Czym jest macierz Eisenhowera?

Trafniej nadawaj priorytety zadaniom i lepiej nimi zarządzaj za pomocą macierzy Eisenhowera – narzędzia do zarządzania zadaniami opartego na strategiach i technikach skonstruowanych przez Dwighta D. Eisenhowera.

Czym jest macierz Eisenhowera?

Każdy chce być produktywny – zwłaszcza w pracy. Jednak kiedy w miarę upływu dnia lista zadań staje się coraz dłuższa i pojawiają się nowe pilne sprawy, którymi musisz się zająć, zachowanie produktywności okazuje się coraz trudniejsze. Niezależnie od tego, czy umykają Ci najważniejsze terminy, czy starasz się być na bieżąco z długoterminowymi projektami, to właśnie umiejętność efektywnego ustalania priorytetów może pomóc Ci nadrobić zaległości. Do tego przyda Ci się macierz Eisenhowera.

Zrozumieć macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera – zwana również Skrzynką Eisenhowera lub Macierzą Ważne Pilne – to prosta metoda ustalania priorytetów zadań i zarządzania nimi. Jej nazwa pochodzi od nazwiska Dwighta D. Eisenhowera – generała armii i 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych. Niesamowita produktywność Eisenhowera stała się powszechnie znana – do tego stopnia, że jego podejście do wyznaczania celów i zarządzania czasem od początku było przedmiotem analiz wielu osób, w tym Stephena Coveya. W książce „7 nawyków skutecznego działania” Covey, w oparciu o pomysły Eisenhowera, skonstruował proste narzędzie do ustalania priorytetów zadań – Macierz Eisenhowera.

Czym jest więc macierz Eisenhowera? Zasadniczo jest to strategia, która pozwala zastosować w praktyce następujący cytat przypisywany Eisenhowerowi: „Mam dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Te pilne nie są ważne, zaś te ważne nigdy nie są pilne”. Musisz więc oceniać zadania pod kątem ich pilności i ważności.

Jak działa Skrzynka Eisenhowera?

Firmy i osoby prywatne mogą wykorzystywać Macierz Eisenhowera, by planować, przydzielać i planować codzienne i tygodniowe zadania oraz nadawać im odpowiedni priorytet. Umieszczając zadania w jednej z czterech ćwiartek, możesz określić ich pilność i zdecydować, jak zorganizować ich realizację je w odpowiedni sposób:

  • Pierwsza Ćwiartka: Ważne i pilne (zadania, które należy natychmiast zrealizować) – umieszczone tu zadania powinno się ukończyć jak najszybciej. Zazwyczaj są to prośby pojawiające się w ostatniej chwili. Pojawiają się wskutek nieprzewidzianych okoliczności. Zasadniczo takie zadania powinny być ukończone natychmiast lub tego samego dnia. Są to przypadki takie jak zastąpienie chorego współpracownika lub pojawienie się nieoczekiwanej sytuacji awaryjnej, na przykład zakłócenia łańcucha dostaw.
  • Druga Ćwiartka: Ważne i niepilne (zadania do zaplanowania na później) – znajdują się tu długoterminowe cele/zadania, które są ważne, ale nie mają ścisłego terminu realizacji, w związku z czym można ukończyć je później. W tę kategorię wlicza się zdobycie kwalifikacji zawodowych lub zaplanowanie długoterminowego celu firmy takiego jak na przykład redukcja budżetu.
  • Trzecia Ćwiartka: Nieważne i pilne (zadania, które można przydzielić innym) — te zadania powinny być zrealizowane natychmiast, ale nie są na tyle ważne, by wymagały Twojej uwagi, co oznacza, że mogą być przydzielone innym członkom zespołu. Ta kategoria obejmuje regularną, codzienną pracę czy długie spotkania/rozmowy telefoniczne prowadzone bez wyraźnego celu.
  • Czwarta Ćwiartka: Nieważne i niepilne (zadania, które należy zignorować) – te zadania tylko rozpraszają uwagę zespołu i powinno się ich unikać. W wielu przypadkach możesz je po prostu zignorować lub odwołać. Chodzi tu o sytuacje takie jak spotkania towarzyskie czy za długie przerwy na kawę.

Innymi słowy, wykorzystywanie Skrzynki Eisenhowera może pomóc Ci zaplanować realizację zadań pod kątem ich ważności i pilności. Kiedy zaczniesz analizować zadania w taki sposób, nadawanie priorytetów najważniejszym zadaniom i ich terminowa realizacja będą o wiele prostsze.

Jak odróżnić pilność od ważności?

Nie ma uniwersalnej metody, która pozwoliłaby odróżnić pilność od ważności podczas konstruowania Macierzy Priorytetów, ale warto wziąć tę kwestię pod uwagę. Często wychwycenie tej różnicy w świecie rzeczywistym jest zdecydowanie trudniejsze niż w trakcie konstruowania abstrakcyjnej Skrzynki Eisenhowera. W skrócie: podczas gdy pilne zadania są nieuniknione i wymagają naszej natychmiastowej uwagi, ważne zadania opierają się głównie na planowaniu i długoterminowych celach. Na przykład odebranie telefonu od kluczowego klienta jest pilne, zaś śledzenie najnowszych badań w Twojej branży jest ważne.

Jakie są zalety Macierzy Eisenhowera?

Jedną z głównych zalet Macierzy Ważne Pilne jest łatwość jest wdrożenia. Nie musisz kupować drogiego oprogramowania ani poświęcać dużo czasu na stworzenie takiej macierzy. Ogólnie rzecz biorąc, dzięki Macierzy Priorytetów możesz lepiej zarządzać czasem i ustalać jasne priorytety. Jest to szczególnie przydatne dla osób zajmujących stanowiska kierownicze lub zarządcze, a także dla freelancerów, którzy muszą czasem realizować zadania w ramach różnych projektów i dla różnych klientów.

Jakie są wady Macierzy Eisenhowera?

Macierz Priorytetów ma także kilka wad. Przede wszystkim dokładne określenie ważności zadania jest często dość trudne. Oznacza to, że w efekcie możesz przydzielić dane zadanie niewłaściwej osobie. Może również pogorszyć się jakość wykonywania zadań. Co więcej, należy pamiętać, że nie zawsze można działać natychmiastowo, gdy na horyzoncie są inne pilne zadania. Brak odpowiedniej wiedzy, brak czasu, przepisy, biurokracja czy wiele ważnych i pilnych zadań – te elementy mogą sprawić, że natychmiastowe działanie będzie niemożliwe, a Macierz Priorytetów okaże się nieco mniej skuteczna w zakresie podejmowania decyzji i zarządzania czasem.

Jak wykorzystywać Skrzynkę Eisenhowera do zarządzania zadaniami

Macierz Ważne/Pilne może być doskonałym narzędziem do tego, by zacząć skutecznie zarządzać pracą i projektami. Po przypisaniu zadań do odpowiedniej ćwiartki możesz rozpocząć proces zarządzania czasem, który pomoże Ci terminowo zrealizować ważne zadania. By efektywniej zarządzać listami zadań, możesz na przykład skorzystać z aplikacji Dropbox. Za pomocą naszych narzędzi do zarządzania zadaniami możesz przydzielić nieważne i pilne zadania różnym członkom zespołu i ustalić odleglejsze terminy i przypomnienia dotyczące realizacji ważnych i niepilnych zadań.

Warto również pomyśleć o narzędziach służących do automatyzacji pracy. Automatyzacja konkretnych obszarów to świetny sposób na zarządzanie zadaniami, które należy zrealizować – nie wymaga ona jednak dodatkowego planowania czy analizy. Za pomocą narzędzi i integracji Dropbox możesz przydzielać zadania z Trzeciej Ćwiartki (nieważne i pilne), co pozwoli Ci zaoszczędzić czas. W Dropbox Paper możesz przydzielać zadania członkom zespołu, ustalać terminy ich realizacji i przesyłać je bezpośrednio na karty Trello z plików Dropbox. Dzięki zautomatyzowanym narzędziom do pozyskiwania treści unikniesz czasochłonnych i generujących błędy zadań, które mogą powodować wąskie gardła. W ten sposób zapewnisz sobie i swojemu zespołowi większą wydajność w przyszłości.

Ponadto, by zapewnić sobie lepsze wyniki, warto rozważyć połączenie Skrzynki Eisenhowera z innymi metodami zarządzania czasem. Na przykład Eat the Frog (ang. Zjedz tę żabę). Nazwa tej metody wzięła się od powiedzenia Marka Twaina, który stwierdził: „Jeśli masz za zadanie zjeść żabę, najlepiej będzie zrobić to rano”. W kontekście biznesowym oznacza to, że najpierw powinno się realizować najbardziej złożone zadania, a dopiero potem przechodzić do tych mniejszych. Pozwala to na ustalanie priorytetów zadań na podstawie różnych czynników takich jak, na przykład, terminy. Istnieje również metoda ABCDE, która zasadniczo opiera się na przypisywaniu zadaniom odpowiednich liter w zależności od ważności zadań. Następnie realizuje się te zadania w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego.

Podsumowanie

Skrzynka Eisenhowera może być niezwykle skutecznym narzędziem do zarządzania zadaniami i czasem. Efektywne ustalanie priorytetów zadań może pomóc Ci poprawić wydajność pracy, wyeliminować czynności, które marnują Twój czas oraz wyznaczyć długoterminowe cele biznesowe.