Czym jest transformacja cyfrowa

Co prawda przeszliśmy ze świata analogowego do cyfrowego, ale transformacja jeszcze się nie zakończyła.

Co oznacza transformacja cyfrowa?

Transformacja cyfrowa to wykorzystanie technologii w celu przekształcenia procesów analogowych w cyfrowe. Z cyfryzacją mamy styczność we wszystkich dziedzinach życia: od smartwatchy po asystentów domowych sterowanych przez sztuczną inteligencję. Transformacja cyfrowa bardziej odnosi się do sposobu, w jaki technologia zrewolucjonizowała działanie firm dzięki nowym jej dziedzinom, takim jak uczenie maszynowe, duże zbiory danych czy Internet rzeczy. Twoja marka nie musi się jeszcze martwić takimi skomplikowanymi sprawami, ale zdecydowanie potrzebujesz pewnego rodzaju strategii w transformacji cyfrowej.

Jaki wpływ ma cyfryzacja w biznesie?

Transformacja cyfrowa biznesu jest nieco bardziej złożona niż przejście z tradycyjnej poczty na pocztę e-mail. Chodzi o wykorzystywanie technologii w celu poprawy obsługi klienta, łańcucha dostaw, zarządzania kwestiami związanymi z interesariuszami i ogólnych procesów biznesowych. Jeśli więc mówimy o transformacji cyfrowej, chodzi nam o prawdziwą transformację. Aby w pełni wykorzystać technologie cyfrowe, musisz przygotować się na pełną transformację swojej firmy. Jeśli Twoja praca jest w dalszym ciągu analogowa, najwyższy czas na cyfrową zmianę.

Dlaczego każda firma powinna wykorzystywać strategie w transformacji cyfrowej?

Istnieje nieskończenie wiele powodów, dla których każda marka powinna przejść przez proces cyfryzacji – i to nie tylko dlatego, że robi to już cały świat. Strategia biznesowa każdego nowego start-upu jest w dzisiejszych czasach z gruntu cyfrowa, ponieważ starsze procesy ustępują miejsca nowszym modelom biznesowym. Te nowoczesne marki nie mają takich problemów z cyfryzacją jak starsze firmy. Wynika to z faktu, że młodsze przedsiębiorstwa są o krok przed innymi w zakresie efektywności operacyjnej. Oznacza to, że, jeśli chcesz rozwijać swoją markę, musisz dopasować swoje przepływy pracy do ery cyfrowej.

Ale nie chodzi tutaj tylko o pokonywanie konkurencji. Przejście na technologię cyfrową może zdziałać cuda dla Twojego zespołu, kultury firmy i jej ogólnej produktywności.

Przykłady transformacji cyfrowej

Przejście na narzędzia cyfrowe w biznesie nie musi być tak trudne, jak się wydaje. Czasami nawet najmniejszy wysiłek może zaowocować sukcesem i prawdopodobnie już nie raz taka sytuacja miała w Twoim życiu miejsce. Wszystkie poniższe punkty mogą zaliczać się do cyfrowej transformacji:

  • Bankowość cyfrowa
  • Cyfrowe kupony zakupowe
  • Cyfrowe karty lojalnościowe
  • Usługi typu click-and-collect
  • Samoobsługowe konta online dla klientów

Wszystkie te zmiany mogą się wydawać niewielkie, ale w rzeczywistości zostały wprowadzone przy użyciu automatyzacji, która ułatwiła korzystanie z danej usługi. A to z kolei sprawia, że klienci są bardziej zadowoleni.

Jakie są zalety cyfrowej transformacji?

Zaletom przejścia do środowiska cyfrowego po prostu nie da się zaprzeczyć. Oto kilka sposobów na ulepszenie marki:

Popraw zarządzanie zasobami

Tu szafka na dokumenty, tam pliki na pulpicie, tu jeden program dla jednego zespołu, tam drugi dla innego... Stare sposoby się nie sprawdzają. Procesy cyfrowe, takie jak przetwarzanie czy przechowywanie danych w chmurze, mogą zjednoczyć Twój zespół dzięki jednemu, scentralizowanemu centrum danych online. Oznacza to, że współpraca, która kiedyś przebiegała tak, że dział sprzedaży w wolnej chwili przekazywał dokument do działu finansów, może teraz odbywać się błyskawicznie za pomocą bezpiecznego i chronionego folderu udostępnionego.

Dokumenty, zdjęcia czy nawet długie filmy mogą być bezpiecznie przechowywane online. Można w łatwy sposób uzyskać do nich dostęp z dowolnego miejsca z poziomu komputera, laptopa czy urządzenia mobilnego.

Działaj wydajniej

Procesy cyfrowe prawie zawsze odbywają się szybciej niż analogowe. Kiedyś, na przykład, sfinalizowanie umowy zajmowało kilka dni lub nawet tygodni. Dzięki cyfryzacji możesz skrócić ten czas do kilku minut. Dzięki podpisom elektronicznym nie musisz już przejmować się drukowaniem umów i przesyłaniem ich pocztą. Możesz po prostu wysłać prośbę o podpis na cyfrowym dokumencie za pomocą wiadomości e-mail. Odbiorca może go podpisać, jak tylko wiadomość od Ciebie znajdzie się w jego skrzynce odbiorczej. Nawet jeśli pracujesz z drukowanymi dokumentami, możesz nadal uczynić tę pracę bardziej wydajną dzięki skanerowi dokumentów Dropbox. Wystarczy użyć aparatu w telefonie i przekształcić dokument w gotowy plik cyfrowy, który można wysyłać za pośrednictwem poczty e-mail, udostępniać i bezpiecznie przechowywać na koncie Dropbox.

Jeśli praca przebiega płynnie, masz czas na to, by poświęcić się ważniejszym zadaniom – zrozumiała to nawet tak historyczna instytucja jak Uniwersytet w Sydney. Jej główny specjalista ds. informatyki zdradza: „Chcemy umożliwiać naszym pracownikom i studentom optymalne formy współpracy, tak aby mogli skoncentrować się na tym, co ważne – czyli swojej pracy. Dropbox idealnie wpisuje się w nasze cele”.

Udoskonalaj kulturę firmy

Biurokracja to zmora każdego zadowolonego zespołu – kto by chciał zgubić się w gąszczu papierkowej roboty i długich wątków wiadomości e-mail? Przejście na technologię cyfrową może poprawić ogólne wrażenia zespołu dotyczące pracy w nieosiągalny przez starsze technologie sposób. Chodzi tu na przykład o burzenie silosów w pracy poprzez zwiększanie poczucia odpowiedzialności za pomocą możliwych do udostępnienia list zadań lub poprzez tworzenie otwartych kanałów komunikacji, takich tak wiadomości błyskawiczne, które umożliwiają nieformalne rozmowy między pracownikami bez opuszczania przez nich biurka. Niektóre dodatkowe korzyści w pracy, takie jak darmowe lunche czy lśniące nowe biura są przedstawiane jako kluczowe dla kultury firmy. Jednak wzrost liczby zespołów rozproszonych i firm pracujących zdalnie zwiększył potrzebę wspierania zespołu i utrzymywania jego lojalności, co nie zawsze da się osiągnąć w stacjonarnych biurach. By prawdziwie wspierać i inspirować swój zespół (niezależnie od tego, gdzie się znajduje), upewnij się, że jest on wyposażony w odpowiednie narzędzia, które pomogą mu wykonywać swoją pracę jak najlepiej i stale się rozwijać. Współcześni liderzy biznesu, którzy chcą podnieść satysfakcję pracowników, powinni nadać cyfryzacji należyty priorytet.

Osiągaj swoje cele biznesowe

To może być odważne stwierdzenie, ale przejście na technologię cyfrową może pomóc Ci szybciej osiągnąć cele biznesowe. Bez względu na to, czy chodzi o zyski czy obsługę klienta, w dzisiejszych czasach technologia cyfrowa jest jedyną drogą. Weźmy na przykład branżę e-commerce. Sprzedawcy offline nie mają przewagi w postaci mediów społecznościowych, dzięki którym można przedstawiać swoje produkty. Nie mają również list mailingowych pozwalających na utrzymanie stałych klientów ani analiz danych, które umożliwiają uzyskanie dokładniejszych informacji o klientach. Wymienione elementy są bardzo ważnym kryterium dla klientów i odgrywają one ogromną rolę w procesie decyzyjnym potencjalnego nabywcy. Niedostarczenie klientowi tego, czego potrzebuje, oznacza zmarnowaną szansę na konwersję, utraconego klienta i brak zysku.

Jak stworzyć mapę drogową transformacji cyfrowej?

Jeśli Twoja firma jest już gotowa na to, by wykorzystać nowe technologie, potrzebna Ci będzie mapa drogowa transformacji cyfrowej, która Cię poprowadzi. Starania zmierzające w kierunku transformacji mogą przybrać różne formy – w końcu każda firma przejdzie inną drogę transformacji. Poniżej znajdziesz jednak kilka wskazówek, które mogą Ci pomóc:

1. Zdefiniuj obszary transformacji

Tak, zmiana będzie dotyczyć całej Twojej firmy, ale musisz doprecyzować, na czym chcesz się skoncentrować najbardziej. Istnieje bardzo wiele narzędzi cyfrowych i łatwo jest po prostu wydać na nie pieniądze, oczekując, że praca wykona się sama. W rzeczywistości jeśli zainwestujesz w nieodpowiednie narzędzia, Twoja firma nie do końca na tym zyska. Spróbuj więc podzielić swoją działalność na najważniejsze obszary, a następnie zastanowić się, jakich zmian potrzebują, by mogły być jak najbardziej wydajne. Najczęściej dzieli się firmę na następujące obszary:

  • Pracownicy i kultura firmy: w jaki sposób można poprawić kulturę firmy, na przykład za pomocą wiadomości błyskawicznych
  • Procesy: jak można poprawić najważniejsze procesy w firmie, wykorzystując oprogramowanie finansowe zapewniające wspólny dostęp do danych takich jak wydatki
  • Klient: w jaki sposób można lepiej dotrzeć do klienta i utrzymać go – a to może być tak proste, jak przeniesienie sklepu do Internetu lub bardziej skomplikowane, jeśli zdecydujesz się na aktualizację CMS swojego sklepu online
2. Budżet

Upewnij się, że dysponujesz odpowiednimi funduszami na swoje cyfrowe działania oraz że wydajesz pieniądze na najlepsze narzędzia. Najbardziej opłacalne są narzędzia wielofunkcyjne. Na przykład Dropbox to nie tylko bezpieczne miejsce do przechowywania danych. Jest to również platforma ułatwiająca współpracę i komunikację oraz poprawiająca wydajność zespołu. Upewnij się również, że bierzesz także pod uwagę perspektywę czasową. Nie zakładaj „będziemy mieć X przez nieokreślony czas”, a raczej „nasz budżet pokryje roczną subskrypcję X”. Wiele narzędzi cyfrowych działa w oparciu o model SaaS – przygotuj się więc na stały wydatek, a nie na jednorazową opłatę.

3. Przydzielenie pracownikom zadań

O ile technologia cyfrowa może podnieść poziom wydajności, to może ona również wprowadzić zupełnie nowe procesy do Twojego zespołu. Na przykład obecność w mediach społecznościowych będzie wymagała koordynatora ds. mediów społecznościowych, a strona internetowa będzie potrzebować specjalisty od treści. To może być świetna szansa na rozwój Twojego zespołu, który stanie przed nowymi wyzwaniami. Może to również oznaczać, że konieczne będzie zatrudnienie nowego pracownika odpowiedzialnego za te kluczowe zadania. Jeśli dopiero zaczynasz swoją cyfrową drogę, przyda Ci się do tego pewny zespół. To może wiązać się z przybyciem nowych pracowników. I tu wracamy do budżetu – musisz się upewnić, że masz odpowiednie środki.

4. Przemyśl swoje metody pracy

Procesy cyfrowe zaowocowały zupełnie nowymi sposobami pracy, takimi jak Agile. Te procesy skupiają się wokół komunikacji, pracy zespołowej i utrzymaniu wysokiej produktywności. To niezwykle ważne, by przyjrzeć się swoim obecnym procesom w pracy i zaktualizować je w razie potrzeby. Zwróć uwagę na to, że, tak jak wszystko, cyfryzacja będzie wiązała się z początkowymi problemami, więc upewnij się, by mieć w zanadrzu kilka dodatkowych tygodni na planowanie tej swoistej mapy drogowej.

5. Stale dbaj o rozwój cyfrowy

Sukcesu związanego z transformacją cyfrową nie odnosi się w jeden dzień. Współczesny świat szybko się rozwija, a Ty jesteś teraz częścią nowego, cyfrowego ekosystemu, więc musisz dotrzymać kroku. Upewnij się, że zawsze jesteś na bieżąco ze sprawdzonymi procedurami i podstawowymi zasadami. Stały rozwój zawodowy bardzo pozytywnie wpływa również na kulturę firmy i utrzymanie utalentowanych pracowników, jest to więc korzystne dla wszystkich.