E-mail

Jak skonfigurować e-mail jako narzędzie do udostępniania plików?

Najlepszą rzeczą w kwestii współpracy drogą e-mailową jest fakt, że cała infrastruktura jest już na miejscu. Oprócz tego, że jest więcej niż pewne, że korzystasz z e-maila, to równie pewnie można założyć, że członkowie Twojego zespołu wiedzą jak go używać, aby wymieniać się plikami.

E-mail

  • Podstawowa funkcjonalność jest już zapewniona przy wykorzystaniu istniejącego systemu poczty

Dropbox

  • Utwórz konto Dropbox
  • Pobierz aplikację Dropbox

Chociaż rejestracja w Dropbox jest bardzo prosta, barierą jest nadal widoczny przycisk „dołącz plik” u dołu każdej wiadomości e-mail. Twój zespół będzie musiał wykonać pewien wysiłek, aby przestać przesyłać sobie pliki drogą e-mailową. Wysiłek ten jednak zaowocuje, gdy trzeba będzie skonfrontować się z koniecznością współpracy na szerszą skalę.


W jaki sposób mogę udostępnić plik członkowi zespołu?

E-mail to praktyczna opcja, gdy masz do przesłania jeden lub dwa statyczne dokumenty. Niestety, nie oferuje on żadnej możliwości aktualizacji plików — za każdym razem, gdy zechcesz udostępnić nową zmianę, musisz ponownie wysłać plik członkom Twojego zespołu.

E-mail

  • Utworzenie nowej wiadomości
  • Załączenie pliku
  • Wysłanie wiadomości
  • Powtórzenie czynności za każdym razem, gdy plik zostanie zaktualizowany

Dropbox

  • Utwórz nowy folder wewnątrz swojego Dropbox, aby udostępnić dokumenty zespołowi
  • Kliknij prawym przyciskiem myszy folder i udostępnij go członkom zespołu
  • Umieść żądany plik w folderze udostępnionym Dropbox na swoim komputerze
  • Plik pojawi się w folderach Dropbox Twojego zespołu
  • Gdy ktokolwiek dokona edycji pliku, kopia automatycznie się zaktualizuje u każdego

Konfiguracja folderu udostępnionego Dropbox może zająć chwilę czasu, ale trzeba to zrobić tylko raz. W efekcie masz folder, który wygląda i zachowuje się jak każdy inny folder na Twoim komputerze, ale ma bonus polegający na automatycznej aktualizacji, gdy ktoś dokona zmian w pliku. Jest to warte zachodu, szczególnie gdy Twój zespół pracuje z dużą liczbą plików, nie tylko dlatego, że wszyscy są zawsze na bieżąco, ale także dlatego, że dzięki niemu dokumenty Twojej firmy są w jednym miejscu.

Co więcej, używanie dedykowanego rozwiązania do udostępniania plików tworzy jasne rozgraniczenie pomiędzy komunikacją a współpracą nad dokumentami. Jeśli Dropbox zajmie się Twoimi plikami, możesz zacząć używać swojej poczty zgodnie z jej przeznaczeniem – do rozmawiania ze swoim zespołem.


Jak udostępnić plik klientowi?

Udostępnianie plików swojemu zespołowi czy klientom niczym się od siebie nie różni, gdy robisz to za pośrednictwem e-maila — w obu przypadkach po prostu załączasz plik i wysyłasz wiadomość. To może stać się jednak problemem bezpieczeństwa, gdy omyłkowo wyślesz załącznik na zły adres (lub co gorsza, na złą listę mailingową).

E-mail

  • Utworzenie nowej wiadomości
  • Załączenie pliku
  • Wysłanie wiadomości

Dropbox

  • Kliknij prawym przyciskiem myszki plik w swoim folderze Dropbox
  • Wybierz pozycję w menu Udostępnij łącze do Dropbox, aby wygenerować łącze do udostępnienia
  • Opcjonalnie dodaj hasło i datę wygaśnięcia łącza (w Dropbox Pro i Dropbox Business)
  • Wyślij łącze do klienta. Może on wyświetlić lub pobrać plik w dowolnej przeglądarce

Dropbox pozwala użytkownikom rozgraniczyć te dwie grupy. Członkowie zespołu mogą współpracować wewnątrz folderu udostępnionego, a klienci mają dostęp tylko do odczytu do określonych plików i folderów lub poprzez łącza udostępnione. Dzięki temu Twój zespół wykorzysta potencjał automatycznej synchronizacji plików, jednocześnie zachowując możliwość wysyłania nieedytowalnych kopii do osób spoza Twojej organizacji.

Te kopie tylko do odczytu mogą być chronione hasłem (w Dropbox Pro i Dropbox Business), co pomaga zapobiec przypadkowemu udostępnieniu dokumentów wrażliwych. Nawet jeśli przez pomyłkę wyślesz informacje, którymi mieliście się nie dzielić, możesz szybko wyłączyć łącze i uczynić plik niedostępnym.


W jaki sposób mogę udostępniać duże pliki?

E-maile zawodzą, jeśli chodzi o pracę z dużymi plikami. Techniczne ograniczenia e-maila oznaczają, że jeśli Twój plik jest za duży, nie będzie można go przesłać w formie załącznika. Jeśli usługa e-mail odbiorcy ma mniejsze limity wielkości załącznika, plik może nie zostać odebrany.

E-mail

  • W zależności od serwera poczty limity wielkości plików mogą być różne
  • Duże pliki muszą być przesyłane w całości za każdym razem, gdy dokona się zmiany

Dropbox

Większość serwerów pocztowych nie akceptuje załączników większych niż 25 MB, a niektóre nakładają ograniczenia na całkowitą ilość danych, które można wysłać z każdego indywidualnego konta. Najłatwiejszym rozwiązaniem staje się przesyłanie pliku na serwer lub przy użyciu systemu udostępniania plików w chmurze (jak Dropbox). Nawet w przypadku plików, które są spełniają ten limit, oczekiwanie na ich przesłanie może być uciążliwe, zwłaszcza gdy musisz często udostępniać swoje zmiany.

Dropbox stosuje również przesyłanie jedynie części pliku, który został zmieniony, co oznacza, że ​​jest to bardziej efektywne niż jego odpowiednik e-mail.


Jak zarządzać starszymi wersjami plików?

E-mail nie został zaprojektowany, aby przechowywać wersje plików, natomiast często funkcjonuje jako substytut obsługi wersji w firmach, które nie wdrożyły bardziej wyspecjalizowanych rozwiązań. Oznacza to konieczność przeglądania wielu wątków wiadomości z nadzieją, że wszyscy zastosowali takie same reguły nazewnictwa plików.

E-mail

  • E-mail nie oferuje specjalnego wsparcia do obsługi wersji plików, chociaż skrzynka odbiorcza zawiera pewien podstawowy zapis historii danego pliku
  • Stosowanym rozwiązaniem jest załączanie numeru wersji pliku w każdym wysłanym dokumencie

Dropbox

  • Kliknij prawym przyciskiem myszki plik w swoim folderze Dropbox
  • Wybierz opcję Wyświetl poprzednie wersje, aby uzyskać listę historii pliku
  • Wybierz żądaną wersję i kliknij Przywróć

Dropbox umożliwia wersjonowanie plików w sposób zarówno uporządkowany jak i automatyczny. W przeciwieństwie do rozwiązania opartego na poczcie e-mail, Dropbox kojarzy stare wersje pliku z aktualną wersją. To sprawia, że ​​przeglądanie historii danego pliku jest o wiele bardziej intuicyjne. A ponieważ Dropbox robi to wszystko bez zaangażowania ze strony użytkownika, nigdy nie już nie musisz się martwić tematem kontroli wersji, gdy trzeba przywrócić starszą kopię pliku.

E-mail to najczęściej rozwiązanie „wystarczająco dobre” dla małych zespołów, natomiast sformalizowane wersjonowanie to nie tylko wygoda — to bezpieczeństwo. Łatwo jest usunąć wiadomości e-mail, a jeśli Twój serwer wprowadza limity przechowywania, jest to wręcz konieczne. Kiedy więc usuniesz wiadomość zawierającą plik z załącznika, dana wersja dokumentu zostaje stracona na zawsze. Jeśli Twój zespół nie jest wystarczająco ostrożny, pojawia się możliwość utraty danych.


W jaki sposób uzyskać dostęp do plików na swoim urządzeniu mobilnym?

Korzystanie z e-maila do udostępniania plików na urządzeniach mobilnych ma te same wady i zalety co w przypadku komputerów stacjonarnych. Z jednej strony, jeśli zespół korzysta z urządzeń mobilnych do pracy, prawdopodobnie ma już skonfigurowany na nich dostęp do e-maila. Jednak przechowywanie aktualnych wersji dokumentów nadal stanowi problem.

E-mail

  • Otwórz aplikację e-mail na urządzeniu mobilnym
  • Znajdź wiadomość zawierającą plik
  • Pobierz plik i wyedytuj go w przeznaczonej do tego aplikacji
  • Kiedy skończysz, prześlij zmiany z powrotem do swojego zespołu

Dropbox

  • Pobierz aplikację mobilną Dropbox
  • Zaloguj się na swoje konto i przeglądaj dokumenty bezpośrednio w aplikacji mobilnej Dropbox
  • Dzięki połączonym z Dropbox aplikacjom mobilnym jak Microsoft Office, każda zmiana w pliku będzie zsynchronizowana z wszystkimi urządzeniami

Największą przewagą, jaką Dropbox ma nad e-mailem w urządzeniach mobilnych jest to, że oferuje on prosty system plików. Zamiast żmudnego przeglądania wiadomości e-mail pod kątem odpowiedniego załącznika, Dropbox umożliwia organizowanie dokumentów w postaci łatwej struktury folderów/plików. Dzięki mobilnej aplikacji Dropbox możesz łatwo przeglądać najbardziej aktualne wersje plików, trzymając skrzynkę pocztową wolną od nowych załączników za każdym razem, gdy zostaną wprowadzone nawet najdrobniejsze zmiany.