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Com o Dropbox Business, a Asana encontrou uma maneira simples de aumentar a produtividade e manter a sincronia

O aplicativo Asana consiste em uma lista de tarefas compartilhada, com base na web, para ajudar empresas a se manter conectadas e organizadas. O aplicativo principal reduz a necessidade de reuniões e e-mails de status, dando autonomia a equipes para que trabalhem de forma mais eficiente e atinjam metas. A Asana tem sede em São Francisco e atualmente emprega mais de 35 pensadores inovadores.

Estabelecendo o foco

Tendo produtividade à linha de frente da missão da empresa, a Asana dá muita importância em maximizar a eficácia do fluxo de trabalho. Buscando manter a simplicidade, inclusive dos recursos de computação, os fundadores da Asana decidiram evitar, desde o início, grandes investimentos em servidores ou infraestrutura de TI. Em vez disso, eles optaram por uma estratégia de compartilhamento e armazenamento de arquivos com custos indiretos mais baixos. Em sua maior parte, a abordagem funcionou bem, principalmente porque a empresa pode contar com seu próprio software para manter projetos organizados e no rumo certo. No entanto, à medida que mais planilhas, projetos de marketing e documentos começaram a circular, o armazenamento de arquivos se tornou um problema. Os funcionários começaram a usar pendrives e contas pessoais do Dropbox para guardar arquivos, mas muitas vezes era difícil encontrar o local exato onde algo havia sido salvo. O Diretor de Operações Comerciais, Kenny Van Zant, conta que "havia arquivos por toda parte. Era um pesadelo". A transição para o Dropbox Business finalmente propiciou à Asana um local centralizado para o armazenamento de arquivos, o que facilita o acesso rápido e o uso colaborativo de arquivos. "Implementamos o Dropbox, treinamos todos com apenas um e-mail, transferimos nossas maiores pastas compartilhadas e nunca mais olhamos para trás", lembra Van Zant.

É muito comum que alguém saia da mesa de trabalho e tenha de usar um laptop que não lhe pertence em uma sala de reunião. O Dropbox nos permite fazer isso sem a preocupação com o acesso aos nossos arquivos.

Expandindo o desempenho

Agora o Dropbox Business é uma parte essencial do fluxo de trabalho na Asana. É a primeira parada para novos funcionários em processo de integração. Além de propiciar o acesso padrão a arquivos, o Dropbox é um local onde os funcionários encontram as principais apresentações, previsões da empresa e até mesmo informações financeiras da Asana. "O Dropbox nos ajuda a sustentar uma cultura de transparência total", diz Van Zant. O Dropbox Business também ajuda a equipe a manter a mobilidade no local de trabalho, permitindo que todos acessem arquivos de qualquer computador. Como Van Zant explica, "temos laptops à disposição de todos espalhados pelo escritório. Então, é muito comum que alguém saia da mesa de trabalho e tenha de usar um laptop que não lhe pertence em uma sala de reunião. O Dropbox nos permite fazer isso sem a preocupação com o acesso aos nossos arquivos". Mesmo quando trabalham em casa, os funcionários podem manter uma conexão rápida e conveniente com a Asana através do Dropbox. O próprio Van Zant tem dois computadores em casa sincronizados com sua conta do Dropbox da Asana. Ele atesta que "ter acesso a seus recursos, não importa onde você esteja, sem estar amarrado a uma máquina ou à sua mesa, é algo realmente muito poderoso". Além de usar o Dropbox para armazenar e compartilhar arquivos internamente, a Asana conta com o produto para colaborar com terceiros. Ao guardar no Dropbox arquivos como documentos jurídicos e apresentações da diretoria, a equipe da Asana e parceiros externos das áreas jurídica e financeira podem trocar informações sem precisar enviar e-mails de um lado para o outro, o que Van Zant aprecia imensamente. "Acredito que os arquivos vão para o e-mail quando querem morrer", brinca ele. Além do compromisso de manter a simplicidade dos processos internos, o desejo de evitar e-mail faz os funcionários usarem apenas o software da Asana e o Dropbox para colaborar uns com os outros. "Dessa forma, sabemos que o pessoal está trabalhando com informações atualizadas e que não estamos perdendo tempo nem energia", diz Van Zant. "É muito importante para o desempenho de nossa empresa".

Encontrando liberdade financeira e cultural

Com a adoção do Dropbox Business, uma das maiores vantagens que a Asana obteve foi um avanço no desempenho tecnológico, sem a necessidade de recursos adicionais. Van Zant confirma que o Dropbox tem ajudado a Asana a manter a equipe mais enxuta. "Entre custos de infraestrutura e salário de funcionário em tempo integral, nossa economia está definitivamente na ordem das centenas de milhares de dólares", diz ele. "O retorno sobre o investimento é incrível". Em vez de gastar com esses recursos, a Asana pode se concentrar na expansão da equipe em áreas fundamentais que impulsionam o crescimento da empresa. Van Zant acredita que o Dropbox ajuda a Asana a atingir seus objetivos com uma equipe menor por aumentar a produtividade de cada funcionário. "Vemos os benefícios finais na forma de lucratividade e desempenho por funcionário. E essas são realmente métricas-chave para nós", acrescenta ele. Manter uma equipe enxuta também permite que a Asana preserve a cultura estabelecida desde o lançamento da empresa. Van Zant diz que o Dropbox Business contribuiu para o crescimento da Asana na hora certa, sem excesso de tecnologias ou recursos para retardar o progresso. "É uma vantagem intangível, mas algo que realmente apreciamos", explica.