FTP

Jak mogę skonfigurować FTP?

Konfigurowanie serwera FTP i przygotowywanie członków zespołu do korzystania z niego może być skomplikowanym procesem. Na przykład musisz określić, jaki rodzaj dostępu i uprawnień do systemu plików ma każde konto FTP. Dodatkowo każdy członek zespołu musi nauczyć się, jak korzystać z programu klienta FTP.

FTP

  • Kup serwer FTP
  • Zaloguj się do panelu administracyjnego serwera
  • Utwórz konto FTP dla każdego użytkownika
  • Zainstaluj oprogramowanie FTP na komputerze każdego użytkownika

Dropbox

  • Utwórz konto Dropbox
  • Pobierz aplikację Dropbox

Rozpoczęcie pracy z Dropbox jest szybkie i proste. Pliki są przechowywane w chmurze, więc nie musisz mieć styczności z serwerem. A ponieważ konfiguracja oprogramowania ogranicza się do minimum, Twój zespół może skoncentrować się na ważnych zadaniach zamiast walczyć ze skomplikowanym oprogramowaniem FTP.


W jaki sposób mogę udostępnić plik członkowi zespołu?

Ręczna natura FTP skutkuje częstym przesyłaniem rzeczy w tę i we w tę między członkami zespołu. Za każdym razem, kiedy ktoś zmienia plik, trzeba go ponownie przesłać na serwer FTP, aby go udostępnić. Każdy, kto chce mieć najnowszą wersję pliku, musi ją ponownie pobrać. Jeśli Twój zespół często udostępnia sobie wersje, szybko może stać się to wąskim gardłem.

FTP

  • Otwórz oprogramowanie FTP
  • Podaj adres URL serwera, port oraz nazwę użytkownika / hasło do konta FTP
  • Połącz się z serwerem
  • Użyj przeglądarki plików oprogramowania FTP, aby znaleźć plik na komputerze
  • Prześlij plik na serwer
  • Powiedz członkom zespołu, aby zalogowali się na serwer FTP i pobrali plik na swoje komputery
  • Powtórzenie czynności za każdym razem, gdy plik zostanie zaktualizowany

Dropbox

  • Utwórz nowy folder wewnątrz swojego Dropbox, aby udostępnić dokumenty zespołowi
  • Kliknij prawym przyciskiem myszy folder i udostępnij go członkom zespołu
  • Umieść plik w udostępnionym folderze na swoim komputerze. Plik automatycznie pojawi się w folderach Dropbox Twojego zespołu
  • Gdy ktokolwiek dokona edycji pliku, kopia automatycznie się zaktualizuje u każdego

Mając Dropbox, po skonfigurowaniu folderu udostępnionego, współpraca jest już całkowicie automatyczna. Każdy będzie miał swoją własną „żywą”, edytowalną kopię pliku, a każda aktualizacja zaraz po wprowadzeniu magicznie pojawi się na komputerach wszystkich członków. Martwisz się konfliktami?


Jak udostępnić plik klientowi?

Bezpieczne udostępnianie plików klientom przez FTP może być trudne. Możesz nie chcieć, aby zmieniali Twoje dokumenty, więc ich konta FTP muszą mieć dostęp tylko do odczytu. Prawdopodobnie nie chcesz też, aby widzieli wszystkie Twoje wewnętrzne pliki. Wymaga to starannej konfiguracji uprawnień systemu plików FTP przez administratora systemowego.

FTP

  • Poproś klienta o zainstalowanie oprogramowania FTP na swoim komputerze
  • Utwórz konto FTP dla klienta. To może być problematyczne:
    • musi ono mieć uprawnienia tylko do odczytu
    • powinno mieć dostęp tylko do wybranych plików
  • Podaj klientowi dane do logowania na FTP i ścieżkę do pliku na serwerze
  • Klient może wtedy pobrać żądane pliki, tak jak członkowie Twojego zespołu

Dropbox

  • Kliknij prawym przyciskiem myszki dowolny plik w swoim folderze Dropbox.
  • Wybierz pozycję w menu Udostępnij łącze do Dropbox, aby wygenerować łącze do udostępnienia
  • Wyślij łącze do klienta. Może je wyświetlić lub pobrać w dowolnej przeglądarce

Dropbox zdecydowanie ułatwia oddzielenie plików Twojego zespołu od plików klientów. Łącza udostępnione są całkowicie niezależne od folderów udostępnionych Dropbox Twojego zespołu, co oznacza, że klienci mają dostęp tylko do wybranych przez Ciebie plików. Ponieważ nie jest wymagane żadne dodatkowe oprogramowanie, klienci mogą pobierać pliki bez konieczności uczenia się nowego systemu. Jeśli korzystasz z Dropbox Pro lub Dropbox Business, masz także możliwość dodawania do łączy haseł i dat wygaśnięcia. Ponadto możesz w dowolnym momencie odwołać dostęp do dokumentu, po prostu wyłączając prowadzące do niego łącze.


Jak mogę współpracować z innymi na tym samym pliku?

Gdy wiele osób pracuje na tym samym pliku, może to doprowadzić do konfliktu - czyja wersja powinna być akceptowana jako ostateczna? Powiedzmy, że dwóch użytkowników edytuje ten sam dokument. Jeden kończy aktualizację i przesyła plik na serwer FTP. Chwilę później drugi użytkownik robi to samo, unicestwiając całą ciężką pracę pierwszego użytkownika.

FTP i Dropbox mają bardzo różne sposoby radzenia sobie z tym problemem.

FTP

  • FTP nie obsługuje rozwiązywania konfliktów
  • Najnowsza kopia pliku nadpisuje pracę pozostałych
  • Rozwiązania oscylują wokół metody „sprawdzania” plików, dlatego też tylko jedna osoba może edytować je w danym momencie

Dropbox

  • W przypadku wystąpienia konfliktu Dropbox zachowuje obie kopie pliku
  • To pozwala zobaczyć zmiany u obu użytkowników i zdecydować, jak je połączyć

W przypadku FTP konflikty są niebezpieczne. Jedynym sposobem, aby uniknąć tego rodzaju ludzkiego błędu jest wdrożenie trybu pracy, który pozwala na edycję pliku tylko jednemu użytkownikowi w danym momencie.

W przeciwieństwie do tego kopie powodujące konflikt Dropbox zachowują się jak siatka bezpieczeństwa zabezpieczająca przed utratą danych. Nikt nie musi się martwić o sprawdzanie plików pod kątem nadpisania cudzych danych, ponieważ Dropbox powiadomi Cię, jeśli pojawi się konflikt.


Jak zarządzać starszymi wersjami plików?

Serwer FTP ma tylko jedną, aktualną kopię każdego pliku. Nie ma żadnego pojęcia o historii danego pliku, co wprowadza ryzyko utraty danych. Na przykład jeśli użytkownik usunie informacje i ponownie prześle dokument na serwer, są one stracone na zawsze.

FTP

  • FTP nie obsługuje wersji plików
  • Najczęstszym rozwiązaniem jest kopiowanie pliku i zmiana jego nazwy na zawierającą numer wersji

Dropbox

  • Kliknij prawym przyciskiem myszki plik w swoim folderze Dropbox
  • Wybierz opcję Wyświetl poprzednie wersje, aby uzyskać listę historii pliku
  • Wybierz żądaną wersję i kliknij Przywróć

Gdy Twój plik znajduje się w Dropbox, każda zapisana zmiana jest rejestrowana. Jeśli zorientujesz się, że ważne dane zostały usunięte jakiś czas temu, możesz je odzyskać za pomocą kilku kliknięć myszy. Podobnie jak udostępnianie plików, jest to całkowicie automatyczne — nie musisz myśleć o kontroli wersji, dopóki nie zechcesz zajrzeć do starszej kopii pliku.


W jaki sposób uzyskać dostęp do plików na swoim urządzeniu mobilnym?

FTP ma takie same ograniczenia na urządzeniach mobilnych, jak na komputerach stacjonarnych. Wciąż potrzebujesz dedykowanego oprogramowania FTP na urządzeniu mobilnym oraz ręcznie musisz synchronizować pliki za każdym razem, gdy ktoś dokona edycji.

FTP

  • Zainstaluj oprogramowanie FTP na swoim urządzeniu mobilnym
  • Połącz się z serwerem FTP i pobierz plik
  • Ręcznie pobierz/prześlij plik za każdym razem, gdy chcesz udostępnić zmiany swojemu zespołowi

Dropbox

  • Pobierz aplikację mobilną Dropbox
  • Zaloguj się na swoje konto. Możesz przeglądać dokumenty bezpośrednio w aplikacji mobilnej Dropbox
  • Dzięki połączonym z Dropbox aplikacjom mobilnym jak Microsoft Office, każda zmiana w pliku będzie zsynchronizowana z wszystkimi urządzeniami

Dropbox jest dostępny na większość urządzeń mobilnych, w tym na systemy iOS, Android oraz telefony i tablety z systemem Windows. Dostęp do plików możesz również uzyskać za pośrednictwem witryny Dropbox. Dzięki mobilnej aplikacji Dropbox możesz przeglądać pliki, edytować je za pomocą aplikacji innych firm, a także tworzyć łącza udostępnione dla swoich klientów.