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A empresa de passeios de jipe ao ar livre, que já ganhou até prêmios, usa o Dropbox Business para colaborar em tudo, da organização de passeios em grupo ao pagamento de contas.

Principais resultados da Desert Adventures

Maior produtividade dos funcionários

Menor manutenção de TI em comparação a um servidor interno

Armazenamento mais seguro de arquivos essenciais

O DESAFIO

Encontrando um melhor veículo de colaboração

Há quase 30 anos, os jipes vermelhos e icônicos da Desert Adventures transportam visitantes pela região de Greater Palm Springs, apresentando-lhes a flora e a fauna do vasto Deserto do Colorado-Sonoran. Palm Springs está novamente em alta como destino de viagens e por suas condições climáticas, intensificando a demanda pelos passeios de ecoturismo da empresa de aventuras ao ar livre. Embora excelente para os negócios, o aumento do número de clientes — chegando a até 10 mil por ano — foi um teste de quanto a empresa, com apenas 35 funcionários, está preparada para continuar crescendo. "Ao atualizar documentos de vendas, nós só enviávamos e‑mails, e todos salvavam cópias", explica Kimberly Nilsson, proprietária/operadora da Desert Adventures. "Mas, é claro, todos trabalhavam com cópias diferentes, e isso gerava uma série de conflitos." Um fator que aumentava ainda mais o desafio: a pequena empresa tem escritório virtual, com Nilsson trabalhando em Santa Barbara, enquanto seu parceiro de negócios, Bob Schneider, gerencia as operações localmente, em Palm Desert. A representante de vendas do grupo, que, por acaso, é a mãe de Nilsson, mora no Havaí. Para facilitar o trabalho em equipe, Nilsson decidiu abrir contas pessoais da Dropbox. "É difícil compartilhar todos os nossos arquivos e materiais com funcionários espalhados por todos esses lugares", afirma Nilsson. "Para nós, era essencial usar o Dropbox."Nilsson decidiu fazer upgrade para o Dropbox Business depois que soube de recursos como o histórico de versões ilimitado, que facilita a recuperação de arquivos excluídos acidentalmente ou de versões anteriores. "Achei muito intrigante porque, de vez em quando, você exclui um arquivo por engano... tipo 'Opa, o que foi que eu fiz?'", diz Nilsson. "Então, nesse ponto, mudamos para a conta Business, e nós ficamos realmente felizes com isso".

"Eu exerço muitas funções e não sou profissional de TI. Então, não teria ideia de como configurar um servidor seguro e coisas desse tipo. Agora não precisamos pagar alguém para fazer isso ou contratar outro funcionário."

A SOLUÇÃO

Preparando o caminho para o crescimento

A Desert Adventures agora usa o Dropbox Business na empresa inteira, pois a solução faz o backup automático de arquivos e assim os funcionários podem acessá-los de qualquer lugar. "Minha política é: nada fica armazenado localmente", diz Nilsson. "Tudo fica no Dropbox." A gerente de vendas do grupo envia as correspondências, as propostas e os contratos de cada cliente para uma pasta que compartilha com o resto da empresa. Assim os funcionários não precisam enviar e-mails ou ligar para ela para descobrir o status da venda. "Qualquer pessoa que precisar de informações sobre o que está acontecendo com o grupo tem acesso imediato a elas", diz Nilsson. Os clientes que querem saber mais detalhes sobre os passeios recebem links compartilhados para as pastas de marketing, que contêm fotos, vídeos e outras informações. "É muito melhor do que tentar enviar fotos de alta resolução por e-mail, o que nunca funciona", ela diz. "É só enviar o link para a pasta do passeio na Falha de San Andreas e dizer: "Aqui estão 20 fotos". E cada nova fatura enviada para o escritório de Palm Desert é digitalizada e enviada para a pasta de contas pagas. "Agora eu tenho uma cópia das contas e posso pagá-las em Santa Barbara", diz Nilsson. O aplicativo para dispositivos móveis do Dropbox é muito prático quando os funcionários estão fora da empresa e precisam de informações sobre os passeios. "Se um cliente liga, podemos enviar por e-mail o link do documento de vendas de que precisam a partir do nosso próprio celular", diz Nilsson. "Assim resolvemos a questão na mesma hora e o cliente não precisa esperar."

"Ter ao alcance tudo o que você precisa muda tudo. O Dropbox nos poupa muito tempo, e quando você tem uma pequena empresa, tempo é tudo."

OS RESULTADOS

Economizando tempo e dinheiro

Segundo Nilsson, usar o Dropbox Business permite que a Desert Adventures se concentre em oferecer passeios premiados a lugares como o Parque Nacional Joshua Tree e Palms Springs Indian Canyons. "Eu tenho muitas responsabilidades e não sou profissional de TI", diz Nilsson, "então não faço ideia de como configurar um servidor seguro e coisas do gênero. Agora não precisamos pagar alguém para fazer isso ou contratar outro funcionário". Para uma pequena empresa como a Desert Adventures, o fato de o Dropbox Business funcionar em plataformas e dispositivos variados significa que a empresa não precisa ter um ambiente padrão. Nilsson gerencia seu escritório a partir do Windows, mas seus funcionários costumam acessar as pastas do Dropbox em seus iPads e iPhones. “Ter ao alcance tudo o que você precisa muda tudo”, diz Nilsson. “O Dropbox nos poupa muito tempo, e quando você tem uma pequena empresa, tempo é tudo.”