Czym jest ścieżka krytyczna?

Wykorzystaj metodę ścieżki krytycznej, by ułatwić sobie pracę i zadbać o to, by Twój projekt zawsze mieścił się w budżecie i wymaganym terminie.

Wyjaśnienie ścieżki krytycznej

Kiedy zarządzasz złożonym projektem, w którym wiele elementów jest ruchomych, a terminy wciąż się zmieniają, może okazać się, że trudno jest zakończyć go na czas i zmieścić się w budżecie. Istnieje szeroka gama narzędzi do zarządzania projektami, które mogą pomóc Ci to osiągnąć, a jednym z nich jest metoda ścieżki krytycznej (CPM).

Czym zatem jest metoda ścieżki krytycznej?

CPM to technika modelowania projektów, którą można wykorzystać do tworzenia analiz, planów i harmonogramów dotyczących złożonych projektów. Zasadniczo metoda ścieżki krytycznej wymaga sformułowania listy wszystkich działań potrzebnych do ukończenia projektu wraz z czasem trwania każdego z tych działań oraz zależności między nimi. Sama ścieżka krytyczna to najdłuższy czas, jaki zajmie Ci ukończenie całego projektu. Daje Ci ona wgląd w to, jak najlepiej zorganizować harmonogram projektu, aby zapewnić jego realizację na czas i przy minimalnych kosztach. Mówiąc prościej, metoda ścieżki krytycznej pomaga zrozumieć optymalną linię czasu ukończenia projektu.

Historia analizy ścieżki krytycznej

Metoda CPM została opracowana pod koniec lat 50. przez Jamesa E. Kelleya z Remington Rand i Morgana R. Walkera z DuPont. Próbowali oni znaleźć sposoby na obniżenie kosztów przestojów w zakładach przemysłowych i ponownego rozpoczynania pracy, spowodowanych nieefektywnym harmonogramem. Doszli do wniosku, że dodatkowych kosztów można uniknąć, dbając o to, by właściwe zadania były wykonywane we właściwym czasie, zamiast dokładania pracy w celu rozwiązania zaistniałego problemu.

Kelley i Walker opublikowali artykuł na temat swoich badań w 1959 roku, chociaż spółka DuPont odsunęła się od projektu po zmianie zespołu zarządzającego, który był za niego odpowiedzialny. Mniej więcej w tym samym czasie Marynarka Wojenna Stanów Zjednoczonych i Booz Allen Hamilton opracowali podobną technikę⁠—PERT (technika oceny i kontroli programu)⁠—tutaj też powstała nazwa "ścieżka krytyczna". Korzenie analizy ścieżki krytycznej sięgają niektórych technik spółki DuPont pochodzących z początku lat 40. ubiegłego wieku, kiedy to spółka przyczyniła się do sukcesu Projektu Manhattan.

Chociaż zainteresowanie spółki DuPont metodą ścieżki krytycznej zmniejszyło się na początku lat 60., kilka innych firm zaczęło ją wykorzystywać do nadzorowania dużych projektów, w tym Mauchly Associates i Catalytic Construction. Początkowo do korzystania z CPM potrzebny był dostęp do nieporęcznych, specjalistycznych komputerów mainframe. W związku z tym koszt zarządzania projektami według metody ścieżki krytycznej stanowił istotną barierę. Jednak po rewolucji komputerowej i wprowadzeniu innowacji w sprzęcie/oprogramowaniu komputerowym, które umożliwiły prowadzenie zarządzania harmonogramem na standardowym komputerze stacjonarnym, wykorzystanie ścieżki krytycznej stało się znacznie bardziej powszechne.

Jak działa ścieżka krytyczna w projekcie?

Pierwszy etap metody ścieżki krytycznej składa się z czterech podstawowych kroków. Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje na ich temat:

  1. Wymień wszystkie zadania/działania: po pierwsze musisz wymienić wszystkie zadania i działania niezbędne do ukończenia projektu w strukturze podziału pracy (WBS). Ogólnie rzecz biorąc, punkt powinien obejmować tylko kluczowe zadania i działania na wyższym poziomie (a nie drobiazgi). Analiza ścieżki krytycznej nie może stać się zbyt złożona, ponieważ uwzględnienie szczegółowego przeglądu działań sprawi, że trudno będzie nią zarządzać.
  2. Oblicz czas trwania każdego działania: po drugie należy obliczyć najdłuższy czas, w którym każde zadanie ścieżki krytycznej ma zostać wykonane. Oczywiście, czas trwania aktywności musi być szacunkowy, więc wykorzystaj swoje doświadczenie, jak również wiedzę kolegów i koleżanek, aby świadomie go ocenić. Każde zadanie należy wymienić według najwcześniejszego terminu, w którym może się ono rozpocząć i zakończyć, nie powodując opóźnienia projektu.
  3. Ustal zależności: następnie zbierz razem wszystkie powiązania miedzy zadaniami, zaznacz momenty, a których jakieś działanie lub poprzednie zadanie określa początek następnego. Aby opracować zależności między zadaniami, podczas tworzenia listy działań zadaj sobie następujące pytania:

    a. Które zadanie należy wykonać przed rozpoczęciem tego zadania?
    b. Które zadanie powinno nastąpić bezpośrednio po tym zadaniu?
    c. Które zadanie powinno zakończyć się w tym samym czasie co to zadanie?
  4. Zaznacz kamienie milowe: na koniec zwróć uwagę na ważne kamienie milowe oraz rezultaty projektu.

Po zebraniu tych wszystkich danych należy skonstruować model do wizualizacji działań w ramach projektu. Istnieje kilka różnych modeli, które można wykorzystać – od prostych wykresów i diagramów sieciowych po diagramy Gantta. Następnie, korzystając z tego modelu, można opracować ścieżkę krytyczną samego projektu. W ramach przypomnienia: ścieżka krytyczna jest to najdłuższa droga zaplanowanych działań do samego końca projektu, jak również najwcześniejsze i najpóźniejsze daty/terminy, w ramach których każde działanie może się rozpocząć bez opóźniania projektu. Pokaże ona również najdłuższy czas trwania projektu aż do jego ukończenia.

Po opracowaniu ścieżki krytycznej można określić, które elementy są kluczowymi czynnościami, a które są całkowicie płynne (mogą się opóźnić bez rozszerzania projektu). Następnie można wykorzystać te informacje do szybkiego śledzenia czasu rozpoczęcia określonych zadań, skrócenia czasu realizacji projektu w razie potrzeby oraz bardziej efektywnego zarządzania ograniczeniami zasobów.

Zalety metody ścieżki krytycznej

Z zastosowania ścieżki krytycznej w projekcie można czerpać kilka wyraźnych korzyści. Przede wszystkim pomaga ona kierownikom projektów określić najważniejsze zadania w ramach projektu. Jeśli którekolwiek z działań na ścieżce krytycznej zacznie się później lub zajmie więcej czasu niż oczekiwano, będzie to miało wpływ na cały projekt. W związku z tym kierownikom projektów przyda się plan projektu, który określa, którymi zadaniami należy zarządzać dokładniej niż innymi. Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę fakt, że analiza ścieżki krytycznej może pomóc w skróceniu czasu realizacji projektu. Po przeprowadzeniu analizy będziesz wiedzieć, które zadania najefektywniej skrócą czas trwania projektu.

Ponadto zarządzanie projektem ścieżki krytycznej może znacznie ułatwić proces oceny ryzyka. Po ustaleniu zależności między zadaniami stosunkowo łatwo jest ustalić, jaki będzie wpływ niedotrzymania terminu na realizację dalszych działań. Ponadto analiza ścieżki krytycznej zapewnia kierownikom projektów idealne narzędzie do pomiaru rzeczywistych postępów projektu w stosunku do oczekiwanych. Dzięki śledzeniu wyników w stosunku do pierwotnej sytuacji wyjściowej można ustalić, w czym tkwi źródło nieefektywności i podjąć kroki w celu ich wyeliminowania.

Czy ścieżka krytyczna jest dla mnie?

Analiza ścieżki krytycznej może być stosowana przy praktycznie każdym rodzaju projektu, w tym w badaniach, inżynierii, rozwoju produktu, rozwoju oprogramowania, budownictwie itp. Jeśli poniższe stwierdzenia są prawdziwe w odniesieniu do projektu, który właśnie rozpoczynasz, metoda ścieżki krytycznej może okazać się odpowiednia:

  • Działania są jasno określone, a ich zakończenie będzie sygnalizować zakończenie projektu.
  • Czynności są uporządkowane i muszą być wykonywane w odpowiedniej kolejności. Na przykład materiały do projektu budowlanego trzeba pozyskać przed rozpoczęciem budowy.
  • Działania można zatrzymywać i uruchamiać niezależnie od siebie w ramach danej sekwencji (poza działaniami z procesu ciągłego przepływu takimi jak rafinacja ropy naftowej).

Jak widać, ścieżka krytyczna w projekcie przyda się wielu branżom i będzie odpowiednia dla wielu projektów. Nie trzeba jednak wprowadzać metody w całości, by z niej skorzystać. Jeśli jest jakiś element CPM, który w Twoim przypadku działa, korzystne może być włączenie go do procesu zarządzania projektem. Koniec końców, zdolność adaptacji jest jedną z kluczowych cech skutecznego kierownika projektu.

Zastosowanie ścieżki krytycznej w zespole

Teraz, gdy wiesz trochę więcej o metodzie ścieżki krytycznej, warto zastanowić się nad tym, jak możesz ją wykorzystać w swojej organizacji. Dropbox oferuje kilka narzędzi, które mogą pomóc we wdrożeniu analizy ścieżki krytycznej. Na przykład Dropbox Paper pomoże Ci zarządzać całym planem projektu z jednego miejsca. Jest to więc idealny sposób na modelowanie ścieżki krytycznej w Twoim projekcie. Po pierwsze wykorzystaj szablony do planowania projektów, aby przeprowadzić członków swojego zespołu przez wszystkie kroki. Następnie przekaż zadania odpowiednim członkom zespołu, stwórz listy zadań do zrobienia, aby zapewnić optymalne tempo realizacji projektu oraz wykorzystaj narzędzia do zarządzania zadaniami, by mieć dokładny wgląd w podział zadań w zespole.

Podsumowanie

Metoda ścieżki krytycznej zapewnia przejrzystość, która daje obraz całego procesu pracy nad projektem – od początku do końca. Określając „ścieżkę krytyczną”, możesz przydzielić zasoby do najważniejszych zadań i zoptymalizować szybkość realizacji i przekazywania klientowi kluczowych elementów projektu.