A empresa de passeios de jipe ao ar livre, que já ganhou até prêmios, usa o Dropbox Business para colaborar em tudo, da organização de passeios em grupo ao pagamento de contas.
Maior produtividade dos funcionários
Menor manutenção de TI em comparação a um servidor interno
Armazenamento mais seguro de arquivos essenciais
O DESAFIO
Há quase 30 anos, os jipes vermelhos e icônicos da Desert Adventures transportam visitantes pela região de Greater Palm Springs, apresentando-lhes a flora e a fauna do vasto Deserto do Colorado-Sonoran. Palm Springs está novamente em alta como destino de viagens e por suas condições climáticas, intensificando a demanda pelos passeios de ecoturismo da empresa de aventuras ao ar livre. Embora excelente para os negócios, o aumento do número de clientes — chegando a até 10 mil por ano — foi um teste de quanto a empresa, com apenas 35 funcionários, está preparada para continuar crescendo. "Ao atualizar documentos de vendas, nós só enviávamos e‑mails, e todos salvavam cópias", explica Kimberly Nilsson, proprietária/operadora da Desert Adventures. "Mas, é claro, todos trabalhavam com cópias diferentes, e isso gerava uma série de conflitos." Um fator que aumentava ainda mais o desafio: a pequena empresa tem escritório virtual, com Nilsson trabalhando em Santa Barbara, enquanto seu parceiro de negócios, Bob Schneider, gerencia as operações localmente, em Palm Desert. A representante de vendas do grupo, que, por acaso, é a mãe de Nilsson, mora no Havaí. Para facilitar o trabalho em equipe, Nilsson decidiu abrir contas pessoais da Dropbox. "É difícil compartilhar todos os nossos arquivos e materiais com funcionários espalhados por todos esses lugares", afirma Nilsson. "Para nós, era essencial usar o Dropbox."Nilsson decidiu fazer upgrade para o Dropbox Business depois que soube de recursos como o histórico de versões ilimitado, que facilita a recuperação de arquivos excluídos acidentalmente ou de versões anteriores. "Achei muito intrigante porque, de vez em quando, você exclui um arquivo por engano... tipo 'Opa, o que foi que eu fiz?'", diz Nilsson. "Então, nesse ponto, mudamos para a conta Business, e nós ficamos realmente felizes com isso".
"Eu exerço muitas funções e não sou profissional de TI. Então, não teria ideia de como configurar um servidor seguro e coisas desse tipo. Agora não precisamos pagar alguém para fazer isso ou contratar outro funcionário."
A SOLUÇÃO
A Desert Adventures agora usa o Dropbox Business na empresa inteira, pois a solução faz o backup automático de arquivos e assim os funcionários podem acessá-los de qualquer lugar. "Minha política é: nada fica armazenado localmente", diz Nilsson. "Tudo fica no Dropbox." A gerente de vendas do grupo envia as correspondências, as propostas e os contratos de cada cliente para uma pasta que compartilha com o resto da empresa. Assim os funcionários não precisam enviar e-mails ou ligar para ela para descobrir o status da venda. "Qualquer pessoa que precisar de informações sobre o que está acontecendo com o grupo tem acesso imediato a elas", diz Nilsson. Os clientes que querem saber mais detalhes sobre os passeios recebem links compartilhados para as pastas de marketing, que contêm fotos, vídeos e outras informações. "É muito melhor do que tentar enviar fotos de alta resolução por e-mail, o que nunca funciona", ela diz. "É só enviar o link para a pasta do passeio na Falha de San Andreas e dizer: "Aqui estão 20 fotos". E cada nova fatura enviada para o escritório de Palm Desert é digitalizada e enviada para a pasta de contas pagas. "Agora eu tenho uma cópia das contas e posso pagá-las em Santa Barbara", diz Nilsson. O aplicativo para dispositivos móveis do Dropbox é muito prático quando os funcionários estão fora da empresa e precisam de informações sobre os passeios. "Se um cliente liga, podemos enviar por e-mail o link do documento de vendas de que precisam a partir do nosso próprio celular", diz Nilsson. "Assim resolvemos a questão na mesma hora e o cliente não precisa esperar."
"Ter ao alcance tudo o que você precisa muda tudo. O Dropbox nos poupa muito tempo, e quando você tem uma pequena empresa, tempo é tudo."
OS RESULTADOS
Segundo Nilsson, usar o Dropbox Business permite que a Desert Adventures se concentre em oferecer passeios premiados a lugares como o Parque Nacional Joshua Tree e Palms Springs Indian Canyons. "Eu tenho muitas responsabilidades e não sou profissional de TI", diz Nilsson, "então não faço ideia de como configurar um servidor seguro e coisas do gênero. Agora não precisamos pagar alguém para fazer isso ou contratar outro funcionário". Para uma pequena empresa como a Desert Adventures, o fato de o Dropbox Business funcionar em plataformas e dispositivos variados significa que a empresa não precisa ter um ambiente padrão. Nilsson gerencia seu escritório a partir do Windows, mas seus funcionários costumam acessar as pastas do Dropbox em seus iPads e iPhones. “Ter ao alcance tudo o que você precisa muda tudo”, diz Nilsson. “O Dropbox nos poupa muito tempo, e quando você tem uma pequena empresa, tempo é tudo.”