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Cliente em destaque: Monarch

Com o Dropbox Business, os gerentes de ativos acessam e compartilham os conteúdos mais recentes de qualquer lugar, permitindo que a empresa imobiliária avalie e gerencie imóveis de forma segura com menor tráfego de e-mails.

O DESAFIO

Substituição de ferramentas ultrapassadas

Como empresa imobiliária, a Monarch Investment Group se orgulha de pôr a mão na massa ao gerenciar sua carteira para investidores e fazer a manutenção de seus edifícios para locatários. É por isso que a Monarch se surpreendeu ao perceber que seus fluxos de trabalho internos nem sempre foram muito receptivos à colaboração entre os cerca de mil funcionários que supervisionam imóveis em 15 estados norte-americanos. Os gerentes de ativos viajavam muito, sem acesso a documentos importantes, como plantas baixas, contratos e acordos de refinanciamento, que ficavam no servidor interno da Monarch, conforme explica Curtis Pottle, analista. “Precisávamos enviar arquivos por e-mail para os gerentes de ativos, que muitas vezes respondiam para perguntar onde estava os arquivos”, diz Pottle. As caixas de entrada ficavam tão desorganizadas que muitos funcionários recorriam a carregar pastas espessas com os documentos de que precisavam. A Monarch também queria ter melhor controle sobre informações confidenciais, principalmente quando os funcionários deixavam a empresa. “Precisávamos ter a certeza de que eles não estavam indo embora com um monte de números de Seguro Social”, diz Pottle. Depois de analisar várias soluções, a Monarch escolheu o Dropbox Business, pois concluiu que o serviço ofereceria a melhor segurança e adesão de usuários. “A plataforma é tão fácil de usar que não nos deixa intimidados”, diz o analista Greg Hidlay.

“O Dropbox Business facilita a vida de todos. Os gerentes de ativos podem se concentrar mais nos imóveis em vez de ficar procurando documentos. E não preciso enviar tantos e-mails, o que me poupa muito tempo.”

Curtis Pottle, analista, Monarch Investment Group

A SOLUÇÃO

Incentivo ao compartilhamento com melhores controles

Com o Dropbox Business, a Monarch organiza em pastas compartilhadas todos os arquivos dos imóveis, como contratos operacionais e especificações de construções. O Dropbox ajuda os gerentes de ativos a poupar tempo ao avaliar uma venda ou um refinanciamento, pois agora podem acessar essas planilhas em Excel e PDFs pelo celular onde quer que estejam. Agora que tudo está numa hierarquia de pastas uniforme, organizada pelo nome do cliente e tipo de conteúdo, os gerentes de ativos não precisam mais enviar e-mails para a sede pedindo as informações de que precisam. “Agora eles conseguem encontrar arquivos facilmente, enviar links pelo aplicativo para dispositivos móveis e pronto”, diz Pottle. A solução poupa tempo para a Monarch ao permitir que os administradores gerenciem permissões para grupos de funcionários, em vez de para um funcionário por vez. “O recurso grupos é incrivelmente eficaz e eficiente”, diz Hidlay. “Quando alguém muda de equipe, basta mover esse usuário para o novo grupo, e seu acesso à pasta muda automaticamente.” As permissões podem ser mais personalizadas ainda com a configuração das funções de edição e somente visualização, garantindo que apenas as pessoas certas possam alterar documentos.

Graças a recursos como transferência de contas e exclusão remota, a Monarch não se preocupa com o que acontece com os arquivos quando algum funcionário se desliga da empresa. “É incrivelmente fácil transferir arquivos de funcionários que estão de saída para quem entra em seu lugar, enquanto garantimos que eles não têm acesso de outros dispositivos”, diz Pottle.

“Já usávamos contas pessoais do Dropbox, mas as vantagens de segurança ao mudar para o Dropbox Business não têm preço.”

Greg Hidlay, analista, Monarch Investment Group

OS RESULTADOS

Força de trabalho mais produtiva

A Monarch afirma que o Dropbox está ajudando os gerentes de ativos a serem mais produtivos fora do escritório, ao mesmo tempo em que oferece maior segurança à empresa. “Facilita a vida de todos”, diz Pottle. “Os gerentes de ativos podem se concentrar mais nos imóveis em vez de ficar procurando documentos.” A recuperação ilimitada de versões também é uma salvação. “Já tivemos diversas situações em que documentos importantes foram excluídos”, explica Hidlay. “Bastam três cliques para restaurar tudo. Agora podemos dormir melhor à noite.” Segundo Pottle, de uma maneira geral, os funcionários estão mais eficientes. “O uso do Dropbox aqui evoluiu de forma mágica”, explica. “As pessoas aderiram naturalmente e recomendam aos colegas de trabalho. Ninguém foi forçado a usar, e essa é a melhor maneira de aumentar a produtividade.”