Wszystko, co musisz wiedzieć o pracy zdalnej

Jeśli Twoim biurkiem jest teraz kuchenny stół, przeczytaj ten artykuł i zapoznaj się z ważnymi wskazówkami, które ułatwią Ci pracę w domu.

Efektywna praca zdalna

Chociaż praca zdalna może dla niektórych brzmieć jak marzenie – zero dojazdów, można zacząć później i nie trzeba trzymać się sztywnych zasad dotyczących ubioru – taki luz i elastyczność w pracy może mieć swoje minusy.

Chociaż możesz nie widzieć tego w ten sposób, praca zdalna jest pewnego rodzaju umiejętnością – trzeba bowiem znaleźć idealną równowagę, by jak najlepiej wykorzystać zarówno własne zdolności, jak i umiejętności zespołu. Nie można więc opuszczać łóżka na chwilę przed 9:00 i spędzać całego dnia w piżamie. Obniżanie swoich standardów – nawet w tym zakresie – może mieć wpływ na ogólny sposób pracy i nawet przy zmianie otoczenia z pewnością chcesz, by Twoje podejście do ciężkiej pracy się nie zmieniło.

W dzisiejszych czasach praca zdalna to wyjątkowe wyzwanie. Pracujemy w różnych miejscach, które nie są naszym biurem – w domu, w parku i na dachu. Oznacza to, że możesz przenieść się do kawiarni lub biura co-workingowego. Możesz też być po prostu w innym biurze swojej firmy, cały czas pozostając w kontakcie ze swoim właściwym zespołem. Zasadniczo praca zdalna oznacza, że nie spotykasz się z zespołem twarzą w twarz. Nie traktuj tego jak wady, ponieważ można być w pełni współpracującym zespołem bez fizycznej obecności wszystkich jego członków.

Czy praca zdalna jest zła?

Absolutnie nie, ale biorąc pod uwagę, że praca zdalna w większości firm jednak nie jest normą i uważa się ją za domenę freelancerów, można się zastanowić, dlaczego praca zdalna nie zawsze budzi do końca pozytywne skojarzenia. Zastrzeżenia wobec pracy zdalnej, które ma Twoja firma lub jakakolwiek inna firma, są po prostu spowodowane naszymi przyzwyczajeniami związanymi z organizacją pracy. Według popularnego poglądu 8-godzinny dzień pracy gwarantuje sukces. Po co więc zmieniać ten porządek?

Przeciwko pracy zdalnej podnoszonych jest wiele argumentów. Jeśli Twój zespół zastanawia się nad tą kwestią, warto wziąć pod uwagę następujące aspekty:

Wątpliwość: Poza biurem nie możemy udostępniać plików w bezpieczny sposób.

Rozwiązanie: Możecie – dzięki bezpiecznemu udostępnianiu plików w Dropbox. Wasze konta i pliki są bezpieczne i chronione za pomocą wielu warstw zabezpieczeń. Każdy próba nieautoryzowanego dostępu jest blokowana. Możecie dopasować ustawienia bezpieczeństwa (w tym dwustopniową weryfikację) do swoich potrzeb. Oprócz tego możecie otwierać pliki z poziomu komputera, aplikacji internetowych, mobilnych lub połączonych aplikacji zewnętrznych, więc nawet jeśli zespół nie ma biurowego stanowiska pracy, Dropbox pozwala jego członkom pozostawać w kontakcie.

Wątpliwość: Nigdy nie będziemy się widzieć.

Rozwiązanie: Zoom, Slack (integracje Dropbox), konferencje wideo i stare, dobre rozmowy telefoniczne – nie ma powodu, dla którego Ty i Twój zespół nie mielibyście pozostawać ze sobą w kontakcie i to tylko dlatego, że nie znajdujecie się w tym samym pomieszczeniu. Poza tym jeśli w trakcie pracy osiągasz maksymalnie skupienie lub nawet stan flow, i tak niewiele mówisz. Bez względu na to, czy Twoje biuro wdraża pracę zdalną, czy też nie, warto zainstalować komunikator internetowy, aby umożliwić zespołowi komunikowanie się – bez wycieczek po biurze.

Wątpliwość: Nie zawsze mamy połączenie z Internetem.

Rozwiązanie: Nawet w domach z najlepszym połączeniem zdarzają się czasem problemy z WiFi. Na szczęście Dropbox umożliwia pracę w trybie offline. Więc nawet w przypadku zerwania połączenia możesz spokojnie kontynuować pracę, wiedząc, że Twoje pliki zostaną automatycznie zsynchronizowane po przywróceniu Internetu. To idealny sposób na stworzenie idealnego środowiska pracy, ponieważ stałe połączenie internetowe nie jest już tak dużym priorytetem.

Wątpliwość: Zespół popadnie w samozachwyt.

Rozwiązanie: Może to dotyczyć każdego zespołu w każdych warunkach. Kluczem do motywacji zespołu – bez względu na to, gdzie znajdują się jego członkowie – jest silnie zakorzeniona kultura organizacyjna i struktura wsparcia. Jeśli członkowie zespołu pracują tylko wtedy, gdy w pobliżu znajduje się ich szef, to coś poszło nie tak w sposobie, w jaki organizujesz pracę biura – takie podejście w końcu niewiele się różni od zachowania dzieci w klasie.

Zmotywowani i pobudzeni do działania pracownicy nie potrzebują nadzoru, a ci, którzy go wymagają, mogą nie być do końca pewni swoich działań, co prowadzi do prokrastynacji. Utrzymuj morale zespołu, zapewniając stały kontakt i odpowiednie narzędzia zwiększające produktywność, a także upewniając się, że wszyscy mają jasno określone cele – bez względu na to, gdzie się znajdują.

Jak pracować zdalnie

Chcesz wypróbować pracę zdalną? Oto kilka wskazówek, jak dobrze to zrobić.

Nie zmieniaj zbytnio przyzwyczajeń

Oznacza to wstawanie o tej samej porze co wcześniej. Sen jest niezwykle ważny dla naszego ogólnego zdrowia i samopoczucia. Jeśli więc zaczniesz chodzić spać między 1:00 a 3:00 w nocy zamiast, jak wcześniej, o 23:00, szybko odczujesz efekt domina. Staraj się spać co najmniej siedem do ośmiu godzin na dobę i nie ulegaj pokusie ustawiania budzika na później. Jeśli zaczniesz przyzwyczajać swój mózg do „weekendowego” trybu, odzwyczaisz się od sposobu myślenia, który był przez Ciebie kształtowany latami, i utracisz wszystkie ważne, związane z pracą przyzwyczajenia.

Trzymaj się reguł związanych z ubiorem

Staraj się, w granicach rozsądku, ubierać się tak, jak do pracy. Większość nowoczesnych biur i tak jest w tym względzie bardzo tolerancyjna, więc rezygnacja z wygodnych jeansów i ulubionego T-shirtu to prosta droga do krainy piżamy. Mimo że piżama to bardzo wygodne ubranie, jest ona kojarzona raczej z domem i relaksem, a nie z ciężką pracą. Mówiąc prościej: nie możesz dobrze zacząć, jeśli nie masz na sobie odpowiednich ubrań. Zaskoczy Cię różnica, jaką może zrobić zmiana garderoby.

Stwórz wrażenie dojazdu do pracy

Nikt nie lubi dojazdów, ale ich symulacja jest kluczowym elementem każdego dnia pracy zdalnej. Ponura jazda pociągiem, długa podróż autobusem... chociaż jest to nieprzyjemne, pomaga jasno oddzielić życie prywatne od zawodowego. Daj sobie czas, by przestawić się na właściwy tryb. Jeśli w drodze do pracy Twoim zwyczajem było słuchanie muzyki, poświęć 15 minut na wysłuchanie kilku piosenek. Jeśli zaś Twój dojazd zawsze wiązał się z czytaniem książek, przeczytaj kolejny rozdział jakiejś książki. Przygotowanie do jak najlepszego wykonywania swojej pracy to kwestia wyłącznie psychologiczna.

Wypróbuj nowe podejście

Jednym z najtrudniejszych aspektów pracy zdalnej jest przeniesienie naszych nawyków pracy biurowej do domu, ale po co ograniczać się tylko do zwyczajowych czynności? Porozmawiaj ze swoim zespołem, ustal, co jest dla niego najlepsze i zastanów się, jakie zmiany możesz poczynić, byście mogli pracować jeszcze lepiej – nawet jeśli jesteście daleko od siebie. Ponadto jeśli zmierzasz w kierunku w pełni zdalnej firmy, weź pod uwagę, że działy takie jak HR czy finanse muszą być w stanie w łatwy sposób skontaktować się ze wszystkimi pracownikami, więc upewnij się, że płynna komunikacja obejmuje całą firmę.

Zachowaj aktywność

Dopiero gdy zmienisz tryb pracy na zdalny, zorientujesz się, jak ważne jest przejście z biura na przystanek lub od biurka do strefy relaksu. Pamiętaj o aktywności – to, że nie ma już fizycznego biura, nie oznacza, że zniknął również cały świat. Zaczynaj i kończ każdy dzień spacerem symulującym dojazd do pracy, co pomoże Ci oczyścić umysł i przygotować się na rozpoczęcie lub zakończenie każdego dnia.

Czy praca zdalna może przynieść zespołowi korzyści?

Z pewnością zmiana otoczenia nigdy nikomu nie zaszkodziła. Elastyczność pracy zdalnej, czyli na przykład możliwość umówienia hydraulika w przerwie na lunch lub pójścia do pobliskiego dentysty na popołudniową wizytę, może bardzo pozytywnie wpłynąć na poczucie satysfakcji pracowników i kulturę firmy.

Co więcej, prawie połowa pracowników uważa, że możliwość pracy zdalnej – w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin – to jeden z najważniejszych priorytetów potencjalnych kandydatów. Tak więc, oferując swoim pracownikom możliwość pracy zdalnej oraz zachowania równowagi między życiem prywatnym a zawodowym, przyciągniesz również nowe talenty.