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O departamento de TI da universidade implementa o Dropbox Education para ajudar professores a colaborar melhor e de forma mais segura, levando a aumento de produtividade e redução de custos.

O DESAFIO

Fidelidade às raízes progressistas

A Chapman University foi fundada em 4 de março de 1861, mesmo dia da posse do primeiro mandato do presidente Abraham Lincoln. Não foi coincidência: horas depois do discurso de Lincoln, a instituição da região de Los Angeles abriu suas portas para estudantes de qualquer raça e gênero, um ato radical na época. Mais de 150 anos depois, a Chapman mantém sua abordagem progressista em muitas áreas. “Inovar está em nossos genes, e aplicamos isso em nossa forma de pensar sobre a tecnologia”, explica Armando Diaz, Engenheiro de Serviços Técnicos. Por isso, os professores sabiam que existia uma maneira melhor de trabalhar em equipe que trocar CDs e pendrives durante pesquisas e cursos. “Você precisava enviar material por correio intercampus ou caminhar até o escritório de alguém para entregar”, afirma Diaz. “Não era um uso produtivo do tempo.” Muitos começaram a usar contas pessoais do Dropbox para o compartilhamento rápido de documentos, o que logo chamou a atenção da equipe de TI. “Como muitos professores já estavam usando o Dropbox, sabíamos que poderíamos tornar aquele ambiente seguro com o Dropbox Education”, diz Helen Norris, Diretora de Informática. “De todas as opções que analisamos, é a mais flexível e fácil de usar.”

“Como muitos professores já estavam usando o Dropbox, sabíamos que poderíamos tornar aquele ambiente seguro com o Dropbox Education. De todas as opções que analisamos, é a mais flexível e fácil de usar.”

Helen Norris, Diretora de Informática, Chapman University

A SOLUÇÃO

Colaboração mais segura

Ao implementar o Dropbox Education, a Chapman criou um portal on-line para os usuários se registrarem por conta própria. “Queríamos medir a taxa de adesão verdadeira ao produto, em vez de obrigar usuários a aderir”, diz Paul Kang, Diretor Assistente, Infraestrutura. Com só uma semana do lançamento do portal, a equipe ultrapassou 300 usuários, representando cerca de um terço de todo o corpo docente e funcionários da Chapman. Segundo Kang, a taxa de adesão a uma solução anterior era de apenas 20% depois de quatro anos. “Conseguimos um número maior com o Dropbox Education em sete dias”, explica. “E as pessoas não só se inscreveram, como também se tornaram usuários ativos. Foi um grande sucesso.”

Para incentivar a colaboração em pesquisa, os professores agora gravam suas aulas para colocá-las em pastas compartilhadas do Dropbox. Os outros professores podem acessar todo o conteúdo seja do campus ou do outro lado do mundo. Todo dia, o departamento de farmácia sozinho envia ao Dropbox oito horas de aulas de cinco turmas. Um professor do departamento usa uma pasta compartilhada como espaço de trabalho coletivo com parceiros de pesquisa no Brasil, Egito e África do Sul. “Posso avaliar relatórios de laboratórios, publicações, solicitações de subsídio”, explica o Dr. Ayman Noreddin, Professor de Farmácia e Reitor Assistente de Assuntos Acadêmicos. “Tudo o que é relacionado à minha pesquisa fica no Dropbox porque é tão fácil de encontrar e compartilhar os arquivos.”

Os professores apreciam o fato de o Dropbox também permitir que trabalhem de forma segura de qualquer dispositivo no ambiente multiplataforma da Chapman. “Seja PC, Mac, iOS ou Android, os dados estão disponíveis de qualquer lugar. Esse é um dos pontos fortes do Dropbox”, explica Kang. Como a adesão à solução aumentou ainda mais pela Chapman, a seção de Administração do Dropbox permite que o departamento de TI acompanhe todas as novas contas de usuário e dispositivos conectados. “O painel é fantástico. Conseguimos ver qualquer uso que possa fugir à norma. E com os padrões de criptografia e de conformidade do Dropbox, sentimos muita segurança ao colocar nossos arquivos importantes na plataforma,” diz Kang.

“Nossa taxa de adesão à solução anterior era 20% depois de quatro anos. Conseguimos um número maior com o Dropbox Education em sete dias.”

Paul Kang, Diretor Assistente, Infraestrutura, Chapman University

OS RESULTADOS

Aumento de economia e produtividade

Dropbox Education facilitou o trabalho no campus para a equipe de TI da Chapman, bem como para professores e pesquisadores da universidade. “Eu costumava gerenciar servidores de e-mail, e o tempo e os custos eram significativos”, afirma Kang. “Graças ao Dropbox Education, as pessoas estão usando muito menos o e-mail. É uma enorme economia de despesas para nós, com menos dores de cabeça.” A direção da universidade alega que a facilidade de uso da solução significa que estão recebendo menos pedidos de atendimento de usuários. “Não há necessidade de treinamento com o Dropbox”, afirma Ramiro Landeros, Gerente Web. “Os usuários se viram sozinhos, o que nos poupa muito tempo e recursos.” Para pesquisadores da Chapman, o Dropbox Education teve outro efeito positivo: a rede de colegas está crescendo. “Meu trabalho fica muito mais organizado”, diz Noreddin. “Estou mais concentrado e produtivo, e também percebo a diferença nos colegas. Compartilhamos ideias com muito mais facilidade, o que torna nossa pesquisa bem melhor.”