracy. Jeśli chcesz, żeby pracownicy zrozumieli, jak szybko uzyskać dostęp do plików z urządzenia mobilnego i jak je udostępniać, powinieneś wykorzystać Dropbox”.
Rozwiązanie
Chociaż tablety pozwoliły pracownikom Orkla Foods na lepszą komunikację podczas pracy zdalnej, pracownicy mieli problemy z udostępnianiem dokumentów poza tradycyjnym środowiskiem biurowym w uzupełnieniu do aplikacji sprzedaży. Potrzebowali aplikacji, która płynniej działałaby z interfejsem tabletu i pozwoliłaby im łatwiej wyświetlać i udostępniać dokumenty. Andersgaard dodaje – „Nasi przedstawiciele potrzebowali platformy zaprojektowanej specjalnie do szybkiego, bezpiecznego udostępniania dokumentów i plików medialnych”. Zespół sprzedaży znalazł rozwiązanie: Dropbox Business. Łatwe do opanowania funkcje aplikacji mobilnej to było dokładnie to, czego szukała Orkla Foods. Jak mówi Andersgaard – „Działanie aplikacji Dropbox bardzo łatwo objaśnić osobom, które dopiero zaznajamiają się z wykorzystaniem urządzeń mobilnych w pracy. Jeśli chcesz, żeby pracownicy zrozumieli, jak szybko uzyskać dostęp do plików z urządzenia mobilnego i jak je udostępniać, powinieneś wykorzystać Dropbox”. Teraz, gdy przedstawiciele handlowi odwiedzają sklepy na całym kontynencie, mogą natychmiast korzystać z prezentacji PowerPoint, filmów i wszystkich dokumentów, które potrzebują, by dokonać sprzedaży. Nie muszą już przeszukiwać e-maili ani próbować znaleźć plików, które zostały udostępnione w topornych aplikacjach. Poza tym, gdy firma aktualizuje informacje o produktach, warunki sprzedaży albo materiały marketingowe – co zdarza się kilka razy w roku – może przekazać te pliki pracownikom bez ręcznego drukowania lub przesyłania nawet jednego dokumentu. „Naszym celem jest całkowita eliminacja przepływu papierowej dokumentacji” – wyjaśnia Andersgaard. „Dropbox Business zapewnia wspólną cyfrową przestrzeń dla pracowników, w której mogą znaleźć wszystkie informacje, których potrzebują – od aktualnych, pełnych danych sprzedaży, poprzez dokumenty dla nowych pracowników, aż po instrukcje raportowania wydatków”.
„Dzięki Dropbox Business mamy pełną kontrolę nad tym, kto, co, kiedy i jak długo może oglądać. Gdy przyjmujemy nowych pracowników lub staramy się, aby zespół sprzedaży był na bieżąco, możemy przekazać im dokładnie wybrane informacje we właściwym miejscu i we właściwym czasie”.
Rezultaty
Orkla Foods docenia Dropbox Business, ponieważ pozwala jej pracownikom swobodnie poruszać się po świecie – ale również gromadzi pliki firmy bezpiecznie w jednym miejscu. W przypadku zespołu sprzedaży liczącego około 300 osób, muszą czasem zdarzać się przypadkowe usunięcia plików. Jednak, jak mówi Andersgaard – „Dropbox Business naprawdę zapewnia nam spokój ducha. Błędy się zdarzają i świadomość, że możemy odzyskać utracone dokumenty i poprzednie wersje jest bardzo budująca”. Poza tym, że jej pracownicy nie muszą się martwić o utratę ważnych plików, firma może dopilnować, aby właściwe pliki były natychmiast dostępne w każdej sytuacji. „Dzięki Dropbox Business mamy pełną kontrolę nad tym, kto, co, kiedy i jak długo może oglądać” – potwierdza Andersgaard. „Gdy przyjmujemy nowych pracowników lub staramy się, aby zespół sprzedaży był na bieżąco, możemy przekazać im dokładnie wybrane informacje we właściwym miejscu i we właściwym czasie”.