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Com o Dropbox Education, a faculdade localizada na Carolina do Norte pode se concentrar mais no ensino ao permitir que seus funcionários trabalhem em diversos dispositivos, reduzindo assim o trabalho administrativo e de TI.

O DESAFIO

A busca de uma forma melhor para compartilhar e acessar arquivos

Para preparar seus mais de 13 mil alunos de graduação e educação continuada para o futuro, a Cleveland Community College sempre adota a tecnologia mais nova. A instituição de ensino em Shelby, Carolina do Norte, recebeu há pouco a maior verba federal destinada a tecnologia já concedida a uma faculdade comunitária no estado. Como a instituição defende o uso de tecnologia, a maioria dos professores e funcionários usa vários dispositivos, incluindo iPads e tablets Surface, para ensinar em todos os locais onde a faculdade oferece cursos.

Mas trabalhar com vários dispositivos e plataformas muitas vezes complica o acesso e o compartilhamento de arquivos por professores e funcionários. Além do mais, o antigo sistema de servidor da escola exigia que funcionários fizessem backup manual de arquivos, um processo que muitas vezes resultava na exclusão acidental de dados — e dores de cabeça para a equipe de TI. Muitos funcionários já usavam contas pessoais do Dropbox para lidar com esses desafios, o que levou a faculdade a considerar uma solução de sincronização e compartilhamento de arquivos de nível empresarial que todo o campus pudesse adotar.

Depois de analisar diversos fornecedores, a instituição decidiu adotar o Dropbox Education. “O nível estabelecido era muito alto em termos de recursos, como a capacidade de colaboração, compartilhamento, acesso de vários locais, coisas desse tipo”, diz Athena Smith, coordenadora de desenvolvimento instrutivo da faculdade. “Foi difícil encontrar algo que até chegasse perto do que queríamos.”

“Do ponto de vista de TI, se uma pessoa perder seus arquivos, precisamos nos envolver para restituir o arquivo ao seu estado original. Também precisamos ter um servidor totalmente dedicado ao backup. Uma vez que tudo seja movido para o Dropbox, não vamos precisar de nada disso. Vejo isso como uma otimização de tempo incrível para nós”.

Howard Roberts, Diretor de Informática, Cleveland Community College

A SOLUÇÃO

Facilitando o ensino dentro e fora do campus

Com o Dropbox Education, a instituição pode servir melhor à comunidade estudantil. Os professores podem agora utilizar seus dispositivos preferidos em escolas e outras salas de aula fora do campus, e instantaneamente acessar os materiais de que necessitam. “O professor não vai mais precisar se preocupar em ter que lembrar em qual dispositivo um arquivo está”, explica Smith, “porque ele estará em todos os dispositivos. Todos podem acessá-lo de qualquer lugar, seja no campus ou fora dele, na praia ou onde quer que estejam”.

Os professores e funcionários da faculdade estão compartilhando pastas do Dropbox com os alunos e deixando de usar papel. Essa medida também está facilitando muito a distribuição e o recebimento de materiais dos cursos. E o emblema do Dropbox está simplificando a colaboração entre os funcionários voltados para grupos de trabalho e outras iniciativas de planejamento educacional. Com esse recurso, usuários compartilham arquivos e atualizam a versão para a mais recente quando alguém faz alterações, e tudo isso dentro do Microsoft Office. “No ensino superior, sempre tem uma equipe desenvolvendo algum projeto”, afirma a Dra. Shannon Kennedy, vice-presidente executiva de instrução e desenvolvimento estudantil. “Portanto, é um benefício enorme ter várias pessoas trabalhando no mesmo documento.”

Howard Roberts, diretor de informática da faculdade, diz que o Dropbox Education também fornece os recursos de segurança essenciais para a instituição. O serviço é integrado com o provedor de SSO (logon único) da faculdade, o SecureAuth, o que significa que os professores e funcionários podem acessar o Dropbox com suas credenciais da instituição. “Do ponto de vista de segurança, ninguém mais além da pessoa pretendida consegue acessar um documento,” afirma.

“O professor não vai mais precisar se preocupar em ter que lembrar em qual dispositivo um arquivo está, porque ele estará em todos os dispositivos. É possível acessar os arquivos em qualquer lugar, no campus, fora dele, na praia, onde quer que esteja”.

Athena Smith, Coordenadora de Desenvolvimento Instrucional, Cleveland Community College

OS RESULTADOS

Poupando tempo para TI e para os professores

Segundo a instituição, o Dropbox Education reduzirá as horas que o pessoal de TI gasta lidando com problemas relacionados a compartilhamento e backup de arquivos. Em breve, os professores e funcionários farão backup de todos os arquivos no Dropbox Education em vez de no antigo servidor da faculdade, uma transição que facilitará a recuperação de itens excluídos acidentalmente e do conteúdo de funcionários que vierem a sair da instituição. “Vejo isso como uma otimização de tempo incrível para nós”, afirma Roberts.

A moral da história? Os educadores agora podem passar mais tempo ensinando e menos tempo lidando com tarefas administrativas. “Conheço um membro do corpo docente que pediu que os alunos criassem uma pasta para compartilhamento”, diz Smith. “Essa pessoa podia caminhar pela sala de aula, olhar na pasta de um aluno, dizer ‘Ah, sim, recebi seu dever de casa’, e marcar como feito enquanto dava uma volta pela sala.”