Firma zajmująca się projektowaniem cyfrowym wykorzystuje Dropbox Business do uproszczenia i usprawnienia współpracy zdalnego personelu.

UNITiD – najważniejsze rezultaty

Więcej czasu na kreatywność i innowacje

Zwiększona produktywność

Elastyczne procesy pracy mobilnej

Wyzwanie

Tworzenie podstaw dla innowacji

Kreatywność i innowacyjność to siły napędowe atrakcyjnych aplikacji i interfejsów firmy UNITiD. Jednak podczas realizacji projektów niezwykle istotna jest także efektywna współpraca. Ponieważ zespoły składające się z właścicieli, projektantów interfejsów i elementów graficznych, copywriterów oraz programistów działają w różnych lokalizacjach, firma musi w bardzo zdyscyplinowany sposób zarządzać projektami. „Korzystamy ze »zwinnych« metod zarządzania projektami, które cechują się wysokim stopniem iteracyjności i współpracy” – wyjaśnia Matthijs Collard, założyciel UNITiD. „Każdy zespół ściśle współpracuje ze swoim klientem, aby poznać perspektywę użytkownika końcowego, opracować schematy, stworzyć makiety graficzne, zbudować i przetestować działające prototypy oraz dostarczyć ostateczny produkt. Podczas całego procesu stale gromadzimy opinie i dostosowujemy nasze projekty, aby podwyższyć jakość i zwiększyć przydatność tworzonego rozwiązania”. Zarządzanie wieloma obiegami informacji zwrotnej stanowiło wyzwanie, jeśli chodzi o kontrolę wersji plików. Dlatego UNITiD zaczęło szukać rozwiązania do udostępniania plików w chmurze, które dałoby członkom zespołu szybki dostęp do najnowszych plików. Po wypróbowaniu różnych alternatyw firma zdecydowała się wdrożyć Dropbox ze względu na łatwość użytkowania, niezawodność i prostotę. Wraz z rozwojem firmy UNITiD rosły także jej wymagania dotyczące przechowywania plików. Gdy szefowie UNITiD dowiedzieli się, że Dropbox wprowadził nowe rozwiązanie przeznaczone specjalnie dla firm, natychmiast na nie przeszli. „To kwestia zaufania” – wyjaśnia Collard. „Gdy pojawia się nowe rozwiązanie, takie jak Drobpox Business, stworzone przez firmę, na której możemy polegać, od razu się decydujemy”. Ponieważ większość pracowników już znała Dropbox, przejście na rozwiązanie biznesowe było szybkie i bezbolesne. „Wprowadzenie naszej istniejącej kadry do Dropbox Business odbyło się praktycznie natychmiast” – mówi Collard. „A nowi pracownicy uzyskują wszystkie niezbędne informacje w trakcie 30-minutowej sesji, podczas której omawiana jest firmowa struktura folderów i wskazówki dotyczące synchronizacji”.

„To kwestia zaufania. Gdy pojawia się nowe rozwiązanie, takie jak Dropbox Business, stworzone przez firmę, na której możemy polegać, od razu się decydujemy”.

Matthijs Collard, założyciel, UNITiD

Rozwiązanie

Zwiększanie produktywności przez usuwanie barier

Dropbox Business rozwiązał kwestię rosnącego zapotrzebowania UNITiD na miejsce do przechowywania plików, zapewniając również większą elastyczność w obsłudze procesów roboczych. Dzięki możliwości połączenia Dropbox Business z ponad 300 tysięcy aplikacji pracownicy firmy mogą na swoich kontach Dropbox korzystać z plików dowolnego typu oraz je udostępniać. Podczas edycji Dropbox Business automatycznie aktualizuje wszystkie kopie pliku, co znacznie ułatwia zarządzanie jego wersjami. Na przykład UNITiD używa aplikacji o nazwie InVision do tworzenia działających prototypów nowych rozwiązań. Integracja z Dropbox sprawia, że prototypy są aktualizowane z chwilą zapisania plików w Dropbox Business – nie jest konieczne ich dodatkowe przesyłanie. „Jeśli nasi projektanci zmienią prototyp przy użyciu InVision” – wyjaśnia Collard – „Dropbox Business synchronizuje wszystkie powiązane z nim materiały projektowe, ekrany i pliki źródłowe. Pozwala to zaoszczędzić sporo czasu i nigdy nie zawodzi”. Ponadto aplikacja mobilna Dropbox Business zapewnia rozproszonym zespołom UNITiD wygodniejszą kontrolę nad modyfikacjami i codziennymi zadaniami. Jeśli na przykład pracownik zrobi zdjęcia, aby udokumentować wstępne zrzuty ekranu i koncepcje z tablic opracowane podczas sesji roboczych, może je zapisać i później otworzyć przy użyciu Dropbox Business. „Gdy wrzucimy zdjęcia do Dropbox Business, możemy przeglądać je na komórce w pociągu, w domu tego samego wieczora lub w samolocie następnego dnia” – mówi Collard.

„Około 90 procent naszych projektów wymaga współpracy z klientami i innymi podmiotami. Dropbox Business ułatwia pracę z partnerami zewnętrznymi, zachowując przy tym bezpieczeństwo danych”.

Matthijs Collard, założyciel, UNITiD

Rezultaty

Pewne bezpieczeństwo, szybsze postępy

Bezpieczeństwo plików jest równie ważne jak elastyczny dostęp. Aby zapobiec pobieraniu plików przez nieupoważnione osoby, pracownicy UNITiD stosują weryfikację dwustopniową i pilnują łączy udostępnionych. „Około 90 procent naszych projektów wymaga współpracy z klientami i innymi podmiotami” – wyjaśnia Collard. „Dropbox Business ułatwia pracę z partnerami zewnętrznymi, zachowując przy tym bezpieczeństwo danych”. Jednocześnie funkcje kopii zapasowej i odzyskiwania plików zapewniają bezpieczeństwo w krytycznych sytuacjach. „Jeden z naszych współpracowników przypadkowo usunął pozycję »Wszystkie pliki« w Finderze na Maku, co potem zostało zsynchronizowane do Dropbox” – wspomina Collard. „Wszystko zniknęło. Ale dzięki Dropbox Business mogliśmy łatwo się cofnąć i przywrócić wszystkie usunięte pliki”. Mając Dropbox Business, UNITiD może mniej koncentrować się na zarządzaniu plikami, a więcej na tworzeniu przełomowych projektów. Jak podsumowuje Collard: „Największą zaletą Dropbox Business jest to, że nie trzeba zwracać uwagi, gdzie coś jest. Bo zawsze jest. To po prostu działa”.

Najlepsze dla Twojej firmy rozwiązanie z zakresu udostępniania i przechowywania

lub kup teraz