Wprowadzenie do Dropbox: administratorzy

Gratulujemy wyboru taryfy Dropbox Business! W tym przewodniku poznasz osiem prostych kroków pozwalających skonfigurować konto. Przejście na Dropbox Business pomoże Twojemu zespołowi w dobrej organizacji, sprawniejszej współpracy i zabezpieczeniu wszystkich danych.

Jako administrator możesz łatwo dodawać i usuwać członków zespołu, monitorować aktywność związaną z udostępnianiem i chronić firmowe dane. Aby Twój zespół mógł szybko i skutecznie rozpocząć współpracę, najlepiej wykonaj te kroki w ciągu pierwszych 30 dni.

Czy jest inna osoba, która mogłaby pomóc w skonfigurowaniu zespołu? Dowiedz się, jak dodać lub zmienić administratora.

Uwagi przed rozpoczęciem

1. Stwórz zespołowi obszar do współpracy

Dobrze zorganizowany obszar zespołu sprawi, że członkowie zespołu będą mogli od razu w pełni wykorzystywać możliwości Dropbox Business. Twój zespół ma do dyspozycji udostępniony obszar roboczy, który działa podobnie jak współużytkowany dysk. Utwórz foldery przeznaczone tylko dla określonych osób lub dla całego zespołu. Zgodnie z ustawieniem domyślnym dostęp mają wszyscy, ale możesz to zmienić w każdym folderze. Ponadto będziesz mieć własny folder na osobiste pliki.

Udostępniaj foldery w obszarze zespołu, zachowując materiały osobiste w przestrzeni członków.
Udostępniaj foldery w obszarze zespołu, zachowując materiały osobiste w przestrzeni członków.

Aby utworzyć obszar zespołu:

  • Utwórz początkową strukturę folderów (później w dowolnym czasie będzie ją można aktualizować i uzupełniać). Obszar zespołu funkcjonuje najlepiej, gdy jasno zorganizujesz zawarte w nim foldery zgodnie ze strukturą Twojej firmy lub organizacji. Możesz zacząć od dodania folderów dla poszczególnych podzespołów, na przykład „Księgowość”, „Sprzedaż” i „Marketing”.
  • Dodaj kilka plików służbowych. Rozruszaj swój zespół, dodając jakieś dokumenty, pliki PDF lub arkusze kalkulacyjne. Zachęć kierowników zespołu, by podjęli dalsze czynności.
  • Skoro już się tym zajmujesz, ewentualnie możesz zorganizować swoich użytkowników w grupy odpowiadające podzespołom lub działom Twojej firmy albo organizacji.

pole wyboru ze znacznikiem Skonfiguruj obszar swojego zespołu

2. Komunikuj się z zespołem

Aby wdrożenie się powiodło, trzeba zapewnić wszystkim osobom niezbędne informacje. Chcąc maksymalnie ułatwić dodawanie członków zespołu, utworzyliśmy kilka szablonów e-mail z najważniejszymi elementami. Przejrzyj listę szablonów wiadomości dostępną w tym miejscu lub utwórz własne szablony.

pole wyboru ze znacznikiem Sprawdź szablony

żarówka Czy wiesz, że...

Jeśli jakiś członek zespołu użył służbowego adresu e-mail do utworzenia osobnego konta Dropbox, może przenieść to konto do zespołu Dropbox Business.

3. Dodaj osoby do swojego zespołu

W zależności od tego, jak duża jest Twoja firma, możesz wybrać kilku użytkowników „pilotażowych”, którzy przetestują narzędzia Dropbox przed ich wdrożeniem w całym zespole. Jeśli w firmie jest mniej niż 50 pracowników, nie powinno być problemu, jeśli od razu cały zespół zacznie korzystać z usługi.

Użytkowników do zespołu możesz zapraszać na dwa sposoby:

pole wyboru ze znacznikiem Wpisz adresy e-mail za pośrednictwem konsoli administratora (prosty sposób, zalecany w przypadku większości zespołów)

pole wyboru ze znacznikiem Skorzystaj z konektora Active Directory lub usług partnera zarządzania tożsamością (sposób rzadziej spotykany, ale przydatny w firmach, w których już funkcjonuje wiele integracji)

4. Jeszcze bardziej ułatw korzystanie z Dropbox dzięki aplikacji komputerowej

Po zainstalowaniu aplikacji komputerowej Dropbox działa jak każdy inny folder na komputerze. Przeciągając i upuszczając pliki (lub klikając je prawym przyciskiem myszki), możesz je przenosić do folderu Dropbox. Zostaną one automatycznie przesłane do Dropbox, co da Ci do nich dostęp z dowolnego miejsca przy użyciu naszych aplikacji komputerowych i mobilnych lub w witrynie Dropbox.

pole wyboru ze znacznikiem Pobierz i zainstaluj aplikację dla systemu Mac, Windows lub Linux

żarówka Czy wiesz, że...

Członkowie zespołu Dropbox Business mogą „sparować” konto osobiste i służbowe, zyskując możliwość dostępu do obu kont na tym samym urządzeniu.

Możesz pomóc członkom swojego zespołu w połączeniu lub odłączeniu konta osobistego.

5. Oszczędzaj miejsce na dysku twardym dzięki synchronizacji inteligentnej

Synchronizacja inteligentna to funkcja Dropbox, dzięki której każdy plik i folder przechowywany na koncie Dropbox jest widoczny i dostępny bezpośrednio na komputerze danego członka zespołu, a jednocześnie praktycznie nie zajmuje miejsca na jego dysku twardym. Funkcja ta jest znakomitym sposobem na odzyskanie całych gigabajtów miejsca bez zmiany procesów pracy zespołu. Poniżej możesz wybrać, czy nowe pliki będą automatycznie pobierane na komputery członków zespołu, czy też początkowo będą tylko online.

pole wyboru ze znacznikiem Przejrzyj ustawienia synchronizacji inteligentnej

6. Chroń swój zespół przy użyciu dodatkowych ustawień zabezpieczeń

Co prawda Dropbox domyślnie stosuje jedne z najpopularniejszych standardów szyfrowania i zabezpieczeń, stanowczo zalecamy wykonanie tych dodatkowych kroków, aby Twój zespół i jego dane były jak najbezpieczniejsze.

pole wyboru ze znacznikiem Włącz weryfikację dwustopniową w całym zespole

pole wyboru ze znacznikiem Ustaw uprawnienia do udostępniania w skali całego zespołu

pole wyboru ze znacznikiem Włącz jednokrotne logowanie (tylko w zespołach Advanced)

żarówka Czy wiesz, że...

Za pomocą Dropbox Business możesz przenieść firmowe dane z serwera do Dropbox

7. Połącz Dropbox z ulubionymi aplikacjami biznesowymi

Aby zminimalizować przerwy w pracy, połącz Dropbox z aplikacjami, które już znasz i lubisz. Niezależnie od tego, czy korzystasz z Google Apps, Microsoft, Adobe, Slack, Salesforce, czy Atlassian, prawdopodobnie mamy odpowiednią integrację. Pozwoli to członkom Twojego zespołu uniknąć przełączania się między narzędziami i kilkukrotnego wykonywania tych samych czynności. Zerknij na pełną listę partnerów i w ramach pierwszych kroków spróbuj połączyć co najmniej jedną aplikację innej firmy.

pole wyboru ze znacznikiem Połącz aplikacje innych firm

8. Dowiedz się więcej o Dropbox

Dropbox to znacznie więcej niż synchronizowanie plików i folderów. Chociaż ten przewodnik na pewno ułatwia wykonanie najważniejszych czynności wprowadzających, dzięki poniższym samoobsługowym szkoleniom Ty i Twój zespół dowiecie się jeszcze więcej:

pole wyboru ze znacznikiem Sprawdź kursy

To wszystko! Dzięki wykonaniu tych kroków teraz możesz spokojnie korzystać z Dropbox ze swoim zespołem. Oto kilka łączy, jeśli masz ochotę sprawdzić dodatkowe zasoby:

pole wyboru ze znacznikiem Dowiedz się więcej o Dropbox w centrum pomocy

pole wyboru ze znacznikiem Skontaktuj się z pomocą techniczną Dropbox

pole wyboru ze znacznikiem Sprawdź, czy usługa Dropbox działa

 

Jak przydatny był ten artykuł?

Przykro nam to słyszeć.
Daj nam znać, co możemy poprawić:

Dziękujemy za przesłanie opinii.
Daj nam znać, jak pomógł ten artykuł:

Dziękujemy za przesłanie opinii.

Odpowiedzi społeczności