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A Huge amplia a colaboração e a produtividade com o Dropbox Business.

A Huge Inc. é uma agência de publicidade digital completa, oferecendo serviços de estratégia, design e desenvolvimento para clientes como HBO, PepsiCo, IKEA e Toyota. Com escritórios nos EUA, Europa e América do Sul, as operações da empresa dependem da capacidade de troca de ideias e informações de forma eficiente entre os membros da equipe Huge em todo o mundo.

Buscando compartilhamento simples e poderoso na nuvem

Com a equipe distribuída por todo o mundo, trabalhar de forma colaborativa nem sempre foi uma tarefa simples para a Huge. A empresa precisava de uma maneira rápida e fácil de compartilhar arquivos grandes entre os funcionários, e por diferentes dispositivos, independentemente de onde estivessem. "Dada a rapidez com que precisamos mudar as coisas, é importante que sejamos capazes de trabalhar rapidamente", explica o diretor de TI da Huge, Paul Doyle. "Os funcionários estão dispersos geograficamente, e os dados que estão sendo compartilhados são grandes. Por isso é cada vez mais difícil fazer negócios da forma tradicional." Quando a empresa percebeu que seu sistema de compartilhamento de arquivos existente não estava dando conta, Doyle começou a explorar opções que atenderiam à necessidade crescente de melhorar a capacidade de colaboração da equipe. Sua maior prioridade era manter os fluxos de trabalho existentes intactos, mas também estava preocupado com a simplicidade de compartilhamento de arquivos, acesso entre múltiplos dispositivos, flexibilidade no tamanho de arquivos e custo. Durante vários meses a Huge tentou adequar e testar uma solução de código aberto, mas decidiu, por fim, que as demandas de gerenciamento e custo, incluindo a necessidade de uma equipe internacional, eram simplesmente altas demais. A empresa começou a avaliar outras soluções, mas encontrou dificuldades em relação ao preço e às restrições no tamanho dos arquivos.

Temos muitas pessoas que trabalham em mais de um computador. Ao trabalhar com dados no Dropbox, elas podem sincronizar seus laptops e desktops, o que alivia TI da obrigação de ter de fornecer uma solução para garantir que os vários dispositivos estejam sincronizados. Afinal, o Dropbox faz isso para nós.

Uma solução que comporta fluxos de trabalho estabelecidos

Quando Doyle descobriu o Dropbox Business, ele diz que encontrou "um sistema que se adapta aos fluxos de trabalho já existentes, em vez de obrigar a Huge a alterar suas próprias rotinas para se adequar ao sistema." Além de oferecer preço competitivo, o Dropbox Business proporcionou à Huge o espaço e liberdade de que precisavam para compartilhar arquivos grandes e acomodar um número crescente de funcionários e clientes em diversas localidades. Recursos como o LAN-sync fizeram com que a Huge pudesse sincronizar imediatamente arquivos com escritórios internacionais em Londres e no Rio de Janeiro. Os usuários finalmente tinham a possibilidade de compartilhar vídeos e gráficos em alta definição, independentemente do tamanho, e analisar arquivos em formato raw para agilizar o trabalho. Quanto à administração, os arquivos podem ser bloqueados e controlados (para manter o trabalho corretamente distribuído), e os arquivos excluídos também podem ser restaurados. Foi simples fazer a transição para o Dropbox Business como sistema de compartilhamento e armazenamento de toda a empresa. O Gerente de Sistemas de Suporte Técnico da Huge, Sam Gorney, afirma: "A transição foi bem tranquila. Sete em cada dez funcionários já tinham contas do Dropbox, e ficaram empolgados em poder receber tanto espaço para armazenamento. Foi muito simples para todo mundo migrar suas contas pessoais para uma conta empresarial".

Aumentando a eficiência e a satisfação do cliente

O Dropbox Business teve impacto sobre quase todos os departamentos da Huge, proporcionando uma maneira nova e otimizada para os funcionários lidarem com tarefas do dia a dia. "Temos muitas pessoas que trabalham em mais de um computador", afirma Doyle. "Ao trabalhar com dados no Dropbox, elas podem sincronizar seus laptops e desktops, o que alivia TI da obrigação de fornecer uma solução para garantir que os vários dispositivos estejam sincronizados. Afinal, o Dropbox faz isso para nós". Agora os departamentos de toda a organização acompanham o que está acontecendo com muito mais facilidade. Por exemplo, o grupo de design para o usuário achou o Dropbox Business particularmente útil para a colaboração no desenvolvimento do wireframe para websites. Compartilhar software pelo Dropbox também tornou as atualizações mais fáceis para a equipe de TI. "Quando preciso baixar software de sites remotos, o Dropbox é mesmo a melhor solução", afirma Gorney. "Precisei distribuir uma nova versão do sistema operacional do MAC e o Dropbox facilitou muito o compartilhamento do arquivo com o resto da equipe." A colaboração com escritórios internacionais também se tornou mais tranquila. "O Dropbox nos oferece a flexibilidade de compartilhar com nosso escritório no Brasil sem ter que implementar nenhuma infraestrutura. Costumava ser difícil implementar as coisas, mas o Dropbox nos permite enviar arquivos com facilidade para nossa equipe da América do Sul", relata Gorney. Os gerentes de projetos são os maiores usuários do Dropbox na Huge, contando com o Dropbox para enviar orçamentos, arquivos de projeto, ordens de serviço e muito mais. Uma das maiores vantagens que os gerentes de projetos perceberam é a capacidade de compartilhar facilmente material com clientes. Como explica Doyle, "Com o Dropbox, podemos compartilhar dados de forma segura, enviando apenas um link, em vez de sermos obrigados a criar diretórios específicos quando queremos enviar um arquivo. O Dropbox acelera o processo de colaboração entre a nossa equipe e terceiros, e definitivamente sentimos a diferença". A Huge também se beneficia do novo sistema de armazenamento durante reuniões externas com os clientes. "Muitas vezes recebemos uma ligação de alguém da equipe solicitando que um arquivo seja colocado no Dropbox para que possa baixá-lo no sistema do cliente. O Dropbox oferece a flexibilidade de mostrar o trabalho que não foi levado, o que anteriormente exigiria enviar esses arquivos por e-mail ou via servidor FTP", esclarece Doyle. Agora, com o Dropbox Business, a Huge pode compartilhar imediatamente qualquer arquivo a qualquer momento.