Zorganizuj obszar zespołu

Skonfiguruj foldery tak, by każdy mógł szybko znaleźć to, czego potrzebuje. W tym przewodniku znajdziesz sprawdzone procedury i kilka przykładów, które pomogą Ci zorganizować pliki zespołu w jednym miejscu.

Dostosuj rozwiązanie do metod pracy zespołu

Zanim zaczniesz tworzyć foldery, poświęć trochę czasu, żeby zorientować się, jak pracuje Twój zespół. Skalowalna struktura i jednolity format nazw elementów ułatwią organizację całego procesu. Rozważ następujące aspekty:

  • Czy użytkownicy pracują raczej samodzielnie, czy w zespołach?
  • Czy poszczególne pliki opracowywane są przez jedną osobą, czy przez kilku użytkowników?
  • Czy przewidujesz, że pliki będą często udostępniane osobom spoza Twojego zespołu Dropbox Business?
  • Czy chcesz skopiować dotychczasową strukturę folderów, jeśli Dropbox ma zastąpić istniejące rozwiązanie?
  • Jakie są preferencje poszczególnych działów, jeśli chodzi o organizację plików?

Konfiguruj grupy, by ułatwić udostępnianie

Grupy umożliwiają natychmiastowe udostępnianie folderów wybranym wcześniej osobom. Konfiguruj grupę dla dowolnego działu, którego członkowie często udostępniają sobie pliki. Grupy pozwalają szybko udostępniać foldery pracownikom danego działu, tak więc nie musisz dodawać członków pojedynczo. Nowi użytkownicy grup uzyskują automatycznie dostęp do folderów, które udostępniono ich działowi.

Tworzenie nowego folderu w obszarze zespołu udostępnionym działowi ds. rozwoju

Ustal jednolity format nazw folderów

Po utworzeniu struktury i grup opracuj razem ze swoim zespołem jednolity format nazw plików i folderów. Jednolity forma nazw elementów ułatwi każdemu znalezienie tego, czego potrzebuje, co będzie szczególne przydatne wraz ze wzrostem liczby plików w obszarze zespołu. Warto zastosować się do poniższych wskazówek:

  • Foldery dla poszczególnych miesięcy powinny być oznaczone według schematu RRRR-MM, dzięki czemu będą wyświetlane w porządku chronologicznym.
  • Jeśli porządkujesz foldery według klientów i Twoja firma stosuje specjalne kody, dodanie kodu danego klienta z przodu nazwy utworzonego dla niego folderu ułatwi znalezienie potrzebnych materiałów.
Kliknij podfolder Marketing, zmień nazwę pierwszego folderu na Projekty i przeciągnij dwa pliki

Określ zakres widoczności folderów

Foldery utworzone w Twoim  obszarze zespołu  są widoczne dla wszystkich, co nie oznacza, że każdy ma do nich dostęp. Administratorzy mogą dodawać i usuwać użytkowników folderów (osoby i grupy) oraz przyznawać dostęp na potrzeby edycji lub ograniczać go do wyświetlania - wystarczy skorzystać z konsoli administratora.

Kliknij Zarządzaj, żeby zobaczyć, kto ma dostęp do danego folderu, i określić, kto może go wyświetlać i edytować

Dzięki folderom decydujesz o zakresie dostępu

Niebieski folder z ikoną budynku

Folder zespołu

Automatycznie udostępniany całemu zespołowi, przy czym możesz przyznawać dostęp na potrzeby przeglądania lub edycji, również osobom spoza zespołu.

Niebieski folder z ikoną minusa

Folder zastrzeżony

Zostaje utworzony, gdy dodajesz określone osoby lub grupy jako użytkowników folderu w obszarze zespołu. Jego zawartość mogą wyświetlać lub edytować jedynie wyznaczone przez Ciebie osoby lub grupy.

Fioletowy folder z ikoną osoby

Folder członka zespołu

​​Każdemu członkowi zespołu zostaje przyporządkowany domyślnie prywatny folder ze stosowną nazwą. Użytkownicy mogą udostępniać znajdujące się tam pliki i foldery.

Niebieski folder z ikoną dwóch osób

Folder udostępniony

Pozwala użytkownikom udostępniać zawartość folderu członka zespołu. Wyznaczeni użytkownicy mogą dodać ten folder do swojego folderu członka zespołu, jeśli chcą zachować jego prywatność, lub do folderu zespołu, jeśli zależy im na tym, żeby pozostałe osoby były na bieżąco.

Zarządzaj obszarem zespołu

Oto garść porad organizacyjnych, które przydadzą Ci się po tym, jak dodasz członków zespołu i ich materiały do obszaru zespołu:

  • Przenieś ukończone projekty do folderów archiwum. Następnie skorzystaj z funkcji Synchronizacja inteligentna Dropbox i wybierz opcję "Tylko online", żeby zwolnić przestrzeń dyskową członków zespołu.
  • Administrator może zalogować się jako członek zespołu, żeby uzyskać dostęp do uprawnień dotyczących dowolnego folderu udostępnionego przez danego użytkownika.
  • Aktualizuj uprawnienia grupowe w przypadku przenosin użytkowników do innych zespołów.
  • Zablokuj dostęp do danych firmowych poprzez zawieszenie lub usunięcie członków zespołu, którzy zakończyli pracę w firmie. 
Jeśli nie chcesz zajmować lokalnej przestrzeni dyskowej, zaznacz wybrane pliki i wybierz opcję Synchronizacja inteligentna > tylko online.

Zobacz przykład

Poniżej prezentujemy strukturę folderów stworzoną w oparciu o przykładowe rozwiązania stosowane przez klientów usługi Dropbox Business. Niebieskie ikony osób to członkowie zespołu, natomiast szare ikony symbolizują użytkowników spoza firmy.

Hierarchia folderów na poziomie firmy uwzględniająca poszczególne działy, klientów i projekty oraz pokazująca zakres dostępu