Cykl PDCA

Przenieś proces rozwiązywania problemów w swoim zespole na wyższy – i bardziej zadowalający – poziom, stosując cykl PDCA.

Czym jest cykl PDCA?

PDCA to łatwa, iteratywna metoda zarządzania, polegająca na testowaniu rozwiązań problemów i zmian w procesach oraz ich ciągłym usprawnianiu. Jak wiele metod zarządzania procesami i kontrolą jakości stosowanych obecnie w wielu gałęziach przemysłu, metoda ta została zapoczątkowana w XX wieku w branży produkcyjnej. Cykl PDCA okazał się na tyle łatwy i powtarzalny, że stał się popularny w wielu innych branżach i jest stosowany nie tylko przez zespoły czy całe organizacje, ale też indywidualnie.

Skąd wziął się cykl PDCA?

Cykl PDCA powstał na podstawie opracowanego przez W. Edwardsa Deminga cyklu Shewharta, nazwanego tak na cześć Waltera Shewharta, którego powszechnie uważa się za ojca nowoczesnej kontroli jakości. Deming był amerykańskim inżynierem i wykładowcą. Największą sławę zyskał w Japonii, gdzie jego koncepcje przyczyniły się do poprawy procesów przemysłowych i odnowy gospodarczej po II wojnie światowej. Sama nazwa PDCA została wymyślona przez słuchaczy wykładów Deminga, którzy skrótowo opisali cykl Shewharta jako „Plan, Do, Check, Act”. Zdaniem Deminga słowo „Check” (ang. sprawdzaj) powinno zastąpić słowo „Study”, czyli badaj, co dałoby w efekcie cykl PDSA (Plan, Do, Study, Act), kładąc większy nacisk na analizę rezultatów, a nie tylko na monitorowanie zmian.

Mimo to obecnie metoda ta znana jest powszechnie jako cykl PDCA, ponieważ w założeniu jest wdrażana cyklicznie i wielokrotnie powtarzana. Podobna koncepcja przyświeca innym metodom zarządzania jakością wywodzącym się z branży produkcyjnej, takim jak Lean Manufacturing, Kaizen czy Six Sigma.

Jak działa cykl PDCA?

W cyklu PDCA są cztery kroki: Plan - planuj, Do - rób, Check - sprawdzaj oraz Act - działaj. Proces ma charakter liniowy, a po zakończeniu jednego cyklu od razu uruchamiany jest kolejny.

  • Zaplanuj: Zrozum, jaki jest stan obecny, a jaki stan pożądany. W najprostszym ujęciu faza planowania służy określeniu celów, tego, jak chcesz je osiągnąć i jak będziesz mierzyć postępy w ich realizacji. Oczywiście ten krok jest nieco ogólny, ponieważ  jego przeprowadzenie zależy od tego, co starasz się osiągnąć, a podejścia zespołów do PDCA różnią się między sobą. Niektóre uzupełniają cykl PDCA o dodatkowe kroki obecne w innych podejściach, takich jak DMAIC.

    Jeśli w swoim procesie chcesz wykorzystać pojawiającą się szansę, to w fazie planowania skoncentruj się na tych procesach i działaniach, które są niezbędne do wykorzystania tej szansy. Jeśli chcesz rozwiązać problem w jakimś procesie, to przed stworzeniem planu niezbędna może się okazać analiza podstawowych przyczyn pojawienia się tego problemu. Tak czy siak, w opracowywaniu planu działania lub hipotezy warto podeprzeć się danymi – warto w tym celu przeanalizować poprzednie cykle PDCA lub wykorzystać już posiadane dane z wybranego procesu.
  • Zrób: Gdy masz już plan działania lub potencjalne rozwiązanie problemu, przetestuj je. Krok „Zrób” to czas próby dla pierwszych propozycji zmian. Tę fazę należy jednak traktować jak eksperyment – nie jest to jeszcze etap pełnego wdrożenia rozwiązania czy zmiany w procesie. Dlatego też fazę „Zrób” należy przeprowadzać na małą skalę i w kontrolowanych warunkach. Nie powinny mieć na nią wpływu czynniki zewnętrzne, a podejmowane działania nie mogą zaburzać innych procesów i działań zespołu czy organizacji. Celem tej fazy jest oczywiście zebranie testów danych i informacji, które zostaną wykorzystane w kolejnych fazach procesu.
  • Sprawdź: Po zakończeniu testów pilotażowych trzeba ocenić, czy proponowane zmiany lub rozwiązania dały zamierzone efekty. W fazie „Sprawdź” analizuje się dane zebrane w fazie „Zrób” i porównuje je z pierwotnymi celami. Należy też ocenić samą metodę testowania i sprawdzić, czy wprowadzono w niej jakieś zmiany w stosunku do tego, co zostało zaplanowane w fazie „Zaplanuj”, a także czy wprowadzone zmiany mogły wpłynąć na proces. Ogólnym celem tej fazy jest ocena, na ile udało się osiągnąć zamierzone rezultaty oraz co należy uwzględnić w kolejnym kroku w procesie. Możesz też zdecydować się na przeprowadzenie kolejnego testu i powtarzać fazy „Zrób” oraz „Sprawdź” do uzyskania satysfakcjonującego rozwiązania, które wdrożysz w fazie „Działaj”.
  • Działaj: Zbliżając się do końca cyklu, Ty i Twój zespół powinniście już zidentyfikować zmianę, którą chcecie wdrożyć w procesie. Jednak nie bez powodu metoda PDCA określana jest też cyklem. Zmiany wprowadzone w fazie „Działaj” nie oznaczają końca procesu. Nowy, ulepszony produkt lub proces czy rozwiązany problem powinny raczej stanowić nowy punkt odniesienia do kolejnych iteracji cyklu PDCA.

Najczęściej zespoły i eksperci korzystający z cyklu PDCA wypracowują sobie zestaw narzędzi, który najlepiej sprawdza się u nich w każdej z faz. Jeśli jednak jesteś na etapie burzy mózgów w fazie „Zaplanuj” lub porównujesz dane w fazie „Sprawdź”, to Dropbox Paper może pomóc Ci w zarządzaniu poszczególnymi częściami procesu. Wspólne dokumenty służące do planowania projektu mogą pomóc w rozrysowaniu procesu, a narzędzia usprawniające współpracę mogą ułatwić Ci zaangażowanie członków zespołu i trzymanie się terminów w ramach kolejnych iteracji PDCA. A dodatkowo będziecie mogli łatwo udostępniać wszystkie dokumenty, nad którymi pracujecie, korzystając z konta Dropbox.

Dlaczego warto korzystać z cyklu PDCA?

Sednem cyklu PDCA jest ujednolicone podejście i koncepcja przewodnia, którymi kierują się członkowie zespołu i pracownicy, rozwiązując problemy i ciągle udoskonalając procesy. Podobnie można jednak opisać wiele metod zarządzania i kontroli jakości, różniących się między sobą poziomem skomplikowania i liczbą historii sukcesu. Co wyróżnia cykl PDCA?

Cykl PDCA, lub Plan, Do, Check, Act, jest przede wszystkim prosty i intuicyjny, a także łatwo go zrozumieć i wdrożyć w pracy. Dzięki temu cykl PDCA na stałe zagościł w firmach z całej gamy branż i w głowach ich pracowników. Choć nadal do sukcesu metody konieczne jest przekonanie członków zespołu o jej skuteczności, to jej prostota sprawia, że bardzo łatwo włączyć ją w kulturę organizacyjną i wszystkie procesy.

Ze względu na cykliczny i iteracyjny charakter tej metody, PDCA pomaga naprawiać błędy i zapobiegać im w przyszłości. Celem cyklu jest identyfikowanie błędów i ich podstawowych przyczyn w ramach optymalizacji procesu w kolejnych iteracjach. Wraz z testowaniem kolejnych rozwiązań i ich pomyślnym wdrażaniem, gromadzi się też dane i doświadczenia pomagające zrozumieć proces. W takiej formule PDCA wykracza poza metodę rozwiązywania problemów, ponieważ może stanowić źródło wartościowych informacji z różnych procesów, realizowanych przez Twój zespół lub całą organizację.

Cykl PDCA jest bardzo elastyczną metodą. Istnieją pewne wytyczne dotyczące dokumentów lub kroków, które powinno się zrealizować w fazie „Zaplanuj”, by upewnić się, że można już przejść do kolejnej fazy cyklu. Jednak ostatecznie to od Ciebie i Twojego zespołu zależy, jaki zakres definiowania sytuacji i planowania uznacie za niezbędny, o ile tylko będzie to zakres wystarczający, by zrealizować cały proces. Dzięki tej elastyczności cykl PDCA cechuje się też dużą skalowalnością i łatwo dostosować cykl do sytuacji i rozmiaru zespołu. Nadaje się nawet do zastosowania indywidualnego.

Kiedy warto wykorzystać cykl PDCA?

Niektóre metody rozwiązywania problemów i zarządzania procesami wymagają dużych nakładów czasu i zasobów, ale cykl PDCA jest na tyle elastyczny, że można go zastosować praktycznie w każdej sytuacji. Jeśli chcesz systematycznie wprowadzać ulepszenia w procesach zespołu lub własnych, to PDCA jest dobrym wyborem. Jednak metodyczny i cykliczny charakter PDCA oznacza, że zmiany następują stopniowo. Dlatego metoda ta może się nie sprawdzić, jeśli Twoja organizacja mierzy się z nagłym problemem lub sytuacją awaryjną. Podobnie, jeśli zależy Ci na szybkiej poprawie efektywności i wyników, to PDCA może nie spełnić Twoich oczekiwań. Siłą cyklu PDCA jest umożliwienie stałego identyfikowania problemów, a następnie ulepszania procesów i znajdywania optymalnych metod. Całkowite rozwiązanie problemów i poprawa efektywności już po pierwszej iteracji są mało prawdopodobne.

Ciągła poprawa w ramach cyklu PDCA

W istocie PDCA to filozofia podejścia do sytuacji. Najpierw identyfikujesz sytuację i wyznaczasz cele, następnie testujesz różne podejścia do osiągnięcia tych celów, oceniasz rezultaty i dostosowujesz działanie, a na koniec wdrażasz to, które zadziałało najlepiej. Jeśli bezpośrednie wdrożenie cyklu PDCA w Twoim zespole lub organizacji jest mało realistyczne, warto wykorzystać stojącą za tą metodą koncepcję zrozumienia sytuacji, z jakimi mierzycie się w pracy (i nie tylko) oraz do przyjęcia odpowiedniego podejścia do nich.

Cykl PDCA jest prosty, ale by czerpać z niego pełne korzyści, trzeba mistrzowsko opanować związane z nim zasady i dokładnie się do nich stosować. Jeśli jednak wdrożycie tę metodę i będziecie się jej trzymać, Ty i Twój zespół możecie kompletnie zmienić sposób pracy i z czasem oraz z każdą kolejną iteracją osiągać mierzalne korzyści. Upowszechnienie PDCA w zespole i w organizacji może spowodować, że wszyscy pracownicy zaczną stosować to nowe podejście do rozwiązywania problemów i krytycznego myślenia.