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Com o Dropbox Business, a Centric Projects mantém baixas despesas e alta produtividade

A Centric Projects é uma empresa de construção comercial que aborda a construção considerando a inovação, flexibilidade, sustentabilidade e acabamento artesanal. Com um portfólio que inclui espaços comerciais, institucionais, de varejo e instalações hospitalares, a Centric se diferencia das outras construtoras pelo uso de um design exclusivo, pensamento criativo e tecnologia emergente.

Lançando as bases

Quando a Centric Projects foi fundada em 2010, a empresa era composta por três sócios: Courtney Kounkel, Steve Swanson e Richard Wetzel, que se sentavam lado a lado em um espaço de escritório temporário. Na época, a colaboração e o compartilhamento de arquivos eram tão simples quanto falar por cima das telas dos notebooks ou passar pendrives de uma pessoa para a outra.

No entanto, o futuro das interações da Centric foi mudado para sempre quando um colega sugeriu que a equipe emergente abrisse conta no Dropbox. O trio baixou o aplicativo naquela tarde e começou a utilizá-lo com tanta frequência que precisaram adquirir mais espaço de armazenamento no final de duas semanas.

Conforme a equipe da empresa aumentou, também cresceu a necessidade de armazenamento adicional de arquivos. Assim Swanson moveu todas as contas para o Dropbox Business. Com as despesas gerais e a eficiência como principais prioridades, ele explorou algumas outras soluções, chegando até mesmo ao ponto de começar o "doloroso" processo de enviar arquivos para um outro produto de armazenamento em nuvem, até que finalmente decidiu que o Dropbox era o que melhor se adequava. "O Dropbox Business atua como nosso servidor", explica ele. "Todos os nossos dados da empresa estão nele, e podemos compartilhar uma grande quantidade de informação com uma grande quantidade de pessoas com rapidez e facilidade."

"Na construção civil, a melhor maneira de ter rentabilidade é manter os custos das despesas gerais muito baixos. Nossa estrutura de despesas chega a ser metade ou mesmo um terço daquela de nossos concorrentes, em parte graças ao Dropbox Business".

Simplicidade e sensibilidade

Como cerca de três quartos da equipe da Centric está trabalhando regularmente em diferentes obras, é fundamental que a empresa tenha modos confiáveis de se comunicar e de compartilhar. O Dropbox permite que os funcionários em campo e no escritório conectem-se instantaneamente. Por exemplo, quando os pedidos de alteração de projeto são registrados, eles são armazenados no Dropbox, garantindo que todos que precisam acessem-nos ao mesmo tempo. Wetzel acrescenta: "O pessoal que trabalha remotamente simplesmente abre o Dropbox e é como se estivéssemos todos sentados lado a lado no escritório. Ninguém tem que se preocupar em acessar sua conta por meio de um servidor da Citrix. Temos uma conexão imediata, e nossos arquivos ficam sempre atualizados."

Membros de equipes remotas também confiam nos aplicativos do Dropbox. Em vez de ter que carregar notebooks de um lado para o outro, eles podem acessar os arquivos diretamente de seus iPhones ou iPads. Wetzel acredita que esse tipo de acessibilidade fácil respalda a visão de tecnologia da empresa. "Nossa empresa não tem um enorme servidor ou cabos por todo o escritório", diz ele. "A tecnologia tem que facilitar as coisas, não dificultar. E essa é parte da razão pela qual usamos o Dropbox Business".

Além de utilizar o Dropbox internamente, a equipe da Centric confia em links compartilhados para enviar desenhos importantes para subcontratados e para compartilhar ofertas e propostas com clientes em potencial. Swanson afirma: "Quando crio uma pasta no Dropbox, posso compartilhar arquivos grandes com as empresas subcontratadas, e elas também podem fazer suas entregas diretamente pela pasta, de modo que eu as receba assim que tiverem terminado. É muito mais fácil do que usar um site FTP".

O componente chave tanto para colaboração interna quanto externa na Centric é a segurança. Todos os três parceiros habilitaram a autenticação em duas etapas no Dropbox e apreciam a capacidade de desvincular computadores, dispositivos e sessões da web com rapidez. Eles também verificam se os funcionários configuraram senhas em seus dispositivos móveis, assim como no próprio aplicativo do Dropbox, de modo que ninguém possa acessar seus arquivos. Na hora de falar de segurança de dados, Wetzel brinca: "Eu prefiro deixar os arquivos em um sistema redundante, criptografado e seguro como o Dropbox do que no meu próprio escritório, sob o risco de perder dados locais. Agora, mesmo que um desastre aconteça na minha sala, tudo estará de volta à ativa de um local remoto em 30 minutos ou menos!"

Vantagens competitivas

Como a construção é um setor de custo variável, e as receitas podem mudar de mês para mês, a Centric acredita que manter as despesas gerais baixas é um padrão importante a ser sustentado. Usando o Dropbox, a Centric economiza na contratação de profissionais de TI e no investimento em servidores caros. Wetzel afirma: "Na construção civil, a melhor maneira de ter rentabilidade é manter os custos gerais muito baixos. Nossa estrutura de despesas chega a ser metade ou mesmo um terço daquela de nossos concorrentes, em parte graças ao Dropbox. Os concorrentes estão presos a sistemas legados que diminuem a eficiência e aumentam o custo. Comprar um servidor, atualmente, simplesmente não faz sentido".

Outra vantagem que a Centric tem sobre a concorrência é a capacidade dos seus funcionários de trabalhar de forma rápida e eficiente em canteiros de obras. Como os funcionários em muitas outras operações de construção trabalham remotamente através de sistemas baseados em servidor, eles não conseguem acessar dados na mesma velocidade que os funcionários da Centric. Kounkel, cuja equipe trabalha principalmente em campo, afirma: "Sinceramente, o Dropbox define o que a nossa empresa é hoje, no que se refere à tecnologia."

O Dropbox tornou-se tão essencial para os processos e produtos da Centric, que até parece que o aplicativo foi feito para a empresa. Swanson admite: "Você provavelmente vai escutar a palavra Dropbox mais do que qualquer outra aqui na empresa. Todos nós sabemos usar o Dropbox, pois se tornou parte da nossa cultura".