Czym są schematy blokowe i jak ich używać?

Dzięki schematom blokowym można w jasny sposób wizualizować skomplikowane przepływy pracy, podkreślając wąskie gardła i braki w efektywności.

Czym jest schemat blokowy?

Schemat blokowy jest diagramem, który zazwyczaj przedstawia jakiś proces, system lub algorytm komputerowy. Często korzysta się z niego, by dokumentować, planować, udoskonalać lub wizualizować wieloetapowe przepływy pracy. Tworzenie schematów blokowych może pomóc w ustalaniu celu i zakresu danego przepływu pracy, a także w wyznaczaniu następujących po sobie ważnych zadań. Sposób ten został pierwszy raz wykorzystany w roku 1921, kiedy to inżynierowie przemysłowi, Frank and Lilian Gilbreth, zaprezentowali Amerykańskiemu Stowarzyszeniu Inżynierów Mechaników (ASME) graficzny schemat blokowy procesu. Popularność schematów blokowych wzrosła w latach 20. i 30., a Art Spinanger i Ben S. Graham stali się najbardziej uznanymi zwolennikami tego systemu. W oparciu o badania Gilbrethów, ASME przyjęło w 1947 roku system symboli schematów blokowych procesu. W roku 1949 zaczęto wykorzystywać schematy blokowe do planowania działania programów komputerowych. I chociaż w dzisiejszych czasach akurat to robią za nas pseudokody, schematy blokowe wciąż są popularnym i potężnym narzędziem zwiększającym produktywność.

Współczesne schematy blokowe wykorzystują różne kształty w celu uwydatnienia konkretnych elementów przepływów. Zawierają one również strzałki i linie przepływu, które opisują kolejne sekwencje. Schematy blokowe mogą obejmować zarówno proste, ręcznie rysowane diagramy, jak i skomplikowane, generowane komputerowo wzory – w zależności od potrzeb użytkowników.

Co przedstawiają różne kształty schematów blokowych?

Jeśli kiedyś już widziałeś(aś) przykłady schematów blokowych, być może zauważyłeś(aś), że wykorzystują one różne kształty. Choć może się wydawać, że ich dobór jest dowolny, te kształty w rzeczywistości symbolizują zdefiniowane wcześniej procesy i podprocesy. Podczas gdy szczegółowe diagramy schematów blokowych (szczególnie te wykorzystywane przy programowaniu) wykorzystują szeroki zakres symboli, te prostsze często wymagają jedynie kilku kształtów. Oto kilka najczęstszych symboli schematów blokowych:

  • Symbol wykonawczy: ten symbol występuje w postaci prostokąta i przedstawia jeden krok w całym procesie. To najczęściej wykorzystywany kształt w schematach blokowych.
  • Symbol początku (startowy) lub końcowy: To symbol w postaci zaokrąglonego prostokąta. Pojawia się on zarówno na początku, jak i na końcu sekwencji schematu blokowego.
  • Symbol warunkowy: Symbol w kształcie rombu, wskazujący pytanie, na które należy odpowiedzieć (zazwyczaj tak/nie bądź prawda/fałsz). Po tym symbolu schemat rozgałęzia się, wskazując dwie różne drogi powiązane z każdą odpowiedzią.
  • Symbol wejścia/wyjścia: symbol w kształcie równoległoboku, który przedstawia dane (czyli wykorzystane lub wygenerowane zasoby), które są wprowadzane do procesu lub z niego wyprowadzane.

Chociaż można oczekiwać, że większość schematów blokowych będzie wykorzystywać właśnie te ustalone symbole, to tworząc swoją mapę procesu, a zwłaszcza przygotowując dokument wyłącznie na własny użytek lub dla zespołu wewnętrznego, możesz zignorować te zasady, bowiem najważniejsze jest to, by Twoi odbiorcy Cię zrozumieli. Jeśli jednak korzystasz z symboli w niekonwencjonalny sposób, najlepiej zachować spójność, by uniknąć nieporozumień.

Jak używać schematów blokowych?

Schematy blokowe są uniwersalnym narzędziem o szerokim zakresie zastosowań. Zasadniczo diagramy blokowe procesu wykorzystywane są do:

Upraszczania i wizualizowania złożonych systemów i pomysłów

Kształty, kolory i linie kierunkowe schematów blokowych znacznie ułatwiają zrozumienie różnych systemów i pomysłów, dzięki czemu nie trzeba tworzyć przerażających ścian zapisków, które często zawierają rozbudowane oceny procesów biznesowych. Rozbijając procesy i pomysły na mniejsze części, dużo łatwiej jest zarządzać analizą procesów i oceniać wszystko z szerszej perspektywy.

Dokumentowania, planowania i dostosowywania procesów w celu stworzenia wspólnej perspektywy

Pracując z zespołem, łatwo jest skupiać się wyłącznie na obszarach, za które jesteśmy bezpośrednio odpowiedzialni. Współpraca z wykorzystaniem schematów blokowych może pomóc rozbić silosy, gdyż pozwala na wzmocnienie ważności celu, który stara się osiągnąć cały zespół. Umożliwienie całemu zespołowi spojrzenia na problem z tego samego punktu widzenia może zdecydowanie pomóc mu wspólnie znaleźć rozwiązanie.

Organizowania pracy zespołu, identyfikowania zastojów i współpracowania w celu usprawnienia procesów

Czasami wizualizacja oczekującego na wykonanie zadania i sprawdzenie, kto jest za nie odpowiedzialny, może pomóc natychmiast zidentyfikować problemy w danym procesie. Możesz dzięki temu zobaczyć, że któryś członek Twojego zespołu ma za dużo pracy lub wolny czas, który może zostać lepiej spożytkowany. Starannie nakreślając cel każdej części danego procesu, możesz z łatwością ocenić, które elementy są naprawdę niezbędne, a które powinny być dopracowane.

Szybkiego śledzenia postępów w jednym centralnym miejscu, będącym źródłem informacji

Schematy blokowe, najczęściej te szczegółowe i skomplikowane, zazwyczaj występują w formie dokumentów, które nawiązują do poprzednich etapów procesu przepływu pracy. Świadomość, że masz jeden główny dokument, który opisuje każdy szczegół i każdą fazę produkcji, może okazać się nieoceniona, zarówno podczas produkcji, jak i w trakcie analizy procesu po jego zakończeniu. Schematy blokowe używane jako narzędzia do śledzenia i oceny pomogą Ci zyskać pewność, że proces przebiega płynnie, ponieważ będziesz wiedzieć, które elementy zadań są ruchome i które części procesu mogą pójść nie po Twojej myśli.

Mimo że schematy blokowe mają szerokie zastosowanie, zdarzają się sytuacje, w których konieczne jest wykorzystanie konkretnego rodzaju schematu blokowego. Diagramy poziome, pionowe lub przekrojowe podkreślają procesy przepływu pracy, przyporządkowując je do podzielonych na kategorie kolumn. Te kategorie to zazwyczaj stanowisko, dział lub etap procesu. Wyobraźmy sobie to jako basen, w którym konkretne kategorie znajdują się w różnych kolumnach (torach). Diagramy poziome i pionowe nie zawsze są konieczne, ale mogą być bardzo pomocne, gdy chcemy szybko porównać zapotrzebowanie w ramach różnych obszarów procesu. Z kolei diagramy przepływu danych różnią się od ogólnych schematów blokowych tym, że nie narzucają one żadnych zasad związanych z podejmowaniem decyzji ani nie wykorzystują pętli czy kontroli przepływu. Skupiają się one natomiast na tym, jak dane przemieszczają się w systemie, a szczególnie na tym, skąd pochodzą, gdzie się kierowane i jak są przechowywane.

Kolejnym rodzajem schematu blokowego jest Notacja i Model Procesu Biznesowego (BPMN). To standard graficznego opisywania procesów biznesowych. Stał się on przyjętym językiem modelowania wizualnego do analizy biznesowej. Obejmuje pewne konwencje i sprawdzone procedury, których należy przestrzegać. Mimo że opiera się na podobnych technikach schematów blokowych, BPMN znajduje swoje zastosowanie wyłącznie w procesach biznesowych i nie używa się go do innych celów.

Chociaż istnieje bardzo wiele rodzajów schematów blokowych, nie są one jedynym sposobem na wizualizację informacji. Diagramy, które na pierwszy rzut oka i ze względu na podobieństwo kształtów i linii przepływów mogą wyglądać jak schematy blokowe, często są zupełnie innymi narzędziami. Diagramy posiadające pewne cechy charakterystyczne, które mogą być wykorzystywane w bardzo konkretnych sytuacjach, nazywamy na przykład drzewkami decyzyjnymi, mapami myśli, osiami czasu czy diagramami typu „rybi szkielet”.

Jak stworzyć schemat blokowy?

Schemat blokowy może być zarówno prosty, jak i złożony – w zależności od tego, czego potrzebujesz. Możesz opisać proces techniczny za pomocą dedykowanego oprogramowania zaprojektowanego zgodnie ze standardami w danej branży lub wyciągnąć brudnopis i zacząć rysować kształty połączone strzałkami. Wybór naprawdę należy do Ciebie. Jeśli chcesz rozpisać proces biznesowy lub zarządzać pracą w zespole, może warto przemyśleć możliwość zapisywania i udostępniania swoich planów. Do tego przyda Ci się dedykowane oprogramowanie do schematów blokowych takie jak, na przykład, Lucidchart. To narzędzie może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi wizualizować skomplikowane procesy i upraszczać skomplikowane przepływy pracy.

Lucidchart oferuje schematy blokowe, mapy myśli, schematy organizacyjne i wszelkie inne diagramy i wizualizacje techniczne, które zapewniają Ci możliwość natychmiastowego opisywania procesów i dobry wgląd w organizację pracy zespołu. Integracja Lucidchart z Dropbox Paper sprawia, że możesz bezproblemowo przeglądać dokumenty Lucidchart i z łatwością udostępniać je swoim współpracownikom – bezpośrednio z poziomu Dropbox. Nie wymaga to konfiguracji – wystarczy wkleić link do publikowania Lucidchart do dokumentu Paper, a Dropbox Paper automatycznie wygeneruje podgląd wizualizacji. Oznacza to, że członkowie Twojego zespołu mogą dodawać komentarze i wprowadzać zmiany w czasie rzeczywistym w każdym udostępnionym dokumencie, mając jednocześnie pewność, że wszyscy pracują nad najbardziej aktualną wersją pliku. Opisywanie nawet skomplikowanych procesów jest znacznie prostsze dzięki możliwości łatwego udostępniania opisów schematów blokowych osobom uczestniczącym w procesie. Dzięki temu zyskasz pewność, że nic nie jest pominięte.

Schematy blokowe mają bogatą historię i są ponadczasowym narzędziem służącym do oceny najróżniejszych systemów. Jeśli zdarzy się, że utkniesz w procesie, spróbuj rozrysować mapę przepływu pracy. Może się okazać, że rozwiązanie jest cały czas na wyciągnięcie ręki.