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O Dropbox Business ajuda a Distilled a misturar eficiência e experiência de marketing

A Distilled é uma consultoria de marketing on-line especializada em SEO, campanhas PPC e mídias sociais. Com escritórios em Londres, Nova York e Seattle, a empresa oferece consultoria e serviços criativos, treinamento interativo e seminários educativos aos clientes. A missão da Distilled é ajudar empresas a identificar e implementar estratégias de sucesso on-line. Encontre a empresa on-line em www.distilled.net.

Considerando o todo

No início, a Distilled atuava a partir de um único escritório em Londres, com uma pequena equipe que contava com um servidor local para armazenar todos os arquivos importantes da empresa. Uma vez por semana, um executivo da empresa levava um HD portátil para copiar todo o disco rígido do escritório e levar tudo para casa como cópia de segurança. Mas, à medida que a Distilled cresceu (e decidiu abrir um escritório em Seattle), ficou evidente que era necessário implementar algumas mudanças. Uma solução rápida foi adotar contas pessoais do Dropbox para que os funcionários de Londres e Seattle pudessem trabalhar em conjunto. No entanto, os executivos da Distilled decidiram mudar para um sistema de armazenamento em rede que sincronizasse arquivos entre os escritórios. Infelizmente, o sistema não era de muita confiança. "Foi um período de trevas para nossa colaboração e armazenamento de arquivos", brinca o Diretor de Operações, Rob Ousbey. Com a abertura de um terceiro escritório, em Nova York, e vários funcionários trabalhando remotamente, a Distilled sabia que precisava rever suas opções. Como a empresa já tinha tido sucesso com o Dropbox, Ousbey decidiu fazer outra tentativa. Para começar, ele pediu que os funcionários criassem contas pessoais do Dropbox e depois migrou toda a equipe para o Dropbox Business, quando o produto foi lançado. Ousbey lembra a simplicidade da transição para o Dropbox Business: "foi fácil começar a usar, sem precisarmos implementar nenhum processo tecnológico complicado".

"O Dropbox Business elimina o atrito dos processos do dia a dia para nos concentrarmos no trabalho em si e nos projetos importantes".

Marketing em movimento

Hoje o Dropbox Business ajuda os funcionários da Distilled a colaborar facilmente uns com os outros, além de com parceiros externos. Quando equipes multifuncionais precisam trabalhar em conjunto para processar dados, escrever relatórios e analisar resultados, podem fazer tudo a partir de uma pasta compartilhada, sem preocupações com controle de versões de arquivos ou backups. "Nunca nos preocupamos com o envio de arquivos por e-mail porque é dentro do Dropbox que fazemos todas as edições e interações. Basta informar a pasta que devem acessar, e as pessoas conseguem encontrar exatamente aquilo de que precisam", acrescenta Ousbey. Esse jeito simplificado de operar ajudou muito a Distilled a encarar projetos que incluem diversos escritórios e fusos horários. Por exemplo, quando um funcionário de Nova York pede materiais criativos à equipe de Londres, a equipe de relações públicas de Seattle pode facilmente acessar os materiais finais via Dropbox para promovê-los. "O Dropbox Business elimina o atrito dos processos do dia a dia para nos concentrarmos no trabalho em si e nos projetos importantes", explica Ousbey. O acesso a arquivos sincronizados e disponíveis em laptops e dispositivos móveis também facilita na hora de funcionários trabalharem em casa, em escritórios de clientes e em trânsito. "Não preciso mais me preocupar em enviar apresentações em PowerPoint por e-mail ou pensar em quais arquivos preciso levar antes de entrar no avião", explica Ousbey. "O Dropbox mudou meu jeito de pensar nos meus arquivos". O Dropbox Business também tornou a interação com clientes e fornecedores ainda mais harmoniosa. Como muitos dos parceiros externos da Distilled usam o Dropbox, eles estão familiarizados com o funcionamento do aplicativo. "Um dos benefícios do Dropbox é ele ser utilizado por tantas pessoas", afirma Ousbey. "Muitas vezes, quando menciono o Dropbox a um de nossos contadores ou fornecedores, eles dizem que já têm contas. Assim, basta compartilhar uma pasta com eles e pronto. É muito conveniente para nós".

Segurança e tranquilidade

Com tanto compartilhamento interno e externo, segurança é uma grande prioridade para a Distilled. Com as opções do Dropbox para compartilhamento da equipe, os administradores podem gerenciar quem tem acesso a informações importantes. Além disso, a verificação em dois passos inclui uma camada extra de proteção — e paz de espírito. Esses controles de segurança vieram a calhar no ano passado, quando houve um roubo no escritório de Londres e 30 laptops foram levados. Embora a situação tenha sido terrível, a equipe conseguiu dar um suspiro de alívio porque sabia que todos os dados estavam seguros no Dropbox Business. "Com o Dropbox, conseguimos voltar à ativa em um ou dois dias após o arrombamento. Fomos a uma loja, compramos 30 laptops novos, instalamos e sincronizamos o Dropbox e estávamos prontos para trabalhar de novo", acrescenta Ousbey. A facilidade e a conveniência que o Dropbox propiciam culminaram em um resultado muito importante para a Distilled: funcionários e clientes mais felizes. "Qualquer aspecto que nos torne um pouco mais eficientes agrega mais valor aos nossos clientes", explica Ousbey. "Então, se o Dropbox tiver aumentado nossa eficiência, mesmo que em 3%, já é um ganho enorme para nós."