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A Dentsu mantém a criatividade em movimento com ajuda do Dropbox Business

Sediada em Tóquio, a Dentsu é uma das maiores agências de propaganda do mundo. A empresa desenvolve estratégias de marketing vencedoras e criativas, planos de mídia, eventos e muito mais para clientes espalhados por 110 países. Ao promover com maestria produtos e marcas dos clientes, a Dentsu ajuda a fortalecer a relação cliente-consumidor.

Assinado, selado e enviado - por um preço.

No ágil mundo da publicidade, tempo livre é um luxo difícil de se encontrar. Há prazos a serem cumpridos, mesmo quando anúncios e estratégias devem cruzar fusos horários para aprovação. Para a Dentsu, isso costumava significar pressão extra, além de entregas frenéticas de correspondência.

Vários dos arquivos que a Dentsu cria e compartilha, para projetos como outdoors e spots de TV, pesam centenas de megas. No entanto, como os servidores de e-mail da empresa tinham certos parâmetros quanto ao tamanho dos arquivos, os funcionários precisavam depender de DVDs para enviar suas criações para clientes e colegas de outros países.

O método de envio do DVD não apenas exigia que a Dentsu perdesse tempo preparando envelopes e pacotes, mas entrava nos cronogramas de desenvolvimento, forçando os funcionários a produzirem com pressa seus projetos. Mais do que isso, a empresa acumulava enormes custos de frete a cada mês. Conforme ficou cada vez mais evidente que o envio de DVDs era um gasto desnecessário, a Dentsu começou a explorar outras opções. O Dropbox Business ofereceu uma solução que não era apenas rápida, confiável e acessível, mas funcionava em regiões em que o compartilhamento de arquivos se provou desafiadora. O supervisor de contas da Dentsu, Ai Ando, afirma: "Mercados internacionais são muito importantes para nós, e frequentemente temos que enviar dados para fora do país. Sabíamos que o Dropbox Business era seguro e confiável o suficiente para ser utilizado em outros países".

"Há poucos anos, uma fatura de um serviço de courier referente a todos os envios realizados durante um período de quatro meses, custaria centenas de milhares de ienes. Com o Dropbox Business, esses custos são drasticamente minimizados".

Uma nova abordagem para o mercado global

Com o compartilhamento de arquivos e seu fluxo de trabalho transformado pelo Dropbox Business, outras divisões da Dentsu - como a equipe de contas globais - podem trocar informações com clientes e vendedores de maneira mais rápida do que nunca, independente do tamanho dos arquivos. “Fazemos sessões de fotos com frequência, e por isso temos que enviar aos clientes 20 ou 30 arquivos em alta resolução de uma única vez. E cada um deles tem de 200 a 300 MB”, adiciona Ando. "O Dropbox Business facilita o gerenciamento diário de dados pesados e em grande quantidade. Simplesmente enviamos links para os clientes, e eles imediatamente recebem o que precisam.”

Os funcionários da Dentsu gostam do fato do Dropbox não necessitar que os clientes façam o download de dados para poderem revisar conceitos, peças publicitárias e vídeos. Como o Dropbox Business é tão facilmente acessível pela internet, tudo - de anúncios impressos a comerciais - pode ser visualizado on-line. Como explica Ando, "é ótimo disponibilizar anúncios e comerciais no Dropbox Business, para que os clientes possam vê-los sem que precisem fazer download dos arquivos. Eles podem acessar conteúdo rapidamente, e dão a aprovação final mesmo se estiverem em viagem de negócios".

Além da conveniência, os funcionários da Dentsu, mais especificamente a equipe de TI, apreciam o fato de que os dados são mantidos em segurança no Dropbox Business. "Segurança é prioridade para nossa equipe de TI, uma vez que lidamos com dados altamente confidenciais. O Dropbox Business provou-se capaz de atingir nossos requisitos e, para aumentar ainda mais a segurança de dados, adicionamos prazos de validade e senhas aos nossos links compartilhados", afirma Ando.

"Se você estiver a caminho do trabalho, ou voltando para casa, pode rapidamente acessar seus arquivos em sua conta do Dropbox Business. Às vezes, verifico projetos usando o aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis e envio links para os colegas antes mesmo de chegar ao escritório".

Reduzindo custos, aumentando a produtividade

A Dentsu relata ter tido um grande aumento de eficiência, tanto em termos de tempo quanto de custo, após ter adotado o Dropbox Business. A época do frete internacional caríssimo já ficou no passado. De acordo com Ando, "há poucos anos, uma fatura de um serviço de courier, referente a todos os envios realizados durante um período de quatro meses, custaria centenas de milhares de ienes. Com o Dropbox Business, esses custos são drasticamente minimizados."

Assim como caíram as despesas, aumentou-se a produtividade. Os prazos agora não precisam mais ser reduzidos para considerar o envio dos DVDs. Agora os funcionários têm mais tempo para aprimorar a criação de anúncios, além de terem a capacidade de manter alto nível de produtividade mesmo quando estiverem fora do escritório, como em ensaios fotográficos ou visitas a clientes. Como afirma Ando, "se você estiver a caminho do trabalho, ou voltando para casa, pode rapidamente acessar seus arquivos em sua conta do Dropbox Business. Às vezes, verifico projetos usando o aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis e envio links para os colegas antes mesmo de chegar ao escritório."

Esse tipo de acesso remoto 24 horas a arquivos de projetos é fundamental em uma indústria que se move de maneira tão ágil. Com o Dropbox Business, a Dentsu pode continuar na vanguarda do mundo da publicidade, mantendo clientes satisfeitos e bem-sucedidos em todo o mundo.