Technika Pomodoro

Przekonaj się, jak technika Pomodoro może pomóc członkom Twojego zespołu zmienić sposób, w jaki pracują i marnować mniej czasu.

Czym jest technika Pomodoro

Technika Pomodoro została wynaleziona w latach 80. przez pewnego studenta, Francesca Cirillo, w celu lepszego zarządzania czasem. W technice Pomodoro dzień pracy podzielony jest na precyzyjnie odmierzane interwały. Nazwa tej techniki pochodzi od włoskiego słowa oznaczającego pomidor, bo właśnie taki kształt miał minutnik, z którego Cirillo korzystał, opracowując swoją metodę.

Ta z założenia prosta metoda daje rewolucyjne rezultaty w kwestii produktywności. W wersji podstawowej technika Pomodoro obejmuje następujące kroki:

  1. Zrób listę celów/zadań i wybierz jeden punkt do realizacji.
  2. Nastaw minutnik.
  3. Pracuj przez wyznaczony czas.
  4. Gdy minutnik zadzwoni, zaznacz ptaszkiem na kartce jeden przepracowany interwał.
  5. Po każdej sesji pracy zrób sobie 5 minut przerwy.
  6. Po czwartej sesji zrób dłuższą przerwę – 15 do 30 minut.
  7. Wyzeruj minutnik i zacznij od początku.

Co oznacza "Pomodoro"?

To nie tylko ulubiony minutnik Cirillo, ale też nazwa poszczególnych interwałów, które pierwotnie trwały po 25 minut. W praktyce pracujesz przez jedno 25-minutowe Pomodoro, a potem robisz sobie krótką przerwę. Po czterech kolejnych Pomodoro należy Ci się dłuższa przerwa. Jak już przyzwyczaisz się do pracy w 25-minutowych interwałach i wyrobisz sobie zdolność skupienia na wykonywanym zadaniu, możesz wydłużyć interwały do 60 lub nawet 90 minut. Pamiętaj tylko, że dłuższe siedzenie szkodzi. Co jakiś czas wstań i rozruszaj się!

Nowoczesne metody Pomodoro

Twórca tej metody, Francesco Cirillo, korzystał ze specjalnego kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Ty zamiast tego możesz skorzystać z minutnika w telefonie. Inne proste rozwiązanie to zaplanowanie interwałów w specjalnej aplikacji. Jeśli jednak lubisz tradycyjne minutniki, to śmiało z nich korzystaj. Pamiętaj tylko, że w aplikacjach często znajdziesz dodatkowe funkcje, na przykład:

  • raporty i trackery
  • ranking liderów – świetna opcja dla zespołów
  • wersja mobilna i desktopowa
  • limity korzystania z mediów społecznościowych, blokowanie połączeń przychodzących i inne funkcje wspierania koncentracji

Jak wykorzystać z technikę Pomodoro w firmie

Firmy jeszcze nigdy nie były tak otwarte na metody maksymalizacji wydajności i poprawy kultury biurowej. Technika Pomodoro może pomóc Ci wynieść sposób pracy i kulturę biurową na wyższy poziom, a także lepiej niż dotychczas zmotywować zespół. Pomodoro jest też doskonałym rozwiązaniem dla freelancerów i zespołów pracujących zdalnie, ponieważ pomaga skupić się na zadaniu i odciąć od bodźców. Jeśli chcesz sprawić, że członkowie Twojego zespołu będą się koncentrować na pojedynczych zadaniach, poleć im wspólne korzystanie z Pomodoro. Wspólne interwały pracy i przerw mogą sprawić, że członkowie zespołu poczują, że są częścią większej całości, nawet jeśli pracują daleko od siebie.

Technika Pomodoro pomaga wynagradzać niewielkie bloki pracy krótkimi, ale regenerującymi przerwami. Do tego w perspektywie są też dłuższe przerwy. Właśnie dlatego ta technika daje tyle satysfakcji z osiągania drobnych celów. Zaleca się też zaplanowanie w ciągu dnia przerw na kawę i na lunch, by pracownicy w pełni skupiali się na zadaniach w czasie pracy i czuli satysfakcję z ich realizacji.

Może i technika Pomodoro nie jest dla każdego – zwłaszcza dla osób, które już świetnie zarządzają czasem, ale to wartościowe narzędzie, które pomaga zespołom osiągać rezultaty, na przykład gdy pracują w trybie agile lub biorą udział w sprintach.

Pomodoro jako planowanie czasu realizacji

Gdy Ty i Twój zespół przyzwyczaicie się już do techniki Pomodoro, będzie Wam dużo łatwiej szacować liczbę sesji roboczych potrzebnych do wykonania zadania w przyszłości. To może Wam znacznie ułatwić planowanie tygodnia czy nawet miesiąca. Spróbuj przypisywać najważniejsze zadania do realizacji w pierwszych porannych blokach 25-minutowych. Dzięki temu priorytety zostaną zrealizowane, nawet jeśli pozostałe sesje Pomodoro nie zostaną w pełni wykorzystane.

Dobrym pomysłem może też być wyznaczenie wspólnej sesji Pomodoro raz w tygodniu. Wybierz blok czasu, w którym Twój zespół najchętniej realizuje cele i wpisz w kalendarze wszystkich współpracowników czas na korzystanie z techniki Pomodoro.

Jeśli nie Pomodoro, to co?

Jeśli podoba Ci się koncepcja stojąca za Pomodoro, ale masz wrażenie, że nie sprawdzi się w Twoim zespole, możesz też przetestować inną metodę:

Matryca Eisenhowera

Metoda ta pomaga wyznaczyć priorytety i może być stosowana wraz z techniką Pomodoro. Wystarczy, że wyznaczone zadania będą realizowane w interwałach Pomodoro. W metodzie Eisenhowera rysuje się matrycę składającą się z czterech pól. Na osi poziomej znajdują się tematy "pilne" i "niepilne". Na osi pionowej są tematy "ważne i "nieważne". W ten sposób powstają cztery pola, które przekładają się na Twoją listę zadań:

  1. Pilne i ważne, na przykład terminy, tematy blokujące projekt itd.
  2. Niepilne i ważne, na przykład planowanie projektu
  3. Nieważne i pilne, np. wspólny lunch z zespołem
  4. Nieważne i niepilne, np. wspólne wyjście po pracy
Metodologia Agile

Agile to metodologia pracy, którą można stosować stale, choć została zaprojektowana z myślą o pracy projektowej programistów i w takim trybie najlepiej się sprawdza. Metodologia Agile ma jednak również dużą wartość w zarządzaniu czasem. Najciekawszą koncepcją w tej metodologii są "sprinty". To okresy, w których członkowie zespołu dają z siebie wszystko, by zrealizować zadanie. W czasie sprintu często pojawia się potrzeba skorzystania z umiejętności członków innych zespołów. Celem jest stworzenie w określonym czasie pełnowartościowego rezultatu.

Dostosuj technikę Pomodoro do swoich potrzeb

Metoda Pomodoro jest bardzo elastyczna, dlatego z łatwością stworzysz na jej podstawie idealne narzędzie do zarządzania czasem Twojego zespołu. Wykorzystaj technikę Pomodoro do wyznaczenia raz w tygodniu okresu intensywnej współpracy, by zachęcić współpracowników do odhaczenia najnudniejszych zadań lub by dopilnować realizacji projektu w terminie.

Jeśli Twój zespół pracuje zdalnie, jest wiele czynników, które mogą wejść Wam w drogę – od awarii internetu, po zakłócenia z innych źródeł. Jeśli namówisz zespół do stosowania techniki Pomodoro i pracy w pełnym skupieniu w okresach 25-minutowych, będziecie stopniowo, ale skutecznie posuwać się do przodu.

Skracając czas intensywnej pracy, zmaksymalizujesz wydajność, a zakłócenia przestaną być problemem. Dzięki technice Pomodoro będziecie realizować krótsze zadania, ale na czas i z większą radością.