Co to jest DMAIC?

Poznaj metodologię DMAIC, aby wykorzystywać dane w celu prawdziwej optymalizacji procesów w swojej organizacji.

Co to jest DMAIC?

DMAIC to oparte na danych podejście do rozwiązywania problemów, które pomaga wprowadzać stopniowe udoskonalenia i optymalizacje produktów, projektów i procesów biznesowych. Podejście to zostało opracowane w latach 80. XX wieku w ramach metodologii Six Sigma. Jego autorem był Bill Smith — inżynier pracujący dla firmy Motorola. Podejście Six Sigma zostało zaprojektowane w celu umożliwienia ciągłego doskonalenia procesów produkcyjnych z wykorzystaniem danych i statystyk.

Jakie są poszczególne kroki metody DMAIC?

DMAIC uwzględnia 5 powiązanych ze sobą kroków: definiowanie, pomiar, analiza, doskonalenie i kontrolowanie. Każda faza została zaprojektowana w taki sposób, aby przynosić skumulowany efekt: opierać się na informacjach i danych wygenerowanych w poprzednich etapach i powtarzać się w wielu wersjach.

  • Definiowanie W fazie definiowania ustala się, na czym polega problem i co jest potrzebne, aby uzyskać jego rozwiązanie. W ramach tej części metody DMAIC jasno określa się problem, końcowy cel oraz zakres, jaki jest wymagany, aby ten cel osiągnąć. Ta faza pomaga zrozumieć metodę jako całość, ale także elementy mające kluczowe znaczenie dla jakości, które określa sie terminem „CTQ". Dane wejściowe i wyniki są zazwyczaj przedstawiane za pomocą diagramu SIPOC — SIPOC jest akronimem od angielskich słów „suppliers" (dostawcy), „inputs" (dane wejściowe), „process" (proces), „outputs" (wyniki) i „customers" (klienci). Informacje te są zwykle uwzględniane w dokumencie karty projektu, która określa kształt metody DMAIC.
  • Pomiar Po zrozumieniu problemu związanego z procesem należy opisać sposób obserwowania zmian wprowadzanych do tego procesu. Oczywiście w przypadku podejścia bazującego na danych, posiadanie odpowiednich danych ma kluczowe znaczenie dla metody DMAIC. Celem fazy pomiaru, jako takiej, jest ustalenie bieżącej wydajności procesu i zakresu danych, które będą analizowane. Następnie można skorzystać z planu gromadzenia danych, aby monitorować wydajność w miarę wprowadzania zmian i porównać ją na zakończenie projektu.
  • Analiza Na tym etapie powinny być już dostępne bazowe dane, które można wykorzystać do podejmowania decyzji dotyczących procesu. Jak można się było tego spodziewać — faza analizy jest idealnym czasem do przejrzenia zgromadzonych danych. Na tym etapie opracujesz wspólnie ze swoim zespołem aktualną mapę procesu, wykorzystując zebrane dane, aby zrozumieć, gdzie zaczynają się problemy w Twoim procesie. Mimo że w niektórych projektach Six Sigma wykorzystuje się do tego celu bardziej skomplikowane narzędzia, to diagramy przyczyn i skutków (ang. fishbone diagrams) i wykresy Pareto są całkowicie wystarczającymi i powszechnie stosowanymi metodami przeprowadzania analizy przyczyn źródłowych. Po określeniu kilku przyczyn źródłowych nadchodzi czas na zaangażowanie zespołu. Pozwól członkom swojego zespołu na głosowanie, aby zdecydować na czym powinna koncentrować się Twoja metoda DMAIC.
  • Doskonalenie W końcu nadszedł czas, aby rozpocząć wprowadzanie faktycznych usprawnień do Twojego procesu. W trakcie tej fazy współpracuj ze swoim zespołem, aby znaleźć kreatywne rozwiązania, które można wdrożyć i zmierzyć w ramach metody DMAIC. Na tym etapie kluczowe znaczenie dla Twojego zespołu mają burze mózgów i efektywne spotkania. Kiedy już zostanie wymyślone rozwiązanie, należy je przetestować i sprawdzić jego niezawodność, a następnie je wdrożyć. Powszechną metodą stosowaną w tym celu są cykle PDCA („plan" (zaplanuj) — „do" (zrób) — „check" (sprawdź) — „act" (działaj)), połączone z analizą FMEA (analiza rodzajów i skutków możliwych błędów), co ma na celu przewidzenie ewentualnych problemów. Informacje uzyskane w ten sposób powinny zastać ujęte w szczegółowym planie wdrożenia, który następnie można wykorzystać, aby ukierunkować zastosowanie rozwiązań w Twoim procesie.
  • Kontrolowanie Ostatni krok w metodologii DMAIC może pomóc w zweryfikowaniu opracowanych przez Ciebie rozwiązań i utrzymaniu ich powodzenia w przyszłości. W fazie kontrolowania Twój zespół powinien opracować plan monitorowania i kontroli, aby stale oceniać wpływ wszelkich zmian wdrożonych w procesie. Jednocześnie należy przygotować plan reagowania na wypadek ponownego pogorszenia się wydajności i pojawienia się nowego problemu. Nieocenionym atutem może być umiejętność dokonania retrospektywnej oceny sposobu wprowadzenia usprawnień i opracowanych rozwiązań. W takich momentach kluczowe znaczenie ma posiadanie odpowiedniej dokumentacji dotyczącej procesu wdrożenia zmian i systemu jej wersjonowania.

Jeżeli masz już podstawową wiedzę na temat podejścia DMAIC, być może znasz jeszcze jeden krok wstępny, znany jako faza rozeznania. W ramach tego kroku wybiera się najpierw odpowiedni projekt lub problem do rozwiązania, ponieważ nie wszystkie projekty mogą wymagać tak rygorystycznego podejścia jak DMAIC.

Jakie są zalety DMAIC?

Atrakcyjność Six Sigma i DMAIC w przemyśle polegała na umiejętności wprowadzania podejścia lean manufacturing. Celem tego podejścia było wyeliminowanie strat, wad i nadprodukcji w możliwie największym stopniu. Sama nazwa Six Sigma pochodzi od zastosowanego modelu statystycznego — w statystyce odchylenie standardowe określa się symbolem „sigma" lub σ. Producenci odkryli, że im więcej standardowych odchyleń istniało pomiędzy ich średnimi i akceptowalnymi limitami jakości, tym mniej prawdopodobne było, że przekroczą te limity. Dlatego też sześć sigm (Six Sigma) lub sześć standardowych odchyleń stało się złotym standardem w określaniu limitów produkcyjnych, zmniejszając liczbę wad i optymalizując procesy.

W typowo statystycznym ujęciu jakość Six Sigma oznacza, że wskaźnik wad wynosi 3,4 na milion możliwości w procesach. W niektórych branżach, jak np. firmach farmaceutycznych lub firmach produkujących samoloty, może być stosowany nawet wyższy poziom sigm w produkcji ze względu na możliwe konsekwencje wystąpienia wad.

Takie statystyczne podejście do optymalizacji procesów wraz z innymi metodologiami, jak np. Kaizen, miało kluczowe znaczenie dla optymalizacji produkcji w latach 90. XX wieku i na początku XXI wieku. Jednak jakie zastosowanie ma obecnie DMAIC w innych branżach?

Podstawową zaletą DMAIC jest to, że jest to niezwykle rygorystyczne podejście do rozwiązywania problemów. Eksperymenty z nowymi procesami lub zmianami w przepływie pracy często mogą nie przynosić ostatecznych odpowiedzi na to, co właściwie sie zmieniło, niezależnie od prowadzonej działalności. Jednak stosując DMAIC — które jest podejściem opartym na danych, posiadającym określone cele i etapy i zaprojektowanym w taki sposób, aby umożliwić dokonanie obiektywnej oceny tego, czy zmiany wprowadzone w procesie były pozytywne — możesz lepiej ocenić wymierny postęp. Niezależnie od tego, czy chodzi o określenie faktycznych przyczyń źródłowych Twoich problemów, czy rzeczywistego wpływu Twoich eksperymentów — DMAIC daje Ci dane, aby wykonać te czynności.

DMAIC zapewnia znormalizowane i usystematyzowane ramy do wprowadzania zmian, a jasne 5-etapowe podejście pozwala wszystkim być na bieżąco na każdym etapie metody. To z kolei pozwala na tworzenie dokumentacji podsumowującej wszystkie decyzje i poczynione postępy. Dzięki temu można płynnie przechodzić do kolejnych kroków. Mając ostateczny proces, możesz pomóc zespołom w określeniu ich bieżących celów i kierunku realizowanych przez nich prac.

Jedną z najlepszych rzeczy w DMAIC jest to, że jest to wysoce powtarzalny proces, który ma być kontynuowany. Faza kontrolowania procesu wymaga od właścicieli procesu stałego monitorowania wpływu optymalizacji. Po wdrożeniu planu monitorowania danych, Twoje nowe dane procesowe w naturalny sposób tworzą podstawy do nowej fazy pomiaru. Twój plan reagowania mógłby również współgrać z nową metodą DMAIC w przypadku, gdyby wstępne optymalizacje nie utrzymały wydajności. Metodologia DMAIC, jako taka, jest w stanie stale identyfikować problemy lub wpływ na wydajność, a także zapewnia metodę umożliwiającą natychmiastowe reagowanie na te problemy.

W ten sposób ramy DMAIC zapewniają usystematyzowane podejście, które może poprowadzić Twoją organizację przez powtarzające się, stopniowe optymalizacje procesów biznesowych. Niezależnie od branży, w której prowadzisz działalność, czy wielkości Twojego zespołu lub Twojej organizacji, jest to sprawdzona metoda ciągłego zwiększania wydajności.

Kiedy należy korzystać z DMAIC?

Jak wspomniano wcześniej, powszechnym dostosowaniem do DMAIC jest faza rozeznania: okres, w którym ustala się, czy dany problem jest odpowiedni dla DMAIC. Powodem wykonania tego kroku jest fakt, że DMAIC jest procesem wymagającym wysokiego stopnia dostosowania i wysiłku, a także czasu na zrozumienie. Organizacja musi wdrożyć DMAIC i sprawdzić to podejście w praktyce, aby zobaczyć, jak najlepiej działa dla jej zespołów, branży i w ramach obowiązującej w niej kultury organizacyjnej. Jednocześnie organizacja musi zastanowić się, gdzie najlepiej przydzielić swoje zasoby: któremu procesowi lub zespołowi DMAIC przyniesie najwięcej korzyści?

DMAIC, jako taki, niekoniecznie nadaje się do rozwiązywania każdego problemu. Jeżeli dany problem w procesie można zidentyfikować i dostępne jest proste rozwiązanie poparte przekonującymi danymi, pełna metoda DMAIC może nie być konieczna.

Jednak, kiedy problem występujący w danym procesie jest złożony lub wiąże się z wysokim ryzykiem — być może w przypadku, kiedy nie można pozwolić sobie na obniżenie wydajności — preferowanym rozwiązaniem jest DMAIC. Nawet jeżeli koszty zasobów są wyższe, DMAIC zapewnia, że procedura będzie przestrzegana i nie pominie się kluczowych kroków, co zwiększa szanse na pomyślne wdrożenie.

Optymalizacja procesów z DMAIC

Pierwsze podejście do realizacji projektu DMAIC może być zniechęcające, szczególnie jeżeli w organizacji istnieją poważne problemy, które należy rozwiązać. Kluczową kwestią, którą należy zrozumieć w DMAIC, jest fakt, że nie jest to niestandardowe podejście oparte na najlepszych praktykach dla Twojej organizacji lub Twojego biznesu. Jest to raczej proces odkrywania, który pozwala na znalezienie najlepszych praktyk dla Twoich zespołów i Twojej organizacji poprzez powtarzanie i stopniowe doskonalenie tego procesu. Chociaż nie wszystkie problemy w Twojej organizacji będą wymagać podejścia DMAIC, wdrożenie go może być początkiem wprowadzania prawdziwych zmian i optymalizacji do Twoich procesów, co ostatecznie może doprowadzić do osiągnięcia wymiernego sukcesu przez Twoją firmę.