Zarządzanie zespołem zdalnym

Upewnij się, że Twoi pracownicy – zarówno pracownicy biurowi, jak i zdalni – mogą działać i rozwijać się jako skuteczny zespół.

Pokonywanie przeszkód wśród wirtualnych pracowników

Skuteczne zarządzanie zespołem jest kluczem do tego, aby członkowie zespołu – zarówno pracownicy wirtualni, jak i pracownicy biurowi – mogli płynnie pracować jak jeden organizm. Oczywiście, jeśli chodzi zarządzanie wirtualnymi zespołami – łatwiej powiedzieć niż zrobić. Ewidencjonowanie i śledzenie czasu w różnych strefach czasowych i godzinach pracy może być stresujące. Potencjalnym wyzwaniem jest również budowanie zaufania w rozproszonym zespole, który nie ma luksusu w postaci dobrze wykorzystanego czasu spędzonego na spotkaniach twarzą w twarz. Krótko mówiąc, sprawienie, aby wirtualni pracownicy poczuli się docenieni, wydaje się niemal niemożliwe. A wspieranie kultury firmy w środowisku wirtualnym jest tak samo ważne, jak pewność, że możesz poprawiać wydajność pracy.

Brak fizycznej obecności z pewnością może mieć wpływ na członków zespołu i realizację zadań. Jeśli zdalnego członka zespołu nie ma w biurze, może się wydawać, że tak naprawdę nie jest on częścią zespołu. Z kolei osoba pracująca w zupełnie innym kraju może mieć poczucie, że od zespołu oddziela ją cała kultura. Aby pokonać te wyzwania, menedżerowie wirtualnych zespołów są zachęcani do następujących działań:

  • Trzymaj się organizacji częstych i dobrze zaplanowanych spotkań jeden na jeden w aplikacji Zoom
  • Podawaj kontekst dla wniosków i pytań
  • Twórz normy komunikacyjne
  • Zapewnij zespołowi przestrzeń do niezakłóconej pracy indywidualnej oraz współpracy
  • Twórz celowe połączenia
  • Zdefiniuj sukces, aby wszyscy wiedzieli, że dążą do jednego celu

W przypadku braku osobistych interakcji ryzyko zaniedbania wielu kluczowych wartości w ramach kultury firmy jest wysokie. Twoim zadaniem jest dopilnować, aby tak się nie stało. Na szczęście dla Ciebie istnieje wiele świetnych narzędzi, które mogą Ci w tym pomóc.

Łączenie się z wirtualnymi pracownikami za pomocą technologii

To oczywiste, że technologia ma tutaj absolutnie kluczowe znaczenie, ale czy używasz jej we właściwy sposób? Poczta e-mail jest świetnym narzędziem komunikacji, ale jeśli większość Twoich obowiązków wymaga współpracy, czas nie zawsze działa na Twoją korzyść. Nie marnuj go, czekając na odpowiedzi wysyłane w wiadomościach e-mail, podczas gdy inne narzędzia cyfrowe mogą dać Ci tak wiele cennych i łatwo dostępnych wirtualnych możliwości współpracy.

Komunikatory

Każdy pracownik powinien mieć jakieś narzędzie do komunikacji błyskawicznej. Niezależnie od tego, czy Twój zespół korzysta z aplikacji Zoom, czy Slack, jego członkowie mogą pozostawać w kontakcie przez całą dobę, co jest szczególnie przydatne podczas pracy w różnych strefach czasowych. Komunikatory mogą być idealnym rozwiązaniem stale stosowanym w każdym miejscu pracy, niezależnie od tego, czy jesteś w domu, w biurze, czy pracujesz zdalnie z kawiarni. Bycie w stałym kontakcie w czasie rzeczywistym jest niezbędne zarówno do zarządzania zespołem zdalnym, jak i w przypadku zarządzania zespołami w szerszym rozumieniu.

Ważną „regułą łamaczy reguł” dotyczących wiadomości błyskawicznych jest... cóż, próba złamania tychże „reguł”. Chociaż beztroskie, niezwiązane z pracą rozmowy są w pewnym momencie praktycznie nieuniknione, to taka forma koleżeństwa jest również ważnym aspektem budowania wirtualnego zespołu. Dlatego (w granicach zdrowego rozsądku) nie warto dążyć do tłumienia otwartości takich interakcji. Niezobowiązujące i bezpośrednie rozmowy współpracowników mogą (i powinny) w miarę możliwości odbywać się także wirtualnie, jako że wpływają one na motywację zespołu. Jeśli jest to możliwe, upewnij się, że wszyscy pracownicy znajdują się na jednym czacie grupowym, tak aby każdy czuł się częścią zespołu. Zadbaj również o to, aby nowi pracownicy byli zawsze wirtualnie przedstawiani innym. Połączenia wideo to świetny sposób, aby to zrobić. Dzięki nim każdy może pokazać twarz, która ukrywa się za imieniem wyświetlanym na ekranie. Warto więc omówić kilka następujących punktów:

Wideokonferencje

O ile nie jesteś zagorzałym introwertykiem, brak osobistych spotkań może dać Ci sie nieźle we znaki. Oczywiście wiadomości wysyłane na komunikatorze są świetne, ale jeśli współpraca ma polegać na budowaniu trwałych relacji, to wiadomości pisane w milczeniu w pewien sposób nas ograniczają. W końcu większość tego, co mówimy, opiera się na mowie ciała. Pamiętaj więc, aby już pierwszego dnia wyrobić w sobie nawyk korzystania z wideokonferencji ze swoim zespołem.

Proces przedstawiania wirtualnych pracowników powinien być realizowany za pośrednictwem połączeń wideo lub zwykłych połączeń telefonicznych, a nie pozbawionego twarzy i głosu strumienia wiadomości e-mail. Bądź w kontakcie z członkami zdalnego zespołu (indywidualnie lub podczas spotkań zespołowych) w ramach regularnych spotkań za pośrednictwem połączeń wideo. W tym przypadku idealnym rozwiązaniem jest, na przykład, aplikacja Zoom. Dzięki tej aplikacji możesz nie tylko cieszyć się prawdziwymi rozmowami w formie połączeń wideo, ale także udostępniać swój ekran uczestnikom spotkania i wspólnie pracować nad dokumentami bezpośrednio z Dropbox. Te dodatkowe możliwości na dłuższą metę pozwolą Ci zaoszczędzić jeszcze więcej czasu i sprawią, że nadrobisz wszelkie zaległości. Upewnij się, że Twój zespół postrzega spotkania wideo tak samo, jak wszelkie inne rodzaje spotkań, oraz że ma pełną możliwość ich organizowania i brania w nich udziału. Nawiasem mówiąc, nikt nie twierdzi, że każde nadrabianie zaległości musi być poważne. Rozważ wspólne copiątkowe spotkania z zespołem za pośrednictwem aplikacji Zoom – tak, jakbyście umówili się na lunch lub wyskoczyli na drinka na koniec tygodnia pracy.

Śledzenie czasu

Zdalnym pracownikom może być łatwo stracić poczucie czasu lub odpowiedzialności bez struktury biurowej zapewniającej kontrolę. Nawet gdy Twój zespół jest blisko, nieobecność w biurze może i tak wywoływać poczucie braku zaangażowania. Wprowadź w swoim zespole proces śledzenia czasu, aby wszyscy wiedzieli, że odpowiadają za ustalone godziny i wykonywaną w tym czasie pracę. W ten sposób będziesz w stanie rozplanować godziny pracy i dopasować zadania do umiejętności członków zespołu przebywających w różnych strefach czasowych.

Upewnij się, że pracownikom zdalnym przypisano liderów zespołu – tak, by organizacja pracy nadal była przejrzysta. Jasno przedstaw swoje oczekiwania i upewnij się, że wszyscy wykonują przypisane im zadania. Dzięki ustalonym godzinom będziesz mieć również pewność, że zawsze będzie ktoś, z kim zdalni pracownicy mogą się połączyć. Może to być nawet inny wirtualny pracownik wyższego szczebla, którego godziny pracy uzupełniają godziny pracy biura.

Łatwe śledzenie zadań

Po wprowadzeniu procesu śledzenia czasu musisz upewnić się, że Twój zespół działa skutecznie. Właśnie tutaj przydadzą się narzędzia do zarządzania zadaniami. Dropbox, który jest niezbędnym narzędziem do zarządzania projektami, umożliwia tworzenie przejrzystych i łatwych do zaktualizowania list zadań do wykonania. Możesz ustawić terminy z automatycznymi przypomnieniami, aby nikt nie został w tyle. A ponieważ wszystkie informacje są wyraźnie przedstawione w jednym miejscu, wiesz, że każdy członek zespołu może na bieżąco odpowiadać za realizację swoich zadań. Zarządzanie zespołem zdalnym wymaga nieustannego przekazywania bieżących informacji, więc centralna lokalizacja ważnych zadań może naprawdę usprawnić ich realizację.

Telepraca

Nikt nie lubi podróży do pracy w zatłoczonym pociągu lub irytujących korków w godzinach szczytu, ale właśnie te elementy odgrywają ważną rolę. Choć często może to być nieprzyjemne, dojazdy do pracy mentalnie Cię do niej przygotowują i, co najważniejsze, jest to forma bardzo wyraźnego, fizycznego oddzielenia życia prywatnego od zawodowego. Osoby pracujące z domu mogą mieć wrażenie, że w momencie, w którym ich biuro staje się stołem w jadalni, zaciera się granica między życiem prywatnym i zawodowym. Zachęcając członków zespołu do organizowania dnia pracy w wirtualny sposób za pomocą telepracy możesz także pomóc im zachować równowagę między pracą i życiem prywatnym.

Dropbox to idealne rozwiązanie do pracy zdalnej, pozwalające członkom zespołu realizować wszystkie zadania w jednym miejscu. Gdy tylko członkowie zespołu są gotowi do rozpoczęcia pracy, wystarczy, że się zalogują. Pod koniec dnia wystarczy natomiast zamknąć aplikację i dać w ten sposób jasno do zrozumienia, że dzień pracy się skończył. Jest to nie tylko wygodne, ale także tworzy praktyczne, wirtualne środowisko. Tak więc, nawet jeśli używasz tego samego laptopa do pracy i zabawy, w godzinach pracy możesz unikać pokus takich jak media społecznościowe.

Upraszczanie pracy

To naturalne, że rozproszenie zespołów powoduje również zamieszanie w zakresie wykonywanych zadań. Wirtualne zespoły bez wspólnego biura mogą stracić poczucie jednolitości wykonywanych zadań. Nie pozwól, aby tak się stało – wspólna praca jest istotnym elementem funkcjonowania zespołów, niezależnie od ich wielkości i rodzaju. Dropbox Paper pozwala zespołom na edytowanie dokumentów i współpracę w czasie rzeczywistym, dzięki czemu można uniknąć niekończącego się udostępniania plików offline, które można z łatwością stracić. Przydatne szablony notatek ze spotkania ułatwiają zdalnym pracownikom śledzenie przebiegu spotkań, których terminy przypadają poza ich strefami czasowymi. Wirtualni pracownicy, dołączający do spotkań później, mogą zaś w kilka sekund być na bieżąco z tym, co jest omawiane na spotkaniu. Integracja aplikacji z Dropbox zapewnia przejrzystość i usprawnienie pracy, dzięki szerokiej gamie fantastycznych aplikacji do pracy, takich jak Xero i Zapier. Nie trzeba tracić czasu na przeskakiwanie między programami lub przełączanie się między urządzeniami, jeśli narzędzia do współpracy upraszczają całe działanie.

Wskazówki dotyczące zarządzania zespołem zdalnym

Technologia jest świetna, ale ma pewne ograniczenia. Podstawą udanego zdalnego zarządzania zespołem jest silna psychika i prawdziwy duch zespołu. Czy tworzysz przestrzeń, która pozwala na budowanie wirtualnego zespołu i która tworzy poczucie jedności w całej firmie, niezależnie od strefy czasowej lub miejsca pracy?

Oto kilka ważnych kwestii, które pomogą Ci upewnić się, czy Twoja firma naprawdę korzysta z wirtualnej pracy zespołowej.

Musicie tworzyć prawdziwy zespół

To może być bardzo oczywista wskazówka, ale nie zajdziecie daleko jako zespół, jeśli tak naprawdę nie chcecie go tworzyć. Każda korespondencja, każda aktualizacja, każde zdarzenie, które wpływa na zespół wewnętrzny w biurze – wszystko należy udostępniać pracownikom zdalnym. Ma to zasadnicze znaczenie dla wdrożenia poczucia wirtualnej pracy w zespole: żaden mężczyzna ani żadna kobieta nie jest samotną wyspą, nawet jeśli siedzi samotnie w domowym biurze.

Skuteczna komunikacja wynika z faktu, że obu stronom poświęca się tyle samo czasu i uwagi. Niech Twoi wirtualni pracownicy wiedzą, że ich głos liczy się w biurze. Możesz zapewnić ich o tym na różne sposoby – od życzeń urodzinowych składanych pracownikom wirtualnym w całej firmie po upewnienie się, że biorą oni udział w cotygodniowych spotkaniach zespołu. Zarządzanie zespołem wirtualnym nie powinno sprawiać Ci żadnych trudności. Jeśli członkowie zespołu wewnętrznego mogą umówić się na spotkanie jeden na jeden na przykład ze stażystą lub współzałożycielem firmy, upewnij się, że Twój wirtualny zespół też może to zrobić. Połączenia wideo i synchronizacje nie muszą być planowane z kilkudniowym wyprzedzeniem ani przedstawiane jako nadmiernie ważne. Ich głównym celem jest to, aby każdy wiedział, że zawsze może skontaktować się ze swoim zespołem, który jest dostępny i gotowy do pomocy.

Nie traktuj wirtualnych pracowników jak zasobu

Łatwo jest dojść do wniosku, że zdalni pracownicy mają być wykorzystywani „w razie potrzeby”, ale jest to postawa, którą należy zdusić w zarodku. Upewnij się, że zawsze dochodzi do budowania relacji zespołowych. Buduj trwałe relacje ze wszystkimi członkami swojego zespołu, aby wirtualni pracownicy mieli ze sobą równie dobre relacje, jak ci pracujący w jednym miejscu. Praca z wirtualnymi pracownikami nigdy nie powinna być postrzegana jako zadanie wymagające dodatkowego wysiłku.

Nie pozwól, aby zarządzanie wirtualnym zespołem obracało się wokół jednego środka komunikacji: zdalni pracownicy powinni być taką samą częścią zespołu jak pozostali. W ostatecznym rozrachunku zarządzanie zespołem zdalnym nie powinno mieć żadnego wpływu na wyznawane przez Twoją firmę wartości i wysiłki podejmowane w celu integracji całego zespołu. Co więcej, mogą one Ci nawet pomóc – i tak się stanie, jeśli tylko z nich skorzystasz.

Dalej, drużyno!

Jeśli więc Twoja firma chce zbudować wirtualny zespół, upewnij się, że naprawdę jesteście na to gotowi. Dbanie o kulturę firmową jest niezbędne w każdym biurze. W momencie, w którym Twoje biuro przenosi się również do wirtualnego świata, staje się to podwójnie ważne. Przede wszystkim upewnij się, że Twój zdalny zespół jest właśnie tym – zespołem. Zadbaj także o to, by narzędzia do współpracy wspierały każdego pracownika przez cały czas.