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Principais resultados da Dentsu

Uma maneira mais rápida de enviar arquivos a colegas e clientes

Uma alternativa econômica ao envio físico de arquivos

Compartilhamento seguro de arquivos com clientes pelo mundo todo

O DESAFIO

Assinado, selado e enviado - por um preço

No ágil mundo da publicidade, tempo livre é um luxo difícil de se encontrar. Há prazos a serem cumpridos, mesmo quando anúncios e estratégias precisam cruzar fusos horários para aprovação. Para a Dentsu, isso costumava significar pressão extra, além de entregas frenéticas de correspondência. Vários dos arquivos que a Dentsu cria e compartilha, para projetos como outdoors e spots de TV, têm centenas de megas. No entanto, como os servidores de e-mails da empresa tinham certos parâmetros quanto a tamanho de arquivos, os funcionários dependiam de DVDs para enviar suas criações a clientes e colegas de outros países. O método de envio do DVD não apenas exigia que a Dentsu perdesse tempo preparando envelopes e pacotes, mas entrava nos cronogramas de desenvolvimento, forçando os funcionários a produzirem com pressa seus projetos. Mais do que isso, a empresa tinha enormes custos de frete todos os meses. Como ficou cada vez mais evidente que o envio de DVDs era um gasto que podia ser evitado, a Dentsu começou a explorar outras opções. O Dropbox Business ofereceu uma solução rápida, confiável e acessível, e que também funcionava em regiões em que o compartilhamento de arquivos era desafiador. O supervisor de contas da Dentsu, Ai Ando, afirma: "mercados internacionais são muito importantes para nós, e frequentemente temos que enviar dados para fora do país. Sabíamos que o Dropbox Business era seguro e confiável o suficiente para ser utilizado em outros países.

"Há alguns anos, uma fatura de um serviço de courier referente a todos os envios realizados num período de quatro meses custaria centenas de milhares de ienes. Com o Dropbox Business, minimizamos esses custos drasticamente."

A SOLUÇÃO

Uma nova abordagem para o mercado global

Com o compartilhamento de arquivos e o fluxo de trabalho transformado pelo Dropbox Business, outras divisões da Dentsu - como a equipe de contas globais - podem trocar informações com clientes e vendedores de maneira mais rápida do que nunca, independentemente do tamanho dos arquivos. “Fazemos sessões de fotos com frequência, e por isso temos que enviar aos clientes 20 ou 30 arquivos em alta resolução de uma única vez. E cada um deles tem de 200 a 300 MB”, acrescenta Ando. "O Dropbox Business facilita o gerenciamento diário de dados pesados e em grande quantidade. Simplesmente enviamos links para os clientes, e eles imediatamente recebem o que precisam.” Os funcionários da Dentsu gostam do fato de o Dropbox não exigir que clientes baixem dados para revisar conceitos, peças publicitárias e vídeos. Como o Dropbox Business é facilmente acessível pela internet, tudo pode ser visto on-line, de anúncios impressos a comerciais. Como explica Ando: "É ótimo disponibilizar anúncios e comerciais no Dropbox Business para que os clientes vejam os arquivos sem precisar baixá-los. Eles podem acessar conteúdo rapidamente, e dão a aprovação final mesmo se estiverem em viagem de negócios." Além da conveniência, os funcionários da Dentsu, mais especificamente a equipe de TI, apreciam o fato de que os dados são mantidos em segurança no Dropbox Business. "Segurança é prioridade para nossa equipe de TI, uma vez que lidamos com dados altamente confidenciais. O Dropbox Business provou-se capaz de atingir nossos requisitos", explica Ando.

"Se você estiver a caminho do trabalho, ou voltando para casa, pode rapidamente acessar seus arquivos em sua conta do Dropbox Business. Às vezes, verifico projetos usando o aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis e envio links para colegas antes mesmo de chegar ao escritório."

OS RESULTADOS

Reduzindo custos, aumentando a produtividade

A Dentsu relata um grande aumento de eficiência, tanto em termos de tempo quanto de custo, após ter adotado o Dropbox Business. A época do frete internacional caríssimo ficou no passado. De acordo com Ando, "há poucos anos, uma fatura de um serviço de courier, referente a todos os envios realizados durante um período de quatro meses, custaria centenas de milhares de ienes. Com o Dropbox Business, minimizamos esses custos drasticamente." Assim como as despesas caíram, a produtividade aumentou. Os prazos agora não precisam mais ser reduzidos para considerar o envio dos DVDs. Agora os funcionários têm mais tempo para aprimorar a criação de anúncios, além de poderem manter alto nível de produtividade mesmo quando estiverem fora do escritório, como em ensaios fotográficos ou visitas a clientes. Como afirma Ando, "se você estiver a caminho do trabalho, ou voltando para casa, pode rapidamente acessar seus arquivos em sua conta do Dropbox Business. Às vezes, verifico projetos usando o aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis e envio links para os colegas antes mesmo de chegar ao escritório." Esse tipo de acesso remoto 24 horas a arquivos de projetos é fundamental em uma indústria que se move de maneira tão ágil. Com o Dropbox Business, a Dentsu pode continuar na vanguarda do mundo da publicidade, mantendo clientes satisfeitos e bem-sucedidos em todo o mundo.