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O Dropbox Business ajuda a USA Gymnastics e seus membros a buscar o ouro

A USA Gymnastics é o órgão governamental para a ginástica no país. A organização define as regras e políticas de ginástica do país; seleciona e treina equipes para os Jogos Olímpicos e Campeonatos Mundiais; e desenvolve a ginástica das divisões de base ao nível nacional. A USA Gymnastics abriga uma série de eventos de ginástica para homens e mulheres, ginástica rítmica, de trampolim e tumbling, ginástica acrobática e ginástica de grupo, incluindo campeonatos nacionais e competições internacionais.

Entrando em forma

Após o Campeonato de Ginástica dos Estados Unidos em 2008, as equipes de evento da USA Gymnastics enfrentaram um problema técnico que fez com que reavaliassem seriamente o modo como faziam negócios em trânsito. Seguindo o protocolo habitual, os membros da equipe tinham copiado tudo em seus laptops antes do evento - de credenciais a plantas dos locais e horários. No entanto, quando um funcionário foi colocar seus documentos pós-evento atualizados de volta para o servidor, ele acidentalmente apagou centenas de arquivos.

Embora a equipe tenha conseguido recuperar muitas cópias de arquivos que estavam em outros computadores, o susto de perder tudo foi um catalisador para a mudança. Jeff Smith, diretor de eventos e tecnologia, começou a explorar opções com a esperança de encontrar uma solução que permitisse que usuários de laptop pudessem tanto armazenar quanto trocar arquivos. Como muitos funcionários da USA Gymnastics viajam com frequência, Smith procurava uma forma de permitir que os funcionários acessassem e compartilhassem informações a partir de diversos locais diferentes.

Como muitas opções ofereciam somente o armazenamento, mas não o compartilhamento, levou algum tempo até que ele encontrasse o ajuste certo, mas Smith finalmente encontrou no Dropbox exatamente aquilo que estava procurando. Sua equipe começou com cerca de dez contas do Dropbox Pro, passando em seguida para o Dropbox Business assim que essa opção se tornou disponível.

Muitos da nossa equipe trabalham sem parar durante os eventos internacionais. Ter acesso à nossa base de arquivos diretamente de nossos celulares e ser capaz de acessar documentos a qualquer momento é extremamente útil.

Provas de força

Para os funcionários e membros da USA Gymnastics, eventos competitivos normalmente vêm com muita correria, e ter informações logísticas à disposição é algo fundamental. O acesso fácil a diagramas de local e a horários ajuda a equipe a se certificar que atletas, técnicos e funcionários estejam no lugar certo, na hora certa. Além disso, membros da equipe precisam de planilhas de viagem e documentos úteis para acompanhar quem vai para onde, e quando. "Com o Dropbox Business, todos os envolvidos têm os arquivos e as informações necessárias ao seu alcance" diz Smith. "Não precisamos mais usar drives compartilhados ou servidores de arquivos".

Transmissões de televisão são outro componente importante de dias de competição, com planejamento minuto a minuto em torno de cobertura. A equipe da USA Gymnastic tem até cinco pessoas que determinam quais atletas e eventos serão apresentados na cobertura de TV, e as mudanças muitas vezes são feitas em tempo real. "Ter os horários da TV no Dropbox Business permite editá-los em tempo real", explica Smith. "Além disso, podemos armazenar os arquivos nele e revisitar os dados caso tenhamos o mesmo evento novamente no futuro".

Ter um local conveniente para armazenar arquivos também auxilia a USA Gymnastic em suas operações não relacionadas a eventos. Com as pastas compartilhadas, os diretores e os assistentes do programa podem ficar atualizados facilmente e controlar versões de arquivos. E se houver contratação de temporários para ajudar em certos eventos, eles poderão acessar rapidamente os documentos de que precisam, deixando seus arquivos em um só lugar para que a equipe permanente possa acessá-los mais tarde.

Com tantas pessoas diferentes gerenciando os arquivos, a recuperação de exclusões é um componente crucial para a equipe da USA Gymnastics. "Tivemos casos no passado em que pessoas acidentalmente excluíram arquivos", informa Smith. É bom saber que o Dropbox Business vai nos proteger se isso acontecer de novo".

Performance nível olímpico

Dada a quantidade de trabalho que os funcionários da USA Gymnastics exercem fora do escritório, um dos maiores benefícios que o Dropbox Business oferece à organização é a capacidade de permanecer eficiente mesmo trabalhando remotamente. Ainda que a maioria da equipe trabalhe em laptops, muitos também confiam em seus iPhones e no aplicativo do Dropbox. De acordo com Smith, "muitos da nossa equipe trabalham 24 horas por dia, de domingo a domingo, durante os eventos internacionais. Ter acesso à nossa base de arquivos diretamente de nossos celulares e poder acessar documentos a qualquer momento é extremamente útil".

Obviamente, o evento internacional mais importante para a USA Gymnastics são os Jogos Olímpicos. Em 2012, o Dropbox Business estava bem ali nos eventos dos Estados Unidos, e também forneceu acesso à equipe em Londres e em Indianápolis. Smith atesta: "O Dropbox foi um grande recurso para a organização, permitindo compartilhar documentos e informações durante nossas competições e entre os funcionários que estavam trabalhando em Londres e nos Estados Unidos. O Dropbox nos ajudou durante todo o processo".