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Atuação local: como o Foursquare usa o Dropbox Business para se manter sincronizado

Foursquare é um aplicativo móvel, baseado em localização, feito para conectar pessoas e lugares. O aplicativo permite que usuários compartilhem e salvem os lugares que visitam e recebam recomendações personalizadas com base em onde estiveram. A comunidade Foursquare tem mais de 25 milhões de usuários e um milhão de estabelecimentos.

Como lidar com uma organização em crescimento

Quando a Foursquare lançou seu primeiro produto em 2009, a pequena equipe ocupava apenas um escritório. Esse grupo inicial trabalhava de forma próxima e não tinha dificuldade em compartilhar documentos e informações de projetos. Eric Friedman, diretor de vendas e operações de receita da Foursquare, relembra: “a equipe era pequena, então era fácil acompanhar tudo”. Porém, à medida que a empresa cresceu, o número de funcionários também aumentou. Logo ficou evidente que o Foursquare precisava de uma solução mais robusta e confiável para o compartilhamento de arquivos em vários locais - e cruzando oceanos! Friedman afirma: “Com escritórios em São Francisco, Nova York e Londres, precisávamos de um sistema central de arquivos que fosse viável e nos permitisse criar, organizar e gerenciar todos os nossos documentos digitais”. Friedman decidiu avaliar diferentes sistemas e tinha segurança, qualidade e confiabilidade no topo da lista de exigências. Como um dos primeiros usuários do Dropbox, Friedman diz que logo reconheceu que “o Dropbox era a melhor solução para a colaboração digital”. Friedman sabia por experiência própria que, ao contrário de sistemas de arquivos ou unidades de rede, o Dropbox não só deixava arquivos acessíveis a partir de qualquer dispositivo, mas também os sincronizava com o computador. Isso significava que, mesmo quando funcionários da Foursquare viajassem e não tivessem acesso à Internet, ainda poderiam acessar documentos importantes.

"Ter todos os nossos arquivos salvos localmente na máquina de todo mundo e com backup constante não tem preço. A nossa regra básica agora é esta: se não está no Dropbox, não existe."

Operação em terreno conhecido

Como o Foursquare adotou o Dropbox logo no início, muitas pessoas da organização tinham contas individuais antes do lançamento do Dropbox Business. Quando a empresa mudou para o Dropbox Business, o sistema já era bem conhecido. “Todos os nossos clientes e parceiros têm conta no Dropbox”, afirma Friedman. “Tudo o que acontece com eles existe no aplicativo, e também é onde nossos representantes de vendas, gerentes de contas, equipes do departamento jurídico e de design guardam todos os documentos importantes”. Um repositório centralizado para ativos críticos torna o acesso a contratos de clientes, apresentações de vendas e materiais internos mais fácil e rápido para os funcionários dos três escritórios da empresa. E, quando precisam editar arquivos grandes no Adobe Photoshop ou Microsoft Office, podem acessar documentos e fotos rapidamente, pois têm cópias armazenadas em seus computadores locais. O Dropbox Business também ajuda o Foursquare a otimizar tarefas administrativas que antes tomavam muito tempo. Friedman explica: “O Dropbox é muito útil na integração dos novos funcionários. Só preciso adicionar novatos à equipe, compartilhar uma pasta, e eles terão todos os materiais de referência mencionados no meu processo de boas-vindas”. O Dropbox Business também otimiza as interações do Foursquare com clientes externos, como estabelecimentos e agências. Em vez de enviar documentos como anexos de e-mail, sobrecarregando caixas de entrada, os funcionários do Foursquare podem enviar links para arquivos no Dropbox. “É uma grande economia de tempo, especialmente quando você fala com 20 ou 30 pessoas em uma sequência de e-mails”, afirma Friedman. “Agora realmente trabalhamos muito mais rápido”.

Um sistema que se tornou indispensável

Ao escolher os recursos favoritos do Dropbox Business, Friedman coloca no topo da lista a capacidade de compartilhar itens com links, desfazer exclusões e restaurar versões anteriores de arquivos. Ele explica: “Um incidente me ajudou a entender o poder do Dropbox Business, quando alguém acidentalmente apagou um monte de arquivos de que precisávamos. Eu pude acessar o site do Dropbox na mesma hora e restaurar tudo. É bom saber que você pode relaxar e se recuperar de um acidente com muita rapidez, caso aconteça”. Acima de tudo, o acesso local e centralizado a arquivos é o que torna o Dropbox Business muito valioso para o Foursquare. “Com funcionários em trânsito e em escritórios diferentes, é fundamental garantir que todos os documentos e informações importantes estejam em um só lugar e possam ser facilmente acessados a qualquer momento. Ter todos os nossos arquivos salvos localmente na máquina de todo mundo e com backup constante não tem preço.” Friedman afirma: “Nossa regra básica agora é esta: se não está no Dropbox, não existe”.