VPN

Jak skonfigurować VPN jako narzędzie do udostępniania plików?

Pełna wygoda i bezpieczeństwo płynące z sieci VPN wymagają starannej konfiguracji i bieżącej konserwacji. Zalecamy, aby większość firm współpracowała ze specjalistami IT w zakresie tworzenia i obsługi sieci VPN.

VPN

  • Konieczność współpracy z działem IT przy zakupie serwera VPN
  • Konfiguracja kont VPN dla każdego użytkownika
  • Konieczność współpracy z działem IT przy zakupie serwera plików do pracy z VPN
  • Utworzenie folderu udostępnionego na serwerze plików i przydzielenie uprawnień użytkownikom
  • Instalacja klienta VPN na każdym komputerze użytkownika i konfiguracja dostępu
  • Zmapowanie dysku sieciowego do folderu udostępnionego na każdym komputerze użytkownika

Dropbox

  • Utwórz konto Dropbox
  • Pobierz aplikację Dropbox

Oprócz konfiguracji serwerów VPN, dział IT musi utworzyć konto dla każdego użytkownika, dodać odpowiednie uprawnienia do folderów udostępnionych na serwerach plików, monitorować wydajność, zapobiegać przedostawaniu się szkodliwego oprogramowania (malware) oraz szkolić nowych użytkowników w zakresie sposobu łączenia się z siecią VPN.

Chociaż zarówno VPN jak i Dropbox mogą być używane do wymiany plików, na przykład za pośrednictwem folderu udostępnionego, konfiguracja takiego folderu w Dropbox jest dużo bardziej intuicyjna. Nie wymaga żadnych umiejętności technicznych, a dodawanie kont użytkowników jest równie proste, jak wpisanie adresu e-mail. Co więcej, Twój zespół tylko w minimalnym stopniu musi się uczyć nowego oprogramowania.


W jaki sposób mogę udostępnić plik członkowi zespołu?

VPN pozwala Twojemu zespołowi traktować udostępnione pliki w taki sam sposób, jak lokalne pliki na dysku twardym. Możesz edytować pliki na miejscu i uniknąć przez to konieczności ręcznego przesyłania ich na serwer i pobierania z niego, jak ma to miejsce podczas korzystania z FTP. Minusem jest to, że wszystkie Twoje interakcje z plikiem odbywają się za pośrednictwem połączenia sieciowego, co oznacza, że wydajność zależy od jakości połączenia oraz możliwości serwera VPN w zakresie obsługi żądań przychodzących.

VPN

  • Otwórz oprogramowanie VPN
  • Wprowadź adres serwera, nazwę użytkownika i hasło do konta VPN
  • Poczekaj, aż serwer VPN uwierzytelni Twoje poświadczenia
  • Połącz się z serwerem plików
  • Dodaj plik do utworzonego wcześniej udostępnionego dysku sieciowego
  • Plik automatycznie pojawi się na udostępnionych dyskach sieciowych Twojego zespołu
  • Gdy ktoś dokona edycji pliku, zmiany staną się automatycznie dostępne dla reszty zespołu

Dropbox

  • Utwórz nowy folder wewnątrz swojego Dropbox, aby udostępnić dokumenty zespołowi
  • Kliknij prawym przyciskiem myszy folder i udostępnij go członkom zespołu
  • Umieść żądany plik w folderze udostępnionym Dropbox na swoim komputerze
  • Plik pojawi się w folderach Dropbox Twojego zespołu
  • Gdy ktokolwiek dokona edycji pliku, kopia automatycznie się zaktualizuje u każdego

Na pierwszy rzut oka Dropbox i VPN wydają się oferować podobne doświadczenia podczas wymiany plików: pliki można edytować bezpośrednio (nie wymagają pobierania), a zmiany automatycznie pojawiają się w folderach udostępnionych Twojego zespołu. Jednak Dropbox pozostawia każdemu użytkownikowi własną kopię lokalną każdego dokumentu, dzięki czemu przeglądanie i edytowanie plików odbywa się znacznie prościej.

Dodatkowo, w przeciwieństwie do sieci VPN, gdzie możesz pracować z plikami, tylko wtedy, kiedy masz z siecią, mając Dropbox możesz przechowywać pliki aby mieć do nich dostęp i edytować je w trybie offline. Dropbox zaktualizuje wszelkie zmiany, gdy będziesz znowu online. Dropbox również utworzy tzw. kopię powodującą konflikt, jeśli wielu użytkowników będzie edytować ten sam plik jednocześnie, zamiast zablokowania ich dając jedynie dostęp w trybie tylko do odczytu.


Jak udostępnić plik klientowi?

Udostępnianie plików klientom za pomocą sieci VPN może być trudne, jeśli nie chcesz oferować nieograniczonego dostępu do sieci osobom niebędącym pracownikami. W celu wymiany plików z klientem łatwiej i bezpieczniej będzie skonfigurować Dropbox niż jakikolwiek inny system.

Jeśli upierasz się przy korzystaniu z sieci VPN, jedną z opcji jest użycie Secure Sockets Layer (SSL) VPN - mniej rozpowszechnionego standardu, który pozwala Twojemu administratorowi ograniczyć dostęp do określonych serwerów lub plików w sieci prywatnej.

VPN

  • Uprzednia praca z działem IT w celu upewnienia się, że serwer może być skonfigurowany jako SSL VPN
  • Dział IT musi utworzyć konto VPN z SSL dla klienta, aby miał dostęp tylko do niezbędnych serwerów i plików
  • Musisz przekazać klientowi dane konta VPN
  • Klienci mogą się zalogować do Twojego SSL VPN za pomocą dowolnej przeglądarki
  • Wszystkie dozwolone zasoby, w tym serwery plików, foldery udostępnione i pliki będą wyświetlane w interfejsie WWW

Dropbox

  • Kliknij prawym przyciskiem myszki plik w swoim folderze Dropbox
  • Wybierz pozycję w menu Udostępnij łącze do Dropbox, aby wygenerować łącze do udostępnienia
  • Wyślij łącze do klienta. Może on wyświetlić lub pobrać plik w dowolnej przeglądarce

Łącza udostępnione w Dropbox pozwalają Ci precyzyjnie określić, które pliki klienci mogą zobaczyć. Dostęp do nich jest tak prosty jak kliknięcie łącza, co eliminuje potrzebę posługiwania się skomplikowanym oprogramowaniem VPN. Jeśli korzystasz z Dropbox Pro lub Dropbox Business, masz także możliwość dodawania do łączy haseł i dat wygaśnięcia. Ponadto możesz w dowolnym momencie odwołać dostęp do dokumentu, po prostu wyłączając prowadzące do niego łącze.


W jaki sposób mogę udostępniać duże pliki?

Duże pliki mogą być problemem dla VPN. Za każdym razem, gdy coś zapiszesz, cały plik będzie wysyłany za pośrednictwem połączenia VPN na prywatny sieciowy serwer plików, co w przypadku dużych plików może być nieefektywne.

Jednym z rozwiązań jest przeniesienie pliku z dysku sieciowego na dysk lokalny w celu dokonania zmian, a następnie przeniesienie go z powrotem na dysk sieciowy po zakończeniu. Rezultatem tego jest tak samo mało wydajny przepływ pracy, jak w przypadku pobierania i przesyłania przez FTP. Powoduje to, że trudno jest mieć pliki zsynchronizowane z resztą zespołu.

VPN

  • Nie ma ograniczeń wielkości plików podczas przesyłania ich przy użyciu sieci VPN
  • Praca z dużymi plikami może być zawodna z powodu uzależnienia VPN od połączenia z internetem
  • Duże pliki muszą być przesyłane w całości za każdym razem, gdy dokona się zmiany

Dropbox

Wbudowana w Dropbox obsługa wersji zapamiętuje wpisy każdej edycji i robi to w tle. Możesz za pomocą paru kliknięć zdobyć całą historię dokumentu, mając pewność, że nigdy omyłkowo nie skasujesz żadnych danych.


Jak zarządzać starszymi wersjami plików?

Serwer plików ma tylko jedną, aktualną kopię każdego pliku. Nie ma żadnego pojęcia o historii danego pliku, co wprowadza ryzyko utraty danych. Na przykład jeśli użytkownik usunie informacje i ponownie prześle dokument na serwer, są one stracone na zawsze.

VPN

  • VPN nie obsługuje wersji plików
  • Najczęstszym rozwiązaniem jest kopiowanie pliku i zmiana jego nazwy na zawierającą numer wersji

Dropbox

  • Kliknij prawym przyciskiem myszki plik w swoim folderze Dropbox
  • Wybierz opcję Wyświetl poprzednie wersje, aby uzyskać listę historii pliku
  • Wybierz żądaną wersję i kliknij Przywróć

Gdy Twój plik znajduje się w Dropbox, każdy jego zapis jest rejestrowany. Jeśli zorientujesz się, że ważne dane zostały usunięte jakiś czas temu, możesz je odzyskać za pomocą kilku kliknięć myszy. Podobnie jak udostępnianie plików, jest to całkowicie automatyczne — nie musisz myśleć o kontroli wersji, dopóki nie zechcesz zajrzeć do starszej kopii pliku.


W jaki sposób uzyskać dostęp do plików na swoim urządzeniu mobilnym?

Większość aplikacji VPN koncentruje się jedynie na ustanowieniu szyfrowanego połączenia. Jest to przydatne do bezpiecznego przeglądania internetu, korespondencji e-mail i rozmów VoIP, ale nie oferuje wiele w kwestii udostępniania plików. Z reguły to do innej aplikacji należy zmapowanie dysku sieciowego i dostęp do firmowych plików udostępnionych. Niektóre z nich wręcz wymagają specjalnej konfiguracji, która musi zostać wykonana przez dział IT.

VPN

  • Użycie zintegrowanej obsługi VPN lub instalacja aplikacji na urządzeniu mobilnym
  • Połączenie z VPN po podaniu adresu serwera, Twojej nazwy użytkownika i hasła
  • Zmapowanie dysku sieciowego za pomocą zewnętrznej aplikacji i dostęp do plików analogiczny jak na komputerze
  • Edycja dokumentów wymagać będzie stabilnego połączenia z internetem

Dropbox

  • Pobierz aplikację mobilną Dropbox
  • Zaloguj się na swoje konto i przeglądaj dokumenty bezpośrednio w aplikacji mobilnej Dropbox
  • Dzięki połączonym z Dropbox aplikacjom mobilnym jak Microsoft Office, każda zmiana w pliku będzie zsynchronizowana z wszystkimi urządzeniami

Aplikacja mobilna Dropbox pozwala uniknąć kłopotów, jakie wiążą się z nawiązywaniem połączeń VPN. Wszystko, co musisz zrobić, to zalogować się do Dropbox przy pierwszym uruchomieniu aplikacji. Od tego momentu korzystasz z pełnoprawnego systemu plików na urządzeniu mobilnym. Możesz przeglądać pliki, edytować je za pomocą aplikacji innych firm, a także tworzyć łącza udostępnione, które działają tak samo, jak foldery udostępnione na komputerze stacjonarnym.

Mobilne oprogramowanie VPN jest również szczególnie podatne na zrywanie połączeń (na przykład podczas jazdy w tunelu). W zależności od oprogramowania VPN i aplikacji do edycji, może to uniemożliwiać pracę na plikach bez stałego połączenia. Dropbox rozwiązuje ten problem, pozwalając na pobieranie plików do użycia w trybie offline.