Jak się skupić na pracy?

Dowiedz się, jak polepszyć koncentrację w pracy dzięki przydatnym wskazówkom, które zwiększą skupienie Twoje i Twojego zespołu.

Maksymalny czas skupienia i sposoby na polepszenie koncentracji

Po tygodniach wykonywania zbyt wielu zadań bez poświęcania im należytej uwagi masz za sobą niekończące się pasma nieprzespanych nocy i ciężkich poranków. Nagle pewnego dnia musisz maksymalnie skupić się na jednym ważnym zadaniu i po prostu nie jesteś w stanie tego zrobić. Wiedza na temat sposobów polepszenia koncentracji w pracy jest bardzo ważna, ale jak to zrobić, kiedy jesteś już wypalony(a)?

Niezależnie od tego, czy w dzieciństwie był z Ciebie urwis, który wiercił się w szkolnej ławce, czy mól książkowy, który nie miał żadnego problemu ze skupieniem, jako osobie dorosłej i tak może być Ci trudno stale utrzymywać zaangażowanie w pracy.

Jednak teraz wszystko zależy od Ciebie: w środowisku pracy Twoje zarządzanie czasem, proces podejmowania decyzji czy ściśle ustalony czas koncentracji są tylko Twoje. Przerwy w koncentracji mogą negatywnie wpłynąć zarówno na małe, jak i na duże zespoły. A jeśli jesteś freelancerem lub właścicielem małej firmy, wiedza na temat tego, jak skupić się na pracy i jednocześnie zarządzać wieloma projektami gwarantuje, że każdy wysiłek włożony w prowadzenie działalności się zwróci.

Poprawa koncentracji pomagająca realizować zadania pomimo trudności może być satysfakcjonująca sama w sobie. Nie tylko będziesz cieszyć się lepszymi wynikami – prawdopodobnie zauważysz też, że Twój ogólny styl życia również zmienił się na lepsze. Często główną przyczyną niezadowolenia pracowników jest brak równowagi między pracą a życiem prywatnym. Badania wykazały, że kluczem do utrzymania tej równowagi może być zwiększanie produktywności, nie zaś skupianie się na proporcjach między pracą a życiem prywatnym. I oczywiście lepsza koncentracja ostatecznie zaczyna się w domu.

Jak poprawić koncentrację dbając o lepszą jakość snu

Niezależnie od tego, jakie masz cele – ukończenie projektu, zawarcie umowy czy uporządkowanie zaległych dokumentów – dobrej jakości sen jest koniecznością. Nie zrobisz wiele, a przynajmniej nie zrobisz tego dobrze, jeśli będziesz wyczerpany(a). Istnieje wiele dowodów na to, że sen wpływa na naszą produktywność. I nic dziwnego, że najbardziej produktywni geniusze świata robili sobie krótkie drzemki, by zachować odpowiedni poziom energii. Jeśli kierujesz zespołem, Twój czas jest prawdopodobnie zbyt cenny, aby poświęcać go na popołudniowe drzemki, ale nadal warto się upewnić, czy odpowiednio wypoczywasz w nocy lub nawet czy wykorzystujesz wszystkie możliwości w ciągu dnia, by odpocząć. Jeśli Twój zespół pracuje zdalnie lub jest rozproszony na kilku piętrach, możesz ulegać pokusie biegania między działami i przeskakiwania między urządzeniami, aby kontynuować realizację projektu. Na szczęście dzięki Dropbox nie musisz nigdzie biegać. Co więcej, choćby 5 minut przerwy, aby usiąść i zebrać myśli, może zdziałać cuda dla swojej koncentracji i sprawności umysłu.

Sen to dla Twojego ciała i umysłu niezbędny czas na odpoczynek i regenerację sił po dniu pracy. Zalecana ilość snu dla przeciętnej osoby dorosłej to 7-9 godzin dziennie. Krótszy sen może powodować bezsenność, a dłuższy – niski poziom energii. Może się wydawać, że dzięki nadgodzinom uda Ci się poradzić sobie z nawałem pracy i odeśpisz w weekend, ale ostatecznie jest to sprzeczne z intuicją.

Upewnij się, że każdej nocy stosujesz się do zasad higieny snu. Przed pójściem spać zablokuj połączenia telefoniczne i SMS-y i, jeżeli to możliwe, zostaw telefon w zupełnie innym pokoju. Poświęć ten czas wyłącznie na relaks i odprężenie. Jeśli pod koniec dnia pozwolisz sobie na prawdziwą regenerację swojej energii umysłowej, następnego dnia obudzisz się wypoczęty(a) i gotowy(a) do pracy.

Jak się skupić na pracy za pomocą świadomego myślenia

Koncepty takie jak „deep work" (praca głęboka), czy „deliberate practice” (celowe ćwiczenie) opierają się na idei opanowania własnego umysłu. Ćwiczenie świadomości myślenia coraz częściej jest postrzegane jako klucz do produktywności.

Wyobraź sobie golfistę ciągle ćwiczącego zamach golfowy. Bez świadomości myślenia czynność zamachu jest niczym więcej, jak automatycznym nawykiem, gdyż golfista codziennie powtarza tyle samo zamachów, aby wykonać założoną liczbę powtórzeń. „Deliberate practice” (celowe ćwiczenie) wymaga przeanalizowania każdego zamachu tak, aby każdy kolejny był coraz lepszy – aby osiągać poprawę małymi, ale przemyślanymi krokami.

Miejsce pracy co prawda nie jest polem golfowym, ale panują tu podobne zasady. Zamiast iść do biura i mieć nadzieję, że sama siła woli i wysoki poziom energii sprawią, że Twój dzień będzie udany (co nie jest możliwe), przyjrzyj się uważniej każdej części swojego dnia.

Czy codziennie wstajesz o tej samej godzinie? Czy masz wystarczająco dużo czasu, aby się wykąpać i ubrać? Czy poświęcasz odpowiednią ilość czasu na zjedzenie śniadania, które nie jest górą cukru na talerzu? Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, proces poprawy koncentracji zaczyna się już na tym etapie. To jest tak proste. Podsumowując: możesz poprawić koncentrację w pracy już dzięki poprawie swojej porannej rutyny.

„Deep work" (praca głęboka) działa na podobnej zasadzie i wymaga skupienia całej swojej uwagi na jednym zadaniu po wyeliminowaniu czynników rozpraszających. Dołożywszy starań, aby przed pójściem spać odciąć się od telefonu i utrzymać swoją poranną rutynę, możesz z łatwością czerpać z tych przyzwyczajeń i przełożyć je na zarządzanie swoją pracą, a nawet pomóc swojemu zespołowi również wdrożyć te rewolucyjne zmiany.

Świadomość myślenia buduje umiejętność rozpoznawania – i porzucania – złych nawyków oraz zastępowania ich dobrymi. To istotny sposób na poprawienie wydajności. W końcu nikt nie spodziewa się wspaniałego dnia w pracy, jeśli dotrze do niej podenerwowany i głodny po nerwowej i pośpiesznej podróży.

Poprawa wydajności pracy dzięki narzędziom cyfrowym

Gdy już zaczniesz poprawiać koncentrację od podstaw, czyli od swoich codziennych nawyków, możesz zacząć korzystać z zewnętrznych narzędzi. Jeśli wszyscy pracownicy będą dbać o sen poza godzinami pracy, korzystanie z narzędzi cyfrowych może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi utrzymać koncentrację i lepiej organizować pracę w biurze.

Korzystanie z Dropbox Business przez Twój zespół może pomóc Ci to osiągnąć. Nie będzie już potrzeby przeskakiwania między folderami, oknami i urządzeniami lub biegania między działami w celu znalezienia plików danego członka zespołu. W przypadku gdy liczy się czas, Dropbox jest podstawowym środkiem cyfrowym, który pozwala Ci znaleźć wszystko, czego potrzebujesz, w jednym miejscu. Narzędzia cyfrowe to nie tylko niezawodna pomoc w zarządzaniu czasem i zespołem, ale także zapewnienie większej odpowiedzialności. Praca z plikami i wzmianki w Dropbox Spaces gwarantują, że zawsze będziesz wiedzieć, jakie zadania mają do wykonania członkowie zespołu oraz które z tych zadań są najpilniejsze.

Nigdy więcej wymówek typu „Notatka służbowa mi umknęła”. I nigdy więcej marnowania czasu na bieganie po biurze i wypytywanie, kto i za co jest odpowiedzialny – i przy okazji na rozpraszanie się pogawędkami po drodze. Będąc skupionym w jednym miejscu, masz większe szanse na bycie produktywnym i jednocześnie na cieszenie się tym, co robisz. 

Spróbuj cyfrowego detoksu

Narzędzia cyfrowe mogą być świetnym rozwiązaniem, ale istnieje różnica między wydajnymi narzędziami do pracy takimi jak Slack lub Trello, a rozpraszającą nas rozrywką, taką jak media społecznościowe lub SMS-y. Wydajność w miejscu pracy polega na ciągłym zaangażowaniu i koncentracji. Możesz błyskawicznie wyeliminować źródła rozproszenia, które niekorzystnie wpływają na Twoją produktywność, wyciszając powiadomienia od znajomych i obserwujących. Nie wpadaj w pułapkę pt. „tylko szybko zerknę", ponieważ nie trzeba nawet patrzeć na jakąś wiadomość, aby o niej myśleć i sprawić, żeby Cię rozpraszała.

Jeśli o 9:00 rano myślisz tylko o powiadomieniach w mediach społecznościowych, z pewnością stracisz motywację do pracy, gdy o 9:05 do Twojej skrzynki odbiorczej trafi najnowszy arkusz kalkulacyjny. To samo może dotyczyć setek różnych programów, z których codziennie korzystasz. Jednak inteligentny obszar roboczy Dropbox zapewnia Tobie i Twojemu zespołowi centralny dostęp do wszystkich najważniejszych aplikacji i plików, na dobre eliminując w ten sposób potrzebę przeskakiwania między aplikacjami i platformami. Możesz po prostu przenieść plik z komunikatora Slack bezpośrednio na tablicę Trello Twojego zespołu – bez konieczności przeszukiwania kart przeglądarki przez którychkolwiek z jego członków. Dzięki Dropbox możesz uniknąć rozpraszania uwagi będąc nadal online.

Współpracuj i słuchaj

Współpraca to kolejny obszar, który również może zmniejszyć koncentrację. Nawet jeśli doskonale pracujesz z kilkunastoosobowym zespołem, niekończące się powiadomienia i pytania powodują ciągłe rozproszenie. Jednak dzięki odpowiednim narzędziom zwiększającym produktywność praca grupowa może być ekscytująca i zabawna, nie zaś irytująca. W Dropbox możesz pozostać w stałym kontakcie ze swoim zespołem, dodawać komentarze i przypisywać zadania z poziomu różnych aplikacji i narzędzi, dzięki czemu umiejętność pracy w zespole zaczynasz mieć we krwi. W Dropbox Paper możesz zespołowo tworzyć i edytować pliki, dodawać terminy wykonania zadań, prosić o udostępnienie plików w bezpieczny sposób i usprawniać przepływ pracy – a to wszystko przy pełnym wglądzie w to, czym dokładnie zajmują się inni. Zwiększając wydajność, możesz dodawać krótkie przerwy, tak aby zespół mógł się przegrupować w trakcie bardzo stresujących dni. A jeśli pracujesz w pojedynkę, te narzędzia mogą Ci pomóc zarówno być na bieżąco z listą zadań, jak i bezpiecznie zachęcać klientów do dzielenia się opiniami.

Zachowaj skupienie

Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak polepszyć koncentrację, ważne jest, by zrozumieć, że koncentracja nie dotyczy tylko pracy. Ćwicząc świadomość myślenia w życiu codziennym – od chwili, w której rano zadzwoni budzik, do momentu, w którym Twoja głowa wieczorem opada na poduszkę – możesz radykalnie poprawić zdolność koncentracji. Ostatecznie więc staniesz się w pracy bardziej wydajny(a), wydobywając ze swojego zespołu, to co najlepsze. A wszystko to da Ci jeszcze więcej radości.