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Cliente em destaque: Plex Systems

A empresa de ERP para o segmento de manufatura com base na nuvem dobrou o número de funcionários nos últimos dois anos usando o Dropbox Business para colaborar com mais facilidade entre diferentes locais e dispositivos.

O DESAFIO

Remover barreiras para crescer rápido

Comandada por fundadores que já trabalharam em indústria, a Plex System ajuda mais de 400 indústrias a melhor gerenciar seu inventário e envio, levando esses processos fundamentais para a nuvem. A empresa sediada em Michigan dobrou de tamanho nos últimos dois anos, levando à percepção de que era preciso melhorar suas ferramentas internas para acompanhar esse crescimento. Funcionários de diferentes locais contavam com trocas de e-mail para trabalhar em conjunto, o que normalmente levava ao "pesadelo do gerenciamento de arquivos" de múltiplas versões do mesmo documento, conta o diretor de TI, Chris Pesola. “Precisávamos de uma maneira melhor para colaborar entre as várias localidades e dispositivos", relata. Por ser um provedor de solução por nuvem, a Plex avaliou diversas soluções de colaboração. No entanto, o Dropbox Business saiu como o grande favorito, principalmente devido à sua facilidade de uso. Ao migrar de um ambiente exclusivamente PC para um ambiente onde todas as plataformas eram bem-vindas, a empresa precisava de um serviço que funcionasse de maneira eficiente entre todos os dispositivos. “Queríamos que a solução escolhida fosse simples o suficiente para ser adotada sem resistência", diz Pesola. “E isso é algo difícil de alcançar ao implementar qualquer tecnologia”.

“Queríamos a opção com a qual as pessoas se sentissem mais confortáveis em termos de interface do usuário, segurança e implementação. Precisava funcionar bem com Macs, PCs, smartphones e tudo mais. A resposta foi uma só: Dropbox.”

Chris Pesola, diretor de TI da Plex Systems

A SOLUÇÃO

Deixar que os usuários trabalhem com suas ferramentas favoritas

O Dropbox Business mantém os funcionários produtivos, porque eles podem usar seus aplicativos favoritos de qualquer lugar. “Nossos usuários adoram pode abrir documentos nativos do Microsoft Office na web”, conta Pesola. O departamento de marketing agora colabora em apresentações de PowerPoint usando o emblema do Dropbox. O recurso permite que os funcionários vejam quem mais está no arquivo, podendo atualizar para a versão mais recente em que ocorreram alterações. Membros da equipe financeira agora enviam contratos para representantes de vendas por meio de links ou pastas compartilhadas. Isso facilita para os representantes de venda acessarem e compartilharem documentos para fechar negócios com clientes, normalmente a partir de seus dispositivos móveis.

“Caso um possível cliente entre em contato com um vendedor e diga 'estou pronto para fechar', eles têm os contratos ao alcance de suas mãos", declara Pesola. A seção de Administração ajuda a Plex a manter seu ambiente BYOD em segurança, já que a empresa monitora usos ou logins suspeitos. E caso um funcionário perca um dispositivo ou saia da empresa, o departamento de TI pode transferir arquivos ou excluir remotamente o dispositivo.

“Conforme a empresa crescia e o ambiente de trabalho se tornava mais descentralizado e sob demanda, precisávamos procurar tecnologias que também respondessem a essas mesmas necessidades. O Dropbox oferece isso”.

Katy Teer, gerente sênior de comunicação corporativa da Plex Systems

OS RESULTADOS

Redução de custos e aumento de produtividade

Com o Dropbox Business, a Plex diz estar mais bem posicionada para escalonar com o crescimento futuro. O limite de armazenamento para HDs locais e dispositivos foi diminuído, reduzindo o investimento a longo prazo da empresa em hardware. “O impacto imediato para nós, ao não termos que atualizar nossa arquitetura de back-end, foi uma economia na casa dos seis dígitos", afirma Pesola. Para as equipes de vendas e marketing, o tráfego de e-mail diminuiu devido ao uso das pastas compartilhadas. Isso permite que funcionários se concentrem mais em seus trabalhos e nos clientes, em vez de perder tempo descobrindo qual das versões do arquivo é a mais recente. E com acesso a contratos e materiais importantes pelo Dropbox em seus dispositivos móveis, representantes de vendas podem responder aos clientes com maior velocidade. A moral da história? Os representantes podem fechar mais negócios e aumentar a receita da empresa.