Jak zwiększyć produktywność w zespole

Każdy zespół chce pracować mądrzej, a nie ciężej, ale łatwiej powiedzieć niż zrobić.

Co jest przeszkodą dla produktywności w pracy?

Motywacja i morale zespołu mogą być większe lub mniejsze, ponieważ w końcu jesteśmy tylko ludźmi. Niestety procesy biznesowe nie działają w ten sam sposób. Utrzymanie określonego poziomu produktywności jest niezbędne. Dropbox pomaga zespołom zachować motywację i produktywność na drodze do wspólnego celu.

Produktywność Twojego zespołu może Cię zaskoczyć. Możesz brać morale swojego zespołu za pewnik – szczególnie jeśli jego członkowie przez pięć dni w tygodniu siedzą przy biurkach i piszą coś na komputerze. Niestety może być to błędne założenie. Na przykład okazało się, że produktywność jest wyższa wśród pracowników zdalnych – ale dlaczego?

1. To, że siedzisz przy biurku nie oznacza, że pracujesz

Otwarty laptop nie oznacza mentalnego zanurzenia się w pracy. Jedną z zalet cyfrowej transformacji miejsca pracy – i niespodziewanych okoliczności, w których znaleźliśmy się w 2020 roku – jest to, że zrozumieliśmy, że praca może być wykonywana z każdego miejsca. Uwalnianie zespołów od fizycznych ograniczeń to jedna ze szczególnych właściwości aplikacji Dropbox, która jest jednym z najlepszych sposobów na zwiększanie produktywności. Odejście od tego przestarzałego sposobu myślenia jest ważne nie tylko z punktu widzenia efektywności zespołu. Jeśli, podobnie jak nasi zadowoleni klienci, Castor i Pollux, zachęcisz swoich partnerów do wykorzystania Twojego sposobu organizacji przepływów pracy, wówczas liczyć się będzie otwartość i chęć współpracy, które nie są skrępowane biurowym serwerem offline.

2. Zapominanie o najważniejszym

Każdy członek zespołu odgrywa kluczową rolę, a mimo to pracownicy mogą czuć się jak trybiki w maszynie. Poszczególne grupy mogą szybko zrezygnować z pracy zespołowej i zacząć postrzegać pracę jako niekończącą się listę zadań, nie zaś jako dążenie do wspólnego celu. Tutaj pojawia się Dropbox Paper, który pomaga członkom zespołu być na bieżąco. Nasze integracje z Trello i Monday.com są wspaniałymi narzędziami do współpracy pomagającymi regularnie monitorować pracę. Dzięki temu każdy pracownik wie, kiedy zbliżają się konkretne terminy i rozumie, że nie jest tylko trybikiem w maszynie, a bardzo ważnym członkiem zespołu.

3. Brak poczucia odpowiedzialności

Zespoły pracują lepiej, gdy mogą zorganizować i zaplanować zadania, na przykład dzięki śledzeniu czasu czy terminom. Jeśli w trakcie realizacji projektu pracownik nie będzie miał żadnych obowiązków, jego rozczarowanie może wzrastać. Nowoczesne miejsca pracy opierają się na płaskiej hierarchii, co oznacza, że każdy jest doceniany i ma kluczowe obowiązki do spełnienia. Wzmacnianie tego poczucia pomoże każdemu osiągać optymalne wyniki.

 

Jak zwiększyć efektywność zespołu

Teraz już wiesz, co może hamować produktywność zespołu, ale jak możesz pomóc swojemu zespołowi w pełni wykorzystać jego potencjał?

Komunikacja to podstawa

Poczucie odpowiedzialności i komunikacja idą w parze. Bez względu na to, skąd i nad czym pracuje Twój zespół, wszyscy powinni być w kontakcie. Skorzystaj z integracji Dropbox, takich jak Slack, które wykorzystują zalety komunikacji asynchronicznej – koniec z naciskaniem na natychmiastową odpowiedź w czasie rzeczywistym. Utrzymywanie komunikacji podtrzyma także zaangażowanie pracowników i jest kluczem do budowania zespołu i tworzenia relacji także między pracownikami innych działów.

Skoro możesz pozbyć się sztywnej hierarchii i ograniczeń związanych z fizycznym miejscem pracy, możesz również usunąć przeszkody w otwartych kanałach komunikacji. Wymuszona komunikacja prowadzi bowiem do tworzenia się silosów organizacyjnych, w których komunikację zastępuje wykluczenie, a produktywność zmienia się w zaborczość.

Nie marnuj czasu

Dropbox co prawda nie może obiecać Ci w pełni udanego projektu, ale z pewnością może ułatwić zarządzanie zadaniami. Możesz nie zdawać sobie z tego sprawy, ale tracimy bardzo wiele czasu na otwieranie i zamykanie aplikacji, podbieranie, edytowanie i odsyłanie wiadomości e-mail itd. Korzystanie z jednej, scentralizowanej platformy minimalizuje czas przeskakiwania między różnymi aplikacjami oraz chęć sprawdzenia mediów społecznościowych. Oznacza to, że możesz naprawdę skupić się na pracy i wykonywać ją możliwie najlepiej.

Weźmy na przykład Patreon. Ta platforma pomaga artystom wcielać swoje pomysły w życie i docierać do odbiorców. Zasadniczo im bardziej produktywny jest Patreon, tym bardziej produktywni mogą być jego kreatywni klienci. Jak wyjaśnia menedżer ds. marketingu twórców: „Działamy błyskawicznie, więc możemy zadbać przede wszystkim o twórców... jako zespół musimy szybko współpracować i komunikować się ze sobą".

Znajdź idealną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

Jedne z najpotężniejszych marek na świecie pracują w systemie, który tradycjonaliści mogą uznać za nieproduktywny. Od drzemek po elastyczne godziny pracy i od nieograniczonej liczby dni urlopowych po pracę zdalną – jeśli chcesz wyciągnąć z zespołu to, co w nim najlepsze, pomyśl o rozwoju poszczególnych jego członków i zastanów się, czego potrzebują, by pracować jak najlepiej. Spójrzmy prawdzie w oczy – nikt nie lubi dojazdów do pracy i nikt tak naprawdę nie chce spędzać 40 godzin tygodniowo przy biurku. Ale całkowity brak dojazdów i odzyskanie aż 20 godzin tygodniowo na życie prywatne? Zmienia to sposób, w jaki ludzie myślą o pracy i jak bardzo się w nią angażują, co z kolei pozytywnie wpływa na efektywność i produktywność zespołu.

Dropbox jest zawsze gotowy do pracy. Niezależnie od tego, czy jesteś w pociągu, w domu czy w biurze, możesz pracować – nawet jeśli chwilowo nie masz połączenia z Internetem. Po zakończeniu pracy możesz się wylogować, wiedząc, że wszystkie materiały są bezpiecznie przechowywane i uporządkowane.