A empresa de tecnologia de linguagem usa o Dropbox Business para compartilhar scripts e gravações de forma fácil e segura em todo o mundo, diminuindo significativamente os custos de envio e os discos rígidos perdidos.

Principais resultados da Appen

Transferência rápida de arquivos grandes

Economia significativa de tempo e dinheiro

Menos tempo gasto na solução de problemas

O DESAFIO

Perdido na tradução

Para capturar os padrões precisos de fala, dialetos e pronúncias de palavras para a tecnologia dos clientes, como reconhecimento de fala e sistemas de reconhecimento de voz, a Appen envia equipes com frequência para a África, Ásia, Europa e América do Norte. Os funcionários podem ficar em campo por até seis meses, gravando conversas e roteiros que representam quantidades enormes de dados. Como alguns clientes da Appen precisam de projetos entregues com muita rapidez, os funcionários enviados a esses lugares devem enviar o mais rápido possível o material gravado para os escritórios da Appen nos EUA, Austrália e Filipinas. De início, a empresa tentou usar soluções de FTP codificadas manualmente, enviar HDs e até mandar funcionários de avião para entregar dispositivos de armazenamento de dados pessoalmente, para garantir que nada fosse perdido ou roubado. Mas cada um desses métodos apresentou problemas em termos de velocidade e eficiência. Stephen Norris, Vice-Presidente de Operações para recursos linguísticos da Appen, explica que "todas as ferramentas que criamos para copiar dados precisavam de intervenção manual e não eram muito confiáveis. Considerando a diversidade de fusos horários e as dificuldades logísticas envolvidas, chegávamos a precisar de três a quatro dias para coordenar nossa equipe de TI com as equipes em campo, o que era uma grande perda de tempo." Durante um projeto particularmente complicado, Norris se pegou pensando em como o compartilhamento de arquivos seria mais simples se "funcionasse em silêncio, nos bastidores, exatamente como o Dropbox". A equipe de desenvolvimento de negócios da Appen já estava usando o Dropbox e havia relatado excelentes resultados."Eu me preocupava um pouco quanto à forma como o Dropbox lidaria com as grandes quantidades de dados que transferimos", Norris admitiu. "Mas a equipe de desenvolvimento de negócios disse que era muito mais rápido que o antigo sistema. Eles nos passaram segurança quanto ao Dropbox funcionar mesmo."

"O Dropbox Business é muito robusto e confiável. Estou no setor de tecnologia desde a década de 1990, e é incrível encontrar um produto que afirme fazer essas coisas e que realmente funcione."

Stephen Norris, vice-presidente de operações para recursos de linguagem, Appen

A SOLUÇÃO

Sincronização confiável em ação

Norris decidiu implementar o Dropbox Business para todos da equipe de recursos linguísticos e logo percebeu que o Dropbox sincronizava terabytes de dados sem problemas. Como a sincronização do Dropbox acelera as transferências, pois começa a baixar arquivos ainda durante os envios, milhares de horas de entrevistas em áudio podem ser rapidamente compartilhadas com a sede da Appen em Sydney. "Com o Dropbox podemos transferir quantidades enormes de dados sem que ninguém precise cuidar disso diretamente", afirma Norris. "Antes, as pessoas acabavam tendo de perguntar se uma transferência tinha funcionado, mas agora, quando conferem as pastas, podem ter a certeza de que estão vendo os arquivos atualizados." Não importa onde os funcionários da Appen estejam pelo mundo afora, ou quais dispositivos usam, o Dropbox Business mantém todos conectados. Segundo Norris, "o Dropbox Business é muito robusto e confiável. Estou no setor de tecnologia desde a década de 1990, e é incrível encontrar um produto que afirme fazer essas coisas e que realmente funcione." Mesmo quando os funcionários da Appen estão em locais com internet lenta, ou até mesmo sem acesso, a sincronização do Dropbox não falha. A tecnologia de retomada automática de transferências garante que os arquivos sincronizem por completo. "Quando a conexão à internet é interrompida e depois volta, o Dropbox percebe e retoma a sincronização exatamente de onde parou", Norris explica.

"Temos escritórios em Sydney, nas Filipinas e no Paquistão, com funcionários na Nova Zelândia, Austrália, Europa e nos Estados Unidos. Seria uma loucura tentar coordenar todos esses locais com qualquer outra solução que não o Dropbox Business."

Stephen Norris, vice-presidente de operações para recursos de linguagem, Appen

OS RESULTADOS

Eficiência em termos de tempo e dinheiro

Quando utilizava serviços de transporte para enviar unidades de disco rígido, a Appen era forçada a gastar dezenas de milhares de dólares para garantir a entrega rápida de seus arquivos. E, de acordo com Norris, "precisávamos fazer cópias de segurança de tudo, porque extravios eram inevitáveis. Era um processo muito chato." Com o Dropbox Business, além de não precisar se preocupar com perda de arquivos, a Appen também se livrou das despesas com envio. Outra economia foi a redução dos custos com mão de obra associada às soluções de FTP. "Por no mínimo um ano, o rapaz que mantinha nosso FTP passou cerca de um terço de seu tempo resolvendo problemas e treinando pessoas para usá-lo", acrescenta Norris. Com o Dropbox, os funcionários podem trabalhar de forma mais produtiva e se concentrar em manter os projetos em andamento. De acordo com Norris, o Dropbox reduz o tempo necessário para enviar dados para os escritórios da Appen, o que acelera a produção dos produtos. O Dropbox também reduz o risco de funcionários que coletam os dados se adiantarem muito em relação aos que fazem a garantia de qualidade, o que ajuda a eliminar a necessidade de regravar dados incorretos. "Tem sido uma excelente solução em todos os aspectos", diz ele. "Temos escritórios em Sydney, nas Filipinas e no Paquistão, com funcionários na Nova Zelândia, Austrália, Europa e nos Estados Unidos. Seria uma loucura tentar coordenar todos esses locais com qualquer outra solução que não o Dropbox Business."

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