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A empresa terceirizada de energia elétrica conta com o Dropbox Business para conectar a sede com supervisores de campo em algumas das regiões mais remotas do Canadá.

O DESAFIO

Choque no sistema

Com uma economia impulsionada em grande parte pela mineração, manufatura e agricultura, a província canadense de Saskatchewan conta com empresas terceirizadas de energia elétrica como a CEL Electric para fornecer energia a importantes instalações de produção. Desde a fundação, em 1979, a CEL tem tido crescimento constante e hoje conta com seis escritórios em todo o Canadá. À medida que a empresa expandiu, no entanto, as ferramentas existentes restringiam a capacidade de funcionários compartilhar informações entre si e com clientes com facilidade. Ao enviar desenhos por e-mail para proprietários de edifícios, os funcionários se viam obrigados a dividir PDFs grandes em partes menores para lidar com as limitações dos anexos. “O processo era inconveniente, ​​e dados se perdiam,” explica Mark Karr, gerente de projetos. Pior ainda, muitos funcionários precisavam recorrer ao envio de CDs, pendrives ou pilhas de desenhos e contratos em papel por correio, um processo lento e caro. A gota d'água foi em 2014, quando um raio atingiu um servidor da CEL em Saskatoon, e todo o trabalho de seis meses se perdeu, explicou Shaun Unger, vice-presidente de assuntos empresariais. “Foi o sinal de alerta de que precisávamos para fazer uma mudança,” diz Unger. A CEL decidiu migrar para a nuvem e escolheu o Dropbox Business por facilitar o compartilhamento de arquivos com parceiros externos. O fato de muitos funcionários da CEL já terem contas pessoais do Dropbox facilitou demais a decisão. “A adesão ficou muito mais fácil, pois todos já estavam à vontade com o sistema”, explica Unger. “O Dropbox era de longe a forma mais eficiente de lançar projetos.”

“Se eu for trabalhar em campo, meu dia já era. Tenho que pegar um voo, dirigir para um local remoto, ter reuniões, e voltar. É um custo e tanto. Com o Dropbox Business, posso estar na sede e dar apoio a supervisores em campo, e sem precisar viajar.”

Mark Karr, gerente de projetos, CEL Electric

A SOLUÇÃO

Uma melhor forma de trabalhar em equipe

O Dropbox Business transformou a maneira como a CEL gerencia projetos como um todo, desde a oferta inicial, passando pela fase de design, até a construção final de geradores de energia, estações de tratamento de água e silos de armazenamento de grãos, por exemplo. Para manter esse complexo processo o mais organizado possível, a CEL configura subpastas para cada projeto para organizar os ativos-chave, como desenhos, ordens de mudança, orçamentos e licenças. “Agora todos sempre sabem onde tudo está”, diz Karr. “Não preciso mais carregar pendrives no meu chaveiro.” As equipes de engenharia e design podem colaborar em projetos enormes do AutoCAD, pois os funcionários podem acessar os arquivos mais recentes no Dropbox, o que resulta em entregas mais rápidas de projetos. Se o escopo de um trabalho mudar, os supervisores em campo agora podem acessar os arquivos necessários em seus celulares, facilitando a colaboração com escritórios da CEL em tempo real. Com o recurso envio da câmera do Dropbox, as fotos de novas fiações ou fontes de energia em canteiros são compartilhadas com a sede praticamente na mesma hora. “Assim que um supervisor tira uma foto, posso ver sobre o que estamos falando”, afirma Karr. Mesmo trabalhando a partir de locais remotos, os funcionários podem acessar os arquivos necessários, pois o Dropbox Business funciona com baixa largura de banda. “Podemos ver alterações chegando mesmo com uma conexão instável perto de Hudson Bay”, diz Karr. Os funcionários da CEL não perdem mais tempo trabalhando em documentos desatualizados, pois o emblema do Dropbox mostra aos usuários quem mais está com os arquivos abertos. Além disso, o pessoal do departamento de TI agora consegue dormir com mais tranquilidade, sabendo que as informações confidenciais da empresa estão realmente seguras. Com o recurso de transferência de contas, administradores podem mover arquivos para a conta de outro funcionário se alguém sair da empresa, e a configuração de links com prazos de validade restringe o acesso a licitações ou conceitos de design depois de uma determinada data.

“A adesão ficou muito mais fácil, pois todos já estavam à vontade com o sistema. O Dropbox era de longe a forma mais eficiente de lançar projetos.”

Shaun Unger, vice-presidente de assuntos corporativos, CEL Electric

OS RESULTADOS

Links em vez de voos

O Dropbox Business propiciou à CEL backup de dados confiável, a necessidade mais urgente da empresa após o relâmpago, mas a CEL diz que o serviço tem sido uma benção também em outras áreas. O recurso recuperação ilimitada de versões veio a calhar, permitindo que um funcionário restaurasse desenhos e planilhas que foram excluídos sem querer e teriam um valor de US$ 5 mil. Porém, o maior impacto veio do aumento na eficiência e produtividade. “Com o Dropbox Business, posso estar na sede e dar apoio a supervisores em campo, em vez de precisar viajar”, diz Karr. “Se eu for trabalhar em campo, tenho que pegar um voo, dirigir para um local remoto, ter reuniões, e voltar. É um custo e tanto.” Em campo, o Dropbox Business ajuda a garantir que todos tenham sempre tudo atualizado. “Tudo é centralizado, independentemente de onde esteja nossa equipe", acrescenta Unger. “Sem dúvida, todos nos tornamos mais produtivos.”