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Cliente em destaque: BNIM Architects

Com o Dropbox Business, a premiada empresa de arquitetura consegue colaborar facilmente em grandes arquivos de projeto a partir de qualquer escritório ou dispositivo, resultando em mais agilidade em projetos de clientes.

O DESAFIO

Simplificação de fluxos de trabalho durante expansão

A BNIM projeta edifícios que, além de lindos, ganham prêmios nacionais por sustentabilidade e eficiência energética. Esse sucesso levou a empresa a expandir para além da sede em Kansas City e abrir sete escritórios novos em diversas partes do EUA. No entanto, quando chegou a hora de funcionários de diferentes locais trabalharem em conjunto, os processos antigos estavam claramente atrapalhando o crescimento. Cada escritório tinha uma unidade de rede separada, o que dificultava a colaboração entre colegas e consultores de diferentes cidades, principalmente ao lidar com arquivos complexos como modelos tridimensionais do Autodesk Revit. Os prazos de propostas acabavam ficando mais curtos, pois os arquitetos precisavam enviar arquivos para o servidor na noite anterior à data limite, explica Erin Gehle, diretora de comunicações. “Tínhamos que construir com grandes margens apenas para a comunicação”, diz Gehle. Quando estavam fora do escritório, os arquitetos tinham que lutar com VPN e software de gerenciamento de projetos, e essa luta se repetia sempre que alguém fazia uma edição. “Nossas ferramentas da época não davam conta quando compartilhávamos grandes modelos do Revit”, afirma Paul Waters, diretor de TI. “Algum outro mecanismo precisava ser usado.”

Para contornar todos esses problemas, os funcionários começaram a usar contas pessoais do Dropbox com seus endereços de e-mail da BNIM. Depois que analisaram uma série de provedores de serviços em nuvem para empresas, não foi surpresa o Dropbox Business acabar como o óbvio vencedor. “De um ponto de vista agnóstico com relação a dispositivos, o Dropbox Business foi o mais fácil de operar”, diz Waters.

“Tínhamos inúmeros passos para compartilhar arquivos e trabalhar de forma colaborativa. O Dropbox Business eliminou esses passos e deixou nosso fluxo de trabalho muito mais eficiente.”

Paul Waters, diretor de TI, BNIM

A SOLUÇÃO

Novo modelo de colaboração

Para os funcionários da BNIM, o processo de transformação de conceito em planta ficou bem mais harmonioso desde a implantação do Dropbox Business. Gehle explica que, em vez de gastar horas de trabalho lidando com restrições de um servidor, os funcionários enviam rapidamente solicitações de arquivos, que orientam os destinatários a colocar conteúdos em pastas específicas. “Quando um consultor analisa uma proposta e quer ver uma imagem alternativa, o processo é muito simples”, diz ela.

Equipes de arquitetos e engenheiros agora podem alterar versões de modelos em pastas compartilhadas com facilidade. Quando os projetos estão prontos os clientes receberem, as equipes usam links compartilhados, que eliminam as preocupações com tamanhos e tipos de arquivo. E os funcionários da BNIM agora podem compartilhar muitos desses documentos com clientes em dispositivos móveis, facilitando a visualização de conceitos iniciais quando em campo. “Trabalhar no celular ficou muito mais tranquilo agora, sem precisar carregar e-mails ou tentar baixar arquivos”, diz Gehle.

A implantação do Dropbox Business também deu à BNIM a certeza de que os documentos de propriedade da empresa estão sempre seguros. Waters chama a seção de Administração de “a salvação”, por dar à BNIM maior controle sobre os dados com recursos como a exclusão remota, que lhe permite excluir arquivos de dispositivos quando funcionários deixam a empresa.

“Ele transformou totalmente a nossa capacidade de reagir com rapidez, melhorou nossa reputação como empresa atenciosa, consciente e interessada, e os clientes apreciam isso.”

Erin Gehle, diretora de comunicações, BNIM

OS RESULTADOS

Tempos de resposta mais rápidos

O Dropbox Business está ajudando os funcionários da BNIM a economizar tempo da mesma forma que os edifícios projetados pela empresa estão ajudando os clientes a economizar energia. “Ninguém mais dorme tarde da noite por causa de uma transferência de arquivo para a rede”, afirma Gehle. Os clientes também percebem a maior agilidade nas entregas. “Ele transformou totalmente a nossa capacidade de reagir com rapidez, melhorou nossa reputação como empresa atenciosa, consciente e interessada, e os clientes apreciam isso.” O departamento de TI da BNIM percebeu um efeito parecido na velocidade e na eficiência com o Dropbox Business. Waters estima que o serviço tenha reduzido a sobrecarga com gerenciamento TI em 40%. “Por exemplo, em vez de perguntarmos a um usuário que perdeu um arquivo quando ele quer a restauração, o próprio usuário pode restaurar o arquivo”, explica. Por ter uma equipe de TI com jogo de cintura nos negócios, a BNIM permanece na vanguarda com a ajuda desse tempo economizado. “Estamos nos esforçando para colocar a BNIM à frente da tecnologia e analisar todas as novas formas de melhorar o processo de design”, explica Waters. “Então, é fantástico ter essa redução na sobrecarga."