Jak skanować dokumenty

Niezależnie od tego, czy jesteś cyfrowym nomadą czy znającym się na technologii rodzicem, na pewno miewasz potrzebę szybkiego tworzenia cyfrowych wersji papierowych dokumentów i odczytywania ich na komputerze lub telefonie. Przygotowaliśmy krótki przewodnik po najpopularniejszych metodach skanowania dokumentów.

Kiedy warto korzystać ze skanera?

Choć wiele dokumentów i plików jest obecnie cyfrowych, to skanowanie wciąż bywa konieczne. Sporo rzeczy skanuje się, by zachować je na dłużej, na przykład:

  • papierowe zdjęcia rodzinne
  • odręczne notatki
  • dokumentację medyczną i finansową
  • paragony za wydatki osobiste lub służbowe
  • umowy i faktury
  • zdjęcia i dokumenty tożsamości
  • wycinki z gazet i magazynów
  • szkice i projekty.

Wszystkie te rzeczy są częścią naszej codzienności – osobistej i zawodowej. Istnieje wiele nowoczesnych rozwiązań, dzięki którym skanowanie jest dużo szybsze, wygodniejsze i prostsze niż kiedyś.

Skanowanie na urządzeniu wielofunkcyjnym

Większość drukarek – oprócz tych przedpotopowych – ma również funkcję skanera, a nowoczesne modele umożliwiają przesłanie skanu na e-mail. Jeśli chcesz zeskanować dokument w pracy lub w lokalnej bibliotece, to masz zapewne dostęp do drukarek i kserokopiarek robiących wysokiej jakości skany. Urządzenia te są zwykle łatwe w obsłudze, ale też często drogie. Na takich urządzeniach szybko zeskanujesz też wiele stron naraz. Może się jednak okazać, że Twoja domowa drukarka nie jest najlepszym rozwiązaniem, bo proces skanowania dokumentów z jej użyciem jest czasochłonny i mało wydajny.

Zależnie od modelu urządzenia wielofunkcyjnego skanowanie może się wiązać z różną liczbą kroków. Na niektórych modelach dokument zostanie zeskanowany i przesłany na komputer, z którym połączone jest urządzenie. Nowocześniejsze drukarki i kserokopiarki często pozwalają ustawić rozmiar i typ pliku, skan kolorowy lub czarnobiały, a następnie wybrać użytkownika lub dodać adres e-mail do przesłania skanu. Zwykle skany z kserokopiarek przesyłane są w formacie PDF, ale urządzenie może Ci też dać możliwość wyboru formatu .jpeg lub .png.

Korzystanie ze skanera

Skanowanie na domowym skanerze jest bardzo łatwe. Jednak niektóre modele mogą nie mieć opcji wysyłania skanu na e-mail lub wysyłki pliku w formacie PDF. Po zakupie domowego skanera może być potrzebna dodatkowa konfiguracja ustawień fabrycznych, by skany miały odpowiednią rozdzielczość i były robione w wybranej przez Ciebie gamie kolorystycznej.

Zmiana ustawień może też być przydatna, by osiągnąć idealny rezultat podczas skanowania różnych typów dokumentów. Listy i dokumenty A4 skanuje się dość łatwo. Jeśli jednak skanujesz dzieło sztuki, to może się okazać, że jest za duże, by zmieścić się w skanerze lub że kolory nie odpowiadają temu, co widać w oryginale.

Jak skanować dokumenty telefonem z systemem Android lub iPhonem

Skanowanie i przesyłanie skanów na komputer to jedno, ale co, jeśli co jakiś czas pracujesz z domu i nie chcesz inwestować w skaner, z którego tylko czasem skorzystasz? Skanowanie z użyciem urządzeń mobilnych to łatwa i tania alternatywa, która pozwala szybko skanować dokumenty i zapisywać skany jako pliki do odczytu. Zamiast układać w stos dokumenty i przepuszczać je przez kserokopiarkę, możesz po prostu zrobić im zdjęcie urządzeniem mobilnym. Następnie możesz użyć aplikacji do skanowania do przekonwertowania zdjęć na wysokiej jakości skany, które prześlesz na e-mail w formacie PDF, PNG lub jako pliki innego typu. To rozwiązanie umożliwia Ci codzienne skanowanie dokumentów w nowy sposób bez konieczności wyjścia do biblioteki czy inwestowania w wyposażenie domowego biura.

Na przykład aplikacja Dropbox ma funkcję skanowania dokumentów, która pozwala automatycznie zapisywać skany na koncie Dropbox. Dzięki temu masz do nich od razu dostęp na komputerze i na urządzeniu mobilnym. Jeśli chcesz zrobić cyfrowe kopie rodzinnych zdjęć, wystarczy kilka kliknięć na telefonie, by przemienić zdjęcia papierowe w skany tej samej jakości, które przechowasz w cyfrowej bibliotece zdjęć. Jeśli obawiasz się, że będzie Ci trudno zrobić porządek w dokumentach zeskanowanych telefonem, to zdaj się na technologię OCR, wykorzystywaną również w naszej aplikacji do skanowania dokumentów. W ramach OCR zeskanowany tekst z dokumentu jest konwertowany na tekst z funkcją wyszukiwania. Dzięki temu łatwo odnajdziesz zeskanowane dokumenty wpisując słowo kluczowe w wyszukiwarce na swoim koncie Dropbox.

Zalety skanowania na urządzeniach mobilnych

Skanowanie z użyciem urządzeń mobilnych pozwala cieszyć się wygodą szybkiego skanowania bez potrzeby kupowania specjalnych urządzeń. Funkcja skanowania w aplikacji Dropbox wykorzystuje sprytną technologię, dzięki której dokumenty wyglądają po zeskanowaniu równie dobrze na urządzeniach, co na papierze. Do tego nie musisz już się martwić zagubionymi lub zniszczonymi dokumentami. Wystarczy, że wcześniej weźmiesz do ręki telefon i w kilka sekund je zeskanujesz.

Skanowanie z użyciem OCR

Optyczne rozpoznawanie znaków, czyli technologia OCR w aplikacji Dropbox do skanowania dokumentów sprawia, że zeskanowany tekst zostaje rozpoznany i da się przeszukiwać. Oznacza to, że możesz szukać słów kluczowych w zeskanowanych dokumentach, które przechowujesz w Dropbox. Na przykład po zapisaniu wyciągu bankowego, na którym znajduje się data, możesz go wyszukać, wpisując tę datę w polu wyszukiwania. Konwersja papierowych dokumentów do plików PDF oraz odnajdywanie i przeszukiwanie skanów staną się tak łatwe, że bez problemu pozbędziesz się nadmiaru papierowych dokumentów. Możesz też zamienić aplikację do notowania na aplikację do skanowania z funkcją OCR, dzięki której za jednym dotknięciem ekranu stworzysz cyfrowe kopie dokumentów i notatek.

Jak zrobić skany dobrej jakości

Niezależnie od wybranej metody skanowania, by otrzymać wyraźne, czytelne skany, zadbaj o to, by skanowane dokumenty były w dobrym stanie:

  • Upewnij się, że dokumenty nie noszą śladów składania i nie są pogniecione
  • Upewnij się, że wszystkie szczegóły są wyraźnie widoczne
  • Skanując telefonem, zostaw dużo miejsca wokół dokumentu

Jeśli korzystasz ze skanera w urządzeniu wielofunkcyjnym bez funkcji OCR, wybierz odpowiednią rozdzielczość (mierzoną w dpi – liczbie punktów na cal):

  • w przypadku zdjęć wybierz wyższą lub nawet bezstratną rozdzielczość do 600 dpi
  • do skanowania prostych, czytelnych czarno-białych dokumentów do małych plików wystarczy rozdzielczość 300 dpi

Programy do edycji obrazów pozwolą Ci poprawić jakość skanów, ale zawsze najlepiej od razu ustawić odpowiednie parametry.

Zrób kopie zapasowe skanów

Udostępniając zeskanowane zdjęcia online lub przechowując je w chmurze, zadbasz o to, by ich nie zgubić na twardym dysku, skąd łatwo przypadkowo je usunąć. Przechowywanie w chmurze jest też idealnym rozwiązaniem w przypadku prywatnych dokumentów, takich jak wyciągi z banku, które również warto zeskanować i przechowywać w formie cyfrowych kopii.