Wzór agendy i notatek ze spotkania

Bez względu na to, czy organizujesz comiesięczne posiedzenie zarządu, cotygodniowe indywidualne spotkanie z konkretnym pracownikiem czy burzę mózgów, skorzystaj z tego intuicyjnego szablonu notatek ze spotkania, a będziesz mieć połowę pracy z głowy.
Szablony notatek ze spotkań z listą uczestników, agendą i tematami do omówienia

Spraw, żeby wszyscy byli na bieżąco

Wystarczy dodać treść

Korzystaj z gotowego wzoru, którego możesz używać jako darmowego szablonu do tworzenia notatek, wypełniając na początku spotkania pola: data spotkania, uczestnicy, agenda, dyskusja i działania.

Zaproś swój zespół do dokumentu

Szablon w chmurze ułatwia udostępnianie. Nie musisz zapisywać dokumentu na dysku twardym ani załączać go w e-mailu. Po prostu zaproś uczestników spotkania do wyświetlania dokumentu.

Edytuj dokumenty razem z zespołem w czasie rzeczywistym

Kiedy zapraszasz swój zespół do wyświetlania dokumentu, jego członkowie mogą przeglądać notatki ze spotkania i dodawać komentarze. Mogą również aktualizować tekst i dodawać obrazy z interaktywną tablicą, jeśli nadasz im uprawnienia współautorów.

4 porady, jak ulepszyć notatki ze spotkania

Szablon notatki ze spotkania Dropbox Paper
1. Przed spotkaniem przygotuj swój dokument do tworzenia notatek

Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się na formalne czy nieformalne spotkanie, ta funkcja pozwoli Ci zorganizować pracę i udostępnić wszystkim dane jeszcze przed spotkaniem. Dokument Dropbox Paper umożliwia dodawanie wydarzenia z kalendarza i używanie skrótów klawiszowych, dzięki którym zaoszczędzisz czas. 

2. Dodawaj łącza, żeby poszerzyć kontekst

Jeśli Twój dokument posiada dodatkowy kontekst, dodaj do niego łącza, żeby Twój zespół był na bieżąco. Przed spotkaniem udostępnij swój dokument z notatkami do omówienia.

3. Podkreśl kluczowe kwestie

Aby notatka była bardziej czytelna, dodaj obrazy do plików Dropbox, wzbogacając ją o dodatkowe argumenty i przykłady. Z aplikacją mobilną Paper możesz stworzyć obraz z interaktywną tablicą i zestawem wirtualnych karteczek, który pojawi się automatycznie w Twoich notatkach ze spotkania.

4. Zapisuj decyzje i zadania

Dzięki funkcji szablonu listy zadań Twój zespół na bieżąco śledzi postępy, a Ty kontrolujesz działania jeszcze przed spotkaniem. Aby szybko dodać pola wyboru, użyj nawiasów („[ ]”) a następnie wciśnij spację. Aby przydzielić zadania, po prostu oznacz kolegę lub koleżankę z zespołu, używając znaku @ i nazwy użytkownika.  

Twórz i udostępniaj
swoje pomysły

Ten wzór sprawozdania ze spotkania został stworzony w Dropbox Paper, który jest przestrzenią, gdzie zespoły mogą współpracować, tworzyć i dzielić się dopiero co powstającymi pomysłami. Dzięki Paper tworzenie notatek ze spotkań, przypisywanie zadań do zrealizowania, rozwijanie kreatywnych pomysłów i zarządzanie projektami nigdy nie było tak proste. Z Paper jako głównym narzędziem do pracy nad projektem nie musisz być na miejscu, aby być na bieżąco.

Wielu użytkowników dzieli się pomysłami i zasobami wizualnymi na spotkaniu

Często zadawane pytania

Przygotowywanie notatek ze spotkania warto zacząć od przeanalizowania jego najistotniejszych punktów i przemyślenia, w jaki sposób przekazać te informacje innym. Dzięki efektywnym notatkom ze spotkania każdy może zapoznać się z omawianymi tematami i być z nimi na bieżąco. Najlepszym sposobem na sporządzenie efektywnych notatek podczas spotkania jest stworzenie praktycznego szablonu na długo przed jego rozpoczęciem. Aby to zrobić, po prostu otwórz swój szablon notatek ze spotkania w Dropbox i stwórz własny dokument z agendą spotkania i listą uczestników. Następnie w trakcie spotkania możesz uzupełnić notatki o dokładne tematy i dopisać, kto i co powiedział. Na koniec możesz także dodać elementy działania i terminy, wstawiając @wzmianki i dodając potrzebne łącza wyjaśniające kontekst. Na koniec udostępnij ten dokument uczestnikom spotkania. 

Utworzenie szablonu notatki ze spotkania w Dropbox za pomocą Dropbox Paper jest łatwe. Możesz po prostu skorzystać z gotowego szablonu notatek ze spotkania dostępnego w Paper. Możesz również przygotować swój własny szablon notatki lub agendy spotkania, tworząc zupełnie nowy dokument w Paper. W prawym górnym rogu każdego dokumentu Paper znajdują się trzy kropki oznaczające różne opcje. Kliknij w nie i przewiń w dół do „Zmień w szablon”. Dzięki temu Twój dokument w Paper stanie się niestandardowym szablonem, z którego możesz wielokrotnie korzystać, by porządkować notatki ze spotkań bez konieczności zaczynania pracy od nowa za każdym razem.

Możliwość śledzenia notatek ze spotkań to dla Dropbox oczywistość, ponieważ pozwala on na porządkowanie wszystkiego. Jednym z najlepszych sposobów na utrzymanie porządku w notatkach ze spotkań jest stworzenie zorganizowanego systemu przechowywania zarówno samych notatek, jak i innych ważnych dokumentów. Dzięki temu Ty i Twój zespół będziecie mogli łatwo i bezproblemowo przeglądać i udostępniać pliki. Stworzenie systemu przechowywania notatek ze spotkań to także świetny sposób na bardziej wydajną współpracę w zespole. Członkowie zespołu mogą łatwiej angażować się w tworzenie notatek ze spotkań, dodając komentarze do dokumentu w celu wyjaśnienia niektórych kwestii lub uzupełniając go o ważne elementy działania. 

Możesz lepiej organizować notatki ze spotkań, dzieląc spotkania według tematów. Spotkania, które odbywasz w pracy, prawdopodobnie zaliczają się do różnych typów spotkań. Możesz na przykład uczestniczyć w spotkaniach zarządu dwa razy w roku, brać udział w comiesięcznych bądź cokwartalnych burzach mózgów lub cotygodniowych spotkaniach indywidualnych, a także przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne czy analizy postępów w pracy, gdzie potrzebne są dokładne notatki. W Dropbox utwórz folder „Spotkania”, a następnie zaprojektuj podsystem typów spotkań, by móc zawsze znaleźć ważne notatki – bez względu na typ spotkania. 

Twórz jak najlepsze notatki ze spotkania dzięki Dropbox

Uwaga: nie wszystkie treści są dostępne we wszystkich językach

Rozmawiający współpracownicy stojący w biurze i spoglądający na laptopa

Badania IDG

Odkryj tajniki optymalizacji współpracy.

Zespół pracujący przy jednym stole i robiący notatki na kartkach

Biała księga IDC

Obniż koszty i podnieś wartość biznesową, korzystając z narzędzi Dropbox do współpracy.

Zobacz więcej funkcji

Narzędzia zwiększające wydajność pracy

Narzędzia zwiększające produktywność

Użyj narzędzi Dropbox, aby zwiększyć produktywność w miejscu pracy

Narzędzie do zarządzania projektami

Narzędzie do zarządzania projektami

Stwórz własny szablon planu projektu w Dropbox Paper

Narzędzia do prowadzenia burzy mózgów

Przykład dokumentu do prowadzenia burzy mózgów

Stwórz szablon burzy mózgów, by ułatwić tworzenie pomysłów i dzielenie się nimi

Przechowuj dokumenty w chmurze

Przechowywanie dokumentów online

Zarządzaj dokumentami online, przechowując je w chmurze w łatwy i bezpieczny sposób

Stwórz własny szablon notatek ze spotkania

Chcesz dostosować notatki na potrzeby kolejnych spotkań zespołu? Paper pozwala Ci stworzyć własny, przejrzysty i profesjonalny szablon notatek lub agendy spotkania z wybranymi przez Ciebie śródtytułami i sekcjami.